5 Графа - Примітки

• коментують та уточнюють строки зберігання документів (“за умови завершення перевірки державними податковими органами…”, “після закінчення строку дії договору…”, “після заміни новими”…);

• позначки про перехідні справи;

• про посадових осіб відповідальних за формування справ;

• відмітка “ДСК”;

• відмітка “ЕПК”

Оформлення та погодження номенклатури справ

• переглядаються щорічно у грудні і уточнюються на наступний рік;

• вводиться в дію з 1 січня нового року;

• оформлюється у 4-х примірниках;

• у кінці року закривається підсумковим записом;

• схвалюється з експертною комісією установи;

• погоджуються з експертно-перевірною комісією Державного архіву області 1 раз на 5 років.

8 Правил складання номенклатури справ

1. Номенклатура складається наприкінці року на наступний рік.

2. Номенклатура складається за уніфікованою формою.

3. Кожній справі, що включена до номенклатури, присвоюється умовна позначка – індекс.

4. Основний зміст і склад документів відображається у заголовках справ, що вносяться до номенклатури.

5. Заголовки справ в номенклатурі розміщуються відповідно до ступеню важливості питань, що порушуються в документах.

6. Кількість справ, які складено впродовж року, фіксуються у підсумковому запису наприкінці року.

7. Строки зберігання документів визначаються відповідно до загальнодержавного Переліку типових документів зі строками зберігання.

8. Не включаються до номенклатури справ друковані видання, газети, брошури, довідники

Додаток 3

Лекція 3 «Основи ведення діловодства в установі»

Основою діяльності будь-якої установи є робота з інформацією – її отримання, опрацювання, прийняття рішень та їх виконання.

Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями про установу, положенням про структурні підрозділи і посадовими інструкціями. В установі визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

Положення – це правовий акт, що визначає порядок утворення, статус, компетенцію, права, обов’язки та організацію роботи установи

Інструкція – це правовий акт, що створюють органи управління для встановлення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами є нормативним актом, що регламентує різні питання.

Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Розпорядчі документи – це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво, у певній установі, організації.

До складу розпорядчих документів входять:

Постанова – правовий акт, що приймається вищим та деякими центральними органами державної влади, іншими установами з метою вирішення найважливіших завдань, що стоять перед організаціями та встановлення стабільних норм, правил.

Розпорядження – правовий акт, що видається керівниками різних рівнів;

Наказ – це правовий акт, що видається керівником, який діє на засадах єдиноначальності з метою вирішення всіх основних або оперативних завдань, поставлених перед даною установою.

Інформаційно-аналітичні документи – це документи, які містять інформацію, що є підставою для прийняття певних рішень, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють обирати той або інший спосіб управлінського впливу.

До складу інформаційно-аналітичних документів входять:

Доповідніа записка – це документ, який інформує керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася.

Пояснювальна записка складається для пояснення ситуації, що виникла, фактів, дій або вчинків працівника. Вона складається на вимогу керівника, а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Формуляр-зразок – це сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів, притаманних усім видами даної системи документів. У ньому встановлено формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів.

Отже, у формулярі-зразок подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовується при складанні організаційно-розпорядчих документів.

ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»

Склад реквізитів документів

01 — зображення Державного герба України

02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 — зображення нагород

04 — код організації

05 — код форми документа

06 — назва організації вищого рівня

07 — назва організації

08 — назва структурного підрозділу організації

09 — довідкові дані про організацію

10 — назва виду документа

11 – дата документа

12 – реєстраційний індекс документа

13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають

відповідь

14 – місце складення або видання документа

15 – гриф обмеження доступу до документа

16 – адресат

17 – гриф затвердження документа

18 – резолюція

19 – заголовок до тексту документа

20 – відмітка про контроль

21 – текст документа

22 – відмітка про наявність додатків

23 – підпис

24 – гриф погодження документа

25 – візи документа

27 – відмітка про засвідчення копії

28 – прізвище виконавця і номер його телефону

29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі

31 – відмітка про надійдення документа до організації

32 – запис про державну реєстрацію

Порядок оформлення додатків

1.Додаток 5

до Інструкції

(пункт 8)

2.Додаток

до наказу Державного архіву

Київської області

20.04.2013 № 56

Порядок оформлення додатків

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвитку архівної справи державного архіву за 2013 рік на 15 арк. в 1 прим.

2. Графік приймання-передавання документів державного архіву на 2013 рік на 3 арк. в 1 прим.

Додаток: лист Державної архівної служби України 20.09.2010 №595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Відмітка про виконання документа

До справ № 01-26

Лист-відповідь від 20.05.2013

№ 220/01-26

посада, підпис, ініціали (ініціал імені)

прізвище

Дата

Додаток 4

Лекція 4 «Науково-технічне опрацювання документів в установі»