6.1. Организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа

Организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа включают в себя:

• обязательное установление и проставление грифа конфиденциальности документов, соответствующего степени конфиденциальности содержащейся в них информации;

• раздельное документирование, обработка и хранение документов, составляющих различные виды тайны;

• раздельный учет и хранение документов на бумажных и магнитных носителях в пределах каждого вида тайны;

• дифференцируемый уровень защиты документов с учетом степени их конфиденциальности;

• разрешительная система доступа к документам и делам;

• жесткие требования к хранению документов, которые обеспечивают сохранность и конфиденциальность документной информации;

• регламентации обязанности лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией по ее защите;

• персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними;

• жесткое регламентирование состава издаваемых документов и процессов документирования;

• максимальная полнота регистрационных данных о каждом документе, начиная с момента его подготовки или получения;

• фиксированный учет прохождения и местонахождения каждого документа;

• регламентация общей технологии документирования, организация работы с документами и их защиты.

Особенностью конфиденциального делопроизводства является то, что конфиденциальная деятельность, должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверной информации применительно к организации документооборота.

6.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом руководителя. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем.

Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении конфиденциальной информации. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Инструкция о работе с конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается ее руководителем. В качестве методической основы при разработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Правительством «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральных органах исполнительной власти» от 03.11.94 года.

Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Конфиденциально

Экз. №1

или

КТ

Экз. №1

Правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет большое значение в достижении цели ее защиты. Специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности, утверждают, что порядка 80 % конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме, несомненно, играют важную роль в достижении экономических успехов.