2. Формирование сложных запросов

В базах данных могут храниться подробнейшие сведения, связанные с определенной предметной областью. Кроме формальных данных в БД может находиться и конфиденциальная информация. Работать с БД могут различные пользователи, которым нужны разные данные. Не все, что положено знать одним, должно быть доступно всем. Поэтому, как правило, доступ пользователей к базовым таблицам закрывают.

Для доступа к данным в MSAccessпредусмотрено другое, гораздо более гибкое и удобное средство –запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество различных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблиц лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима.

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующей запросу.

Важным свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из БД, но и обрабатывать ее.

При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться), фильтроваться (отсеиваться), объединяться, разделяться, изменяться, и при этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

Ценным свойством запросов является также их способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее значение по какому-то полю.

Существует множество различных видов запросов:

• Запрос на выборку– простой запрос, цель которого состоит в создании результирующей таблицы, отображающей только нужные по условиям запроса данные из базовых таблиц.

• Запрос на изменение – запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существуют следующие типы запросов на изменение:

• Запрос на удаление– удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее;

• Запрос на обновление записей– вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10% увеличилась заработная плата ассистентов. Запрос на обновление позволит быстро внести эти изменения в таблицуПреподаватели.

• Запрос на добавление– добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых преподавателей, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицуПреподаватели;

• Запрос на создание таблицы– создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Например, на основе таблицыПреподавателиможно создать новую таблицу, содержащую данные только о профессорах.

• Перекрестный запрос– отображает результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй – в верхней строке. Например, надо узнать средний стаж работы ассистентов, доцентов и профессоров на разных кафедрах (на основе таблицыПреподаватели). Перекрестный запрос позволит легко решить эту задачу, создав таблицу, в которой заголовками строк будут служить должности, заголовками столбцов – названия кафедр, а в ячейках будут рассчитаны средние значения стажа преподавателей.

Существует три способа построения запросов в среде MS Access:

• с помощью Мастера запросов – создаются простейшие запросы на выборку;

• в окне Конструктора запросов – создаются более сложные запросы;

• запись запросов на языке SQL(Structured Query Language– структурированный язык запросов) – самое мощное средство.