Розділ 2. Сучасний стан документування управлінської інформації в україні

2.1. Загальні вимоги до підготовки та оформлення управлінських документів

Вся управлінська діяльність тісно пов’язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого управлінського рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ — об’єкт праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв’язків, що призволить до зростання обсягів документаційної інформації. Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстані, зберегти при необхідності її використання в майбутньому. Діяльність підприємства, організації чи установи відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації. Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів. З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати. Документи класифікуються за способом фіксації, змістом, найменуванням, способом виготовлення, ступенем складності, за місцем складання, терміном виконання, за походженням, ступенем гласності, юридичною силою та за призначенням. За способом фіксації (відбиття) інформації документи поділяються на письмові, графічні, фото-, фоно-, кіно документи. Письмові (рукописно-друковані) включають в себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних розмножувальних апаратах і друкарським способом. До графічних належать креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, цінні своєю ілюстративністю документи. Фото-, фоно-, кіно документи дають можливість закарбувати ті об’єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо. За змістом документи розподіляються на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління [8, с. 46]. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо)[1].

За найменуванням розрізняють багато видів службових документів. Зокрема це — положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, плани, баланси і т.д. Однак, класифікувати їх за вказаною ознакою недоцільно. Адже існує чимало документів одного й того ж найменування, але зовсім різного змісту. Наприклад, заява про звільнення та заява про прийняття належать до різних систем документації, хоча й мають одну назву «Заява» [14, с. 31]. За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні та індивідуальні. Типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних. На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми і тексту зразка. У трафаретних — частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні. Ця форма набуває все більшого поширення, тому що дає можливість укладачам зекономити час та полегшити машинну обробку. А індивідуальні документи створюють щоразу заново та важко піддаються трафаретизації, тому що складаються довільно (наприклад, доповідні та пояснювальні записки, автобіографії). За ступенем складності можна виділити прості та складні документи. До перших належать такі, що містять одне питання, до других, як правило — два або декілька. Перевага зберігається за простими документами, адже їх легко обробляти, контролювати, виконувати, зберігати. За місцем складання розрізняють внутрішні та зовнішні. До першої групи належать створювані на тому чи іншому підприємстві (установі, організації), де вони функціонують; до другої — ті, що надійшли ззовні або направлені іншим підприємствам, установам чи громадянам.

За терміном виконання документи поділяються на термінові та нетермінові. Перші вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. Цю категорію становлять також ті з них, котрі є терміновими за способом відправлення або вручення (телеграми, фототелеграми, телефонограми, посвідчення про відрядження та ін.), з позначкою «Терміново», «Дуже терміново». Усі інші вважаються нетерміновими, їх виконують у разі необхідності у межах строків, установлених керівництвом[6, с. 16]. За проходженням документи прийнято розподіляти на службові та офіційно-особисті (іменні). До першої групи входять створені в організаціях, установах, на підприємствах за питаннями їх діяльності, до другої — ті, що стосуються конкретних осіб, тобто іменні (заяви, листи, скарги і т.д.). За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні та для службового користування (ДСК). У правому верхньому куті останніх видів документів робиться спеціальна позначка «Таємно», «Для службового користування». За втрату чи розголошення їх змісту винні притягаються до відповідальності. За юридичною силою розрізняють справжні та підробні документи. Справжніми вважаються ті, які видні в установленому законом порядку з додержанням усіх правил. А підробними — реквізити або зміст яких не відповідають істинним. Справжні, в свою чергу, можуть бути дійсними, які мають на даний час юридичну силу, і недійсними, тобто такі, які з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення строку договору). Підробні документи можуть з’явитися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа, замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення і таке ін. Інтелектуальнга підробка виражається в складанні та видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоча і правильного з формального боку. За призначенням (стадіями створення) документи поділяються на оригінали та копії. Оригінал — це документ, який створено уперше та оформлений належним чином. Він же може бути розмножений копіями. А копія являє собою точне відтворення оригіналу та має у верхньому правому кутку позначку «Копія» і яка завірена у певному порядку. Розрізняють три різновиди копій — відпуск, витяг і дублікат. Відпуск — це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг являє собою копію, що відтворює частину тексту документа. Дублікат — другий екземпляр документа, виданий у зв’язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу. Дублікат має однакову зі справжнім документом юридичну силу[7, с. 38]. Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв’язок, притаманні управлінню, форми й методи керівництва, а також види зворотного впливу ою’єктів управління та функцій суб’єктів — усе це неминуче відбивається у відповідних документах, за допомогою яких органи управління реалізують свої решення.

Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому. Діяльність підприємства відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.

Кожний документ складається з окремих елементів — реквізитів. Реквізити — це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів[Додаток А—Б].

При оформленні документів використовується такий склад реквізитів:

1 – Державний герб України;

2 – емблема підприємства, організації, установи;

3 – зображення нагород;

4 – код підприємства, організації, установи;

5 – код форми документа;

6 – назва організації вищого рівня;

7 – назва підприємства, установи, організації;

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – реєстраційний індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатку;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – позначка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про надходження документа до організації;

32 – запис про державну реєстрацію [3].

Отже, задля успішного управління діяльністю організації, установи чи підприємства, особливу роль відіграють службові документи, які несуть в собі управлінську інформацію, процес створення документа, документування, яке включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати. Класифікація дозволяє використовувати документ на базі інформації, яка буде міститись в ньому. Документ створюється для фіксування певної інформації, в даному випадку — управлінської. Безпосередньо документування включає в собі операції зі складання, погодження та оформлення документа. 2.2. Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Незалежно від характеру й змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, структури та інших чинників, органи управління будь-якого рівня уповноважені видавати розпорядчі документи, а на керівника підприємства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами. Найпоширенішою групою є організаційно-розпорядчі документи, зі складанням, оформленням та обробкою яких стикається кожен працівник. Це група документів, у яких фіксують рішення адміністративних та організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення та регулювання діяльності органів влади, підприємств, організацій, посадових осіб. Кожен працівник мусить знати систему документації, з якою він працює. Організаційно-розпорядча документація поділяється на три основні групи документів:

1. Організаційні (статути, положення, правила, інструкції тощо);

2. Розпорядчі (накази з основної діяльності, рішення тощо);

3. Довідково-інформаційні (акти, листи, довідки, телефонограми, доповідні й службові записки, протоколи тощо).

Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів є типовою. Відмінності більшою мірою стосуються структури і форми викладу тексту. Кожен документ має особливості в оформленні та встановленні певного набору реквізитів. Організаційна діяльність установи полягає у розробці та затвердженні комплексу організаційних документів, котрі містять правила, норми, установлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів та працівників, їх права, обов'язки, відповідальність тощо.

До організаційних документів належать: статут організації, положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи, регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, штатний розклад, інструкції за окремими видами діяльності, котрі потребують регламентації (наприклад, інструкція з діловодства, посадова інструкція). Організаційні документи містять положення, обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і слугують правовою основою діяльності установи.

Мета розробки організаційних документів — найбільш раціональний розподіл і кооперація праці між підрозділами та працівниками. Організаційні документи належать до безстрокових і діють до їх відміни чи до затвердження нових. У стабільно працюючій установі необхідність перегляду, зміни чи доповнення організаційних документів може виникати один раз на декілька років. Залежно від характеру і глибини змін у діяльності установи організаційні документи розробляються заново або в них вносяться необхідні зміни або доповнення розпорядчими документами.

Організаційні документи за своєю формою бувають типові та індивідуальні. Розглянево більш детально декілька з них:

Статут — правовий акт, який визначає структуру, функції, права підприємства, організації або установи, є зведенням правил, які регулюють діяльність установ, товариств, громадян, взаємодію з іншими органами та громадянами, права та обов'язки у сфері державного управління[11, с. 124].

Статут має такі реквізити: назва підприємства, установи, товариства; гриф затвердження; позначка про реєстрацію; назва виду документа; місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як правило, на окремому аркуші – титульній сторінці, причому нерідко назва підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду документа); текст; підпис; позначки про погодження. Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності установи.

Положення — правовий акт, що визначає порядок створення, правовий статус, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу[15, с. 8]. Положення про організацію — правовий акт, на підставі якого діють державні бюджетні організації. Це, в першу чергу, вищі органи державної влади. Положення про структурні підрозділи (служби) можна поділяти так:

• положення про структурні підрозділи;

• положення про колегіальні, дорадчі органи, як керівні, так і спеціалізовані.

Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій, підприємств. Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою чи підприємством на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації. Положення повинно мати такі реквізити : герб; назва відомства; назва організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження. Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення. Текст положення, про структурний підрозділ, як правило, складається з таких розділів:

1. Загальні положення — визначається правовий статус і структура підрозділу, його підпорядкованість, вказуються також правові акти і нормативні документи, якими повинен керуватися структурний підрозділ у своїй діяльності.

2. Завдання і функції — визначає основний напрям роботи та конкретний перелік функцій, які повинні виконувати фахівці підрозділу. Від чіткості формулювання завдань та функцій структурного підрозділу залежить повнота і об’єктивність оцінок діяльності його працівників.

3. Керівництво — зазначається назва посади керівника структурного підрозділу, кваліфікаційні вимоги, які ставлять до претендента на цю посаду, порядок заміщення керівника підрозділу на час його відсутності.

4. Права керівника структурного підрозділу — визначає права керівника для забезпечення покладених на підрозділ завдань та функцій. Обов’язково слід зазначити, з яких питань він може приймати рішення, які документи уповноважені візитувати, підписувати, затверджувати.

5. Відповідальність керівника структурного підрозділу — слід зазначити, що керівник несе повну відповідальність за роботу підрозділу в цілому.

6. Взаємовідносини — конкретизує взаємовідносини колективу підрозділу з іншими підрозділами організації, установи, підприємства[5].

Інструкція — це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, «Інструкція з діловодства», «Інструкція про порядок ведення трудових книжок» тощо. Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: «необхідно», «слід», «повинен» та ін.

Посадові інструкції є засобом управління і виконують:

• організаційну;

• регламентуючу;

• регулюючу функції.

Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:

- інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями;

- посадові інструкції.

Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс, місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (нерідко його розташовують разом із назвою виду документа); текст; підпис; позначки про погодження [12, с. 10]. Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов’язки працівника. Посадова інструкція працівника структурного підрозділу установи розробляється і вводиться з метою:

- чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи;

- раціонального розподілу обов’язків між працівниками структурного підрозділу;

- наділення працівника необхідними правами;

- підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.

Посадова інструкція повинна відповідати чинному законодавству, а також положенню про відповідний структурний підрозділ. Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання ним обов’язків. Текст посадової інструкції, як правило, складається із таких розділів: загальні положення; кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань; обов’язки; права; відповідальність.

Штатний розклад — правовий акт, який визначає структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації із зазначенням посадових окладів. Текст складається у табличній формі. Визначаються коди і назви структурних підрозділів і посад, кількість одиниць за штатом, посадовий оклад, надбавки і місячний фонд зарплати за посадовими окладами.

Розпорядчі документи — це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в установі, організації.

Підстави для видання розпорядчих документів в установі:

• Конституція та закони України;

• постанови Верховної Ради України;

• укази й розпорядження Президента України;

• постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України;

• провадження органом установи виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на неї завдань і функцій;

• потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності органу.

Розпорядча діяльність будь-якої установи документується шляхом видання наказів та розпоряджень. Накази за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо . Наказ із питань основної діяльності — це розпорядчий документ, в якому керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.

Проекти наказів готуються працівниками установи, організації, погоджуються з керівниками чи головними спеціалістами відповідних структурних підрозділів, юридичною службою і підписуються керівником.

Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну. Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (НАКАЗ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця. Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підставою для підготовки наказу. У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча частина починається словом «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.

Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило, не пишеться. Замість цього вказується, на виконання якого документа підготовлено наказ. Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з наказу. З оперативних питань діяльності та для організації виконання доручень органів вищого рівня, наказів, рішень можуть видаватися розпорядження. Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча частина тексту в них відділяється від розпорядчої словами: «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ», «ДОРУЧАЮ», «ВИМАГАЮ» та ін. Підписуватися розпорядження можуть, крім керівника, його заступниками в межах їх компетенції. З розвитком кооперації і аграрно-промислової інтеграції підприємства частіше вступають у договірні відносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, а також з окремими громадянами. Більшість договорів (на продаж продукції, на технічне обслуговування машинно-тракторного парку та ін.) мають стандартну форму.

Інші договори не мають типової форми і розробляються сторонами, що домовляються (договори з окремими громадянами, на оренду торгових або складських приміщень і т. ін.). Проте у всіх випадках договір за змістом повинен відповідати чинному законодавству, порушення якого робить договір недійсним, а особа, яка його підписала, несе відповідальність.

Більшість документів, які використовуються в управлінні, мають довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що відбулися, інформують про певні події, які мають відбутися. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. До довідково-інформаційних документів належать: акти, довідки, доповідні, пояснювальні, службові записки, доповіді, договори, службові листи, телеграми, телефонограми. Ці документи можуть бути підставами для видання розпорядчих документів.

Службові листи — це узагальнена назва великої групи управлінських документів, один з основних засобів обміну інформацією та оперативного управління різними процесами діяльності організацій та установ. Зміст листа має індивідуальний характер а також, лист, як правило, присвячується одному питанню.

Існують дві групи службових листів:

• такі, що потребують відповіді (ініціативні): листи-прохання, листи-запити, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-вимоги;

• такі, що не потребують відповіді: супровідні, гарантійні, інформаційні, листи-запрошення, листи-повідомлення, листи-попередження, листи-погодження, листи-нагадування, листи-сповіщення, листи-відмови.

Довідка — службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Внутрішні довідки мають узагальнені результати виконання певних службових робіт, проведення досліджень та перевірок. Їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін.

Зовнішні довідки складають з метою засвідчення якогось юридичного факту. Їх видають для подання у відповідні органи. Такий тип довідок реєструються в журналах вихідної документації.

Існують різні види довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні. Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації. Наприклад, в органах державної влади, де працюють державні службовці, досить поширена біографічна довідка, оформлена у вигляді анкети.

Доповідна записка — службовий документ, що містить виклад певного питання з висновками і пропозиціями автора. У доповідній записці може міститися:

• інформація керівництву про складні ситуації, важливі факти, що мали місце;

• повідомлення про непередбачені труднощі, які виникли у процесі виконання завдання;

• повідомлення про перенесення термінів, дострокове завершення чи припинення роботи.

• Внутрішні доповідні записки адресують керівникові, якому безпосередньо підпорядковується працівник. Зовнішні адресують керівникам органів вищого рівня.

Пояснювальна записка — службовий документ, котрий пояснює зміст положень іншого документа або причини якоїсь дії, вчинку.

За призначенням службові записки поділяються на:

• супровідні (додаються до планів, звітів);

• ті, що містять пояснення причин, подій, вчинків, поведінки окремих працівників.

Останнім часом широкого розповсюдження в управлінській документації набули службові записки. За їх допомогою здійснюється листування між структурними підрозділами у межах однієї організації. За своїм змістом службова записка може мати інформаційний, ініціативний, звітний характер, містити повідомлення, пропозицію, прохання або відповідь.

Оскільки доповідні та пояснювальні записки є за своїм походженням службовими документами, то їх можна називати службовими записками. Вони адресовані керівництву органу установи та подаються для реєстрації до загального відділу з відповідними погодженнями безпосереднього керівника й заступника керівника органу, який курирує діяльність структурного підрозділу згідно з розподілом обов'язків[9]. Таким чином, складання документів вимагає чітких правил відповідно до виду документа та інформації, яка в ньому міститься. Кожний працівник установи, в обов’язки якого входить процес складання та оформлення управлінської інформації повинен знати вимоги, для того, щоб документ вважався дійсним та мав юридичну силу.