1. Общие сведения о формах
В документообороте существует множество типичных документов, представленных бумажными бланками. MicrosoftWord, обладая средствами работы с формами, позволяет отказаться от бумажных бланков, что в итоге дает значительный экономический эффект.
Форма – это документ, в который данные вводятся в специальные области. С помощью форм упрощается и ускоряется создание типичных документов, документам придается единый формат и вид, сокращаются типографские расходы.
Существуют следующие виды форм:
печатная форма;
электронная форма;
Web-форма.
В Wordможно создавать все эти виды форм.
Печатная форма мало отличается от бумажного бланка. Она распечатывается на бумаге, а затем пропуски заполняются соответствующей информацией от руки или на печатной машинке.
Электронная форма заполняется сразу на компьютере. В нее можно включить подсказки, автоматически выполняемые макросы на Visual Basic forApplications, вычислительные возможности, а также осуществить автоматическую проверку введенных данных, обновление зависимых полей. Кроме этого, при необходимости, данные, из заполненной электронной формы, разрешается импортировать в другое приложение, например, вMicrosoftAccessилиExcel. А также такую форму возможно пересылать по сети или по электронной почте.
Web-форма часто применяется вWeb-страницах для сбора и представления данных черезInternet. Просмотр и заполнениеWeb-формы осуществляется в обозревателе. После заполнения данные отправляются пользователем в базу данных наWeb-сервере. В качестве примера можно привести регистрационные формы для предоставления членства или заявки на участие.
2. Создание электронной формы
Построение пользовательской электронной формы предполагает:
создание нового шаблона;
создание структуры формы;
вставку и настройку полей формы;
защиту формы;
сохранение формы как шаблона.
2.1. Создание нового шаблона и структуры формы
До конструирования формы на компьютере необходимо определить ее внешний вид на бумаге для правильного расположения элементов в форме.
Упражнение.
Сделайте шаблон электронной формы для документа ДОГОВОР. Документ имеет следующий вид:
|
Д
на поставку товаров заключен с: ________________ юридический адрес: ________________ Условия оплаты:
- по факту отгрузки
|
Электронная форма, как и обычный документ, создается на основе шаблона.
Шаблон включает в себя части документа и средства, характерные для документов данного типа, а именно:
текст;
колонтитулы;
сноски;
рисунки;
параметры страницы;
стили;
элементы автотекста;
макросы;
пользовательские меню и команды;
панели инструментов и кнопки;
комбинации клавиш.
При использовании шаблон остается неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы, что позволяет экономить время при подготовке документов, избегать опечаток в общих местах, привести документы одного типа к общему формату и виду.
Шаблоны являются файлами с расширением dot и, как правило, хранятся для быстрого доступа в определенных папках, которые указаны с помощью команды СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ, вкладка РАСПОЛОЖЕНИЕ. Шаблоны представлены на вкладках диалогового окна СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА команды ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, причем элементы вкладок соответствуют файлам-шаблонам, а вкладки – подчиненным папкам папок хранения шаблонов на вкладке РАСПОЛОЖЕНИЕ.
Шаблоны делятся на:
встроенные, поставляемые вместе с Word;
созданные пользователем.
По умолчанию новый документ создается на основе встроенного шаблона ОБЫЧНЫЙ (Normal.dot), что соответствует выбору команды ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, вкладка ОБЩИЕ, НОВЫЙ ДОКУМЕНТ, либо кнопка СОЗДАТЬ на панели инструментов СТАНДАРТНАЯ. Шаблон ОБЫЧНЫЙ является глобальным, так как средства этого шаблона доступны для любого документа даже при создании последнего на основе другого шаблона. В таком случае загружаются, по крайней мере, два шаблона (шаблон документа и глобальный шаблон ОБЫЧНЫЙ).
Некоторые
из встроенных шаблонов являются мастерами
(расширение wiz).
Они содержат в своем названии слово
МАСТЕР в диалоговом окне ШАБЛОНЫ, а
также их значки имеют стилизованное
изображение волшебной палочки 
.
Пользователь, в процессе создания
документа или шаблона, отвечает на
вопросы и выбирает из предложенных
вариантов, а Word
конструирует документ или шаблон,
применяя полученные ответы.
На основе документов, встроенных шаблонов, с помощью мастеров можно создавать пользовательские шаблоны.
Упражнение.
Создайте новый пользовательский шаблон на основе шаблона ОБЫЧНЫЙ (команда ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, вкладка ОБЩИЕ, НОВЫЙ ДОКУМЕНТ и переключатель ШАБЛОН).
Примечание.В левом верхнем углу открывшегося окна должно быть указано имя ШАБЛОН, а не ДОКУМЕНТ, в противном случае создан документ, который можно далее сохранить как шаблон.
Выведите на экран панель инструментов ФОРМЫ (команда ВИД/ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ, ФОРМЫ).
Используя средства Word, спроектируйте структуру формы, , не меняющуюся при заполнении формы:
ДОГОВОР №от
на поставку товаров
заключен с:
юридический адрес:
Условия оплаты:
- предоплата
- по факту отгрузки
|
наименование товара |
цена товара (руб.) |
количество товара (шт.) |
сумма (руб.) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
Примечание.На панели инструментов ФОРМЫ есть кнопки, позволяющие вставить таблицу – ДОБАВИТЬ ТАБЛИЦУ и НАРИСОВАТЬ ТАБЛИЦУ (для таблицы со сложной внутренней структурой), расположить надпись в любом месте страницы – ДОБАВИТЬ РАМКУ.
Сохраните структуру формы как шаблон в своей папке под именем НОВЫЙ_ДОГОВОР.
Оставьте шаблон формы открытым и продолжите работу.
Примечание.Если по каким-то причинам шаблон был закрыт, а теперь необходимо его редактировать, то воспользуйтесь командой ФАЙЛ/ОТКРЫТЬ или кнопкой ОТКРЫТЬ на панели инструментов СТАНДАРТНАЯ. В диалоговом окне ОТКРЫТИЕ ДОКУМЕНТА в списке ТИП ФАЙЛОВ выберите ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ и укажите нужный шаблон в соответствующей папке.