5.4. Довідки, огляди, відомості

Довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяють на 2 групи:

o довідки, що містять інформацію про факти та події службового характеру;

o довідки, що засвідчують якийсь факт.

Найчисельнішою є друга група довідок. їх видають зацікавленим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо. Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. У довідці необхідно об'єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці і додатки. Реквізити довідки:

o дата (проставляють дату підписання);

o індекс (проставляють у день підписання);

o місце складання чи видання;

o адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка);

o назва виду документа;

o заголовок до тексту (зазначається у разі потреби);

o текст;

o позначка про наявність додатків (у разі потреби);

o підпис і відбиток печатки;

o позначка про виконавця (оформлюють у разі потреби). Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить

типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місце для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видасться. Довідки, що направляються за межі установ, оформляють на загальних бланках.

Довідку підписує особа, яка її склала, керівник структурного підрозділу чи один із перших керівників установи. Якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства і головний бухгалтер.

Огляд - службовий документ, що складається для інформації підвідомчих або дочірніх організацій про хід робіт або підсумки їхнього виконання за певний період. Огляд є різновидом довідки. На відміну від довідки, що відображає стан справ окремого підприємства або установи, в огляді висвітлюються питання діяльності або її підсумки в ряді організацій за певний часовий проміжок.

Формуляр огляду складається з таких основних реквізитів:

o найменування виду документу;

* заголовок (із вказівкою предмету огляду та періоду, за який робиться огляд),

o дата й місце складання;

o текст із вступом, основною частиною й висновками;

o підпис особи, що склала огляд, відбиток печатки.

У тексті огляду також вказуються підстави складання документа, наводяться позитивні приклади, вказуються окремі недоліки в діяльності підприємств.

Текст огляду розбивається на розділи залежно від деталізації питань. Підписується огляд посадовою особою, розмножується й відправляється адресантам.

Доповідна записка - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також наводить свої висновки та пропозиції.

Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки'чітко поділяється на 2 частини: у першій, констатуючій, наводять факти або описують ситуацію, а в другій - викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно. Доповідні записки з основних питань діяльності підприємства зберігаються 5 років.

Оформлення цих документів залежить; від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або підприємства) оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі підприємства) оформляють на загальних бланках.

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

У залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на 2 групи:

o Записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом.

o Записки із приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися із провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Викладення тексту може бути прямим, тобто коли він містить у визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним - коли доказова частина стоїть після висновків.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого..

#3

Вимоги до резюме - вичерпність та об'єктивність, достовірність відомостей про претендента, чіткість, структурованість, стислість (обсяг не більше однієї сторінки), грамотність і охайність викладу.

Зазвичай потрібно подавати таки відомості: мета, освіта, досвід роботи, професійні навички, досягнення, особисті відомості, рекомендації. На конкретну вакансію бажано складати окреме резюме.

Складаючи резюме, ви маєте виокремити не те, що ви хочете отримати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцеві, яку користь від вас матиме фірма.

Розрізняють такі типи резюме:

^ хронологічне - зазначають перелік місць роботи у хронологічній послідовності, вказуючи посадові обов'язки, таке резюме демонструє кар'єрне зростання і професійний досвід;

^ функціональне - зауважують напрямок діяльності, обов'язки, навички і досягнення, цей тип резюме акцентує увагу на успіхах претендента.

^ комбіноване - не тільки демонструє кваліфікацію та досягнення, а й дозволяє отримати точне уявлення про хронологію трудової біографії.

Структура резюме

1. Назва виду документа (посередині).

2. Текст документ, який містить таку інформацію:

а) контакти (домашня, електронна адреси, телефон (робочий, домашній, стільниковий);

б) прізвище, ім'я (у називному відмінку) виділяють жирним шрифтом; краще писати спочатку ім'я, а потім прізвище; по батькові вказують, якщо претендент професор або академік.

в) мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у конкурсі, проекті);

г) досвід роботи подають у зворотньому порядку: від останнього місця роботи до попереднього, зазначаючи період роботи, назву установи, сферу її діяльності, посаду, посадові обов'язки, досягнення; відомості про тимчасову роботу, роботу за сумісництвом, якщо вони відповідають посаді, на яку претендує особа.

Якщо досвід роботи відсутній, акцентують увагу на освіті й навичках.

г) освіта: повна назва навчального закладу, спеціальність, рік вступу і рік закінчення; факультативні тренінги, курси, семінари, які стосуються очікуваної посади;

д) професійні уміння і навички (опис кожної навички має бути підкріплений відповідним фактом: зазначають швидкість друкування, категорію посвідчення водія, комп'ютерні навички (конкретні пакети програм), володіння іноземною мовою (кількість балів TOEFL, GM AT, IELTS, TSE або інших офіційних тестів) тощо;

е) особисті відомості (рік народження, сімейний стан);

є) додаткова інформація (відомості про громадську діяльність, про членство у професійних об'єднаннях, зазначення можливості відрядження, ненормованого робочого дня);

ж) вказівка на можливість надання рекомендацій (висловиРекомендації будуть надані на вимогу або За потреби подам рекомендації можна вмішувати лише тоді, коли такі рекомендації насправді є).

У цілому варто дотримуватись міри, подаючи додаткову інформацію в резюме.

Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують⁶⁰ дотримуватися таких правил:

o Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

o Намагайтеся не вживати такі слова, як я, ми, замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, допоміг.

o Якщо ви обіймали не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на досвіді роботи й набутих навичках.

o Не вказуйте причини, через які пішли з попередньої роботи.

o Не вказуйте розмір заробітної плати.

o Оформіть резюме друкованим способом із застосуванням шрифтових виділень на якісному аркуші паперу формату A4.

Резюме можна надсилати до установи, що оголосила наявність вакантної посади (паперовий чи електронний варіант), або розмішувати в Інтернеті на спеціальних мережевих сайтах. Рукописний варіант неприпустимий.

Автобіографія - це документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, є обов'язковою складовою особової справи працівника.

Реквізити:

1. Назва виду документа (Автобіографія пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхній берег).

2. Текст, у якому зазначають:

^ прізвище, Ім'я, по батькові (Я, Мерзлий Дмитро Миколайович, народився...);

^ дата і місце народження (11 листопада 1994року в м. Києві);

^ відомості про освіту (повне найменування усіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися, назви отриманих спеціальностей, як зазначено в дипломі);

^ відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посади);

^ відомості про громадську роботу;

/ стислі відомості про склад сім'ї (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада, місце роботи (навчання); неодружені вказують відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім'ї; одружені повідомляють про членів власної родини -чоловік / дружина, діти).

3. Дата (оформлюють ліворуч, без абзацного відступу під текстом: 17 серпня 2010року або 07.09.2010).

4. Підпис (без розшифрування - праворуч під текстом).

Залежно від особливостей фаху, умов написання автобіографії зауважують й інші відомості, зокрема, науковці зазвичай вказують час здобуття вченого звання, наукового ступеня, кількість наукових праць, розробок тощо.

Під час викладу інформації у хронологічній послідовності бажано надавати перевагу числівниково-іменниковим конструкціям без прийменника:

_2010 року, а не у 2010 році._

Кожне нове повідомлення варто писати з абзацу, дотримуючись таких вимог: вичерпність відомостей, лаконізм викладу.

Автобіографія - це один з небагатьох документів, текст якої викладають від першої особи, проте у тексті на особу автора вказують особові закінчення дієслів-присудків: вступив, закінчила, здобула, звільнився, а займенник я не вживають. Автобіографія має дві форми:

o автобіографія-розповідь - з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей.

o автобіографія-документ-з точним поданням фактів.

Заява - це письмове прохання, оформлене за певним взірцем, яке подають на ім'я офіційної особи або до установи чи організації з метою реалізації прав або захисту інтересів.

Заяву пишуть власноручно в одному примірнику.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, за походженням - особисті й службові, за складністю - прості й складні (умотивовані).

Склад і оформлення реквізитів заяви:

1. Адресат. Відомості про адресата подають праворуч на відстані 92 мм, вказуючи назву організації або посадовця, кому адресовано заяву, в давальному відмінку.

Ректорові Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова академікові АПН України Андрущенкові В. 77.

2. Адресант. Відомості про заявника розміщують під реквізитом адресат, у зовнішній заяві - прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку, домашня адреса; у внутрішній заяві - посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без прийменника від).

Андрійчука Миколи Сергійовича, що проживає за адресою: вул. Постишева, 17 кв. 39, м. Київ; тел. [phone]

доцента кафедри української мови Лободи Тетяни Михайлівни

3. Назву виду документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять.

4. Текст розпочинають з абзацу, дотримуючись у викладі такої структури: прохання (прошу надати, прошу зарахувати, прошу перевести, прошу звільнити тощо) і обґрунтування прохання (у зв'язку з, оскільки, за, для, через тощо).

5. Додаток подають у складній заяві, оформлюють кількома способами: а) після тексту заяви з великої літери пишуть До заяви додаю і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка; б) після тексту пишуть До заяви додаються такі документи або Додаток і вказують назви документів у формі називного відмінка.

До заяви додаю:

1. Копію диплома про вищу освіту.

2. Трудову книжку. Додаток:

1. Копія диплома про вищу освіту.

2. Трудова книжка.

6. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом ліворуч без абзацного відступу.

7. Підпис заявника без розшифрування - праворуч.

#1

Офіційно-діловий стиль (ОДС) — функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, гро­мадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Належить до виразно-об'єктивних стилів; виділяється найвищою мірою літературності.

Ознаки офіційно-ділового мовного стилю[ред. • ред. код]

1. Офіційно-діловий стиль ґрунтується на логічній основі. Найважливішим у ньому є послідовність і точність викладу фактів, документальність, об'єктивність оцінок, гранична чіткість, емоційно-експресивна нейтральність вислову.

2. Цей стиль відзначається суворими вимогами до лексики й фразеології (широке використання професій­ної термінології, канцеляризмів, абревіатур, відсутність діалектизмів, жаргонізмів, просторічних виразів, слів із суфіксами суб'єктивної оцінки тощо).

3. Діловий текст характеризується як рівнем стандартизації мови (вживання усталених словесних формул, значна частота повтору слів, зворотів, конс­трукцій), так і своєрідністю синтаксису (прямий поря­док слів: підмет — перед присудком і якомога ближче до початку речення; означення — перед означуваним; дода­ток — після керуючого слова; обставинні слова — яко­мога ближче до пояснюваного; вставні слова вживаються на початку речення тощо).

4. Високий ступінь одноманітності, стандарту форми, сувора регламентація розміщення та будови тексту.

Підстилі[ред. • ред. код]

1. Законодавчий — використовується в законотворчій сфері у вигляді Конституції, законів, указів, статутів, постанов тощо.

2. Дипломатичний — використовується в сфері між­державних офіційно-ділових стосунків у вигляді договорів, конвенцій, протоколів, заяв тощо.

3. Юридичний — використовується в юриспруденції у вигляді актів, позовних заяв, протоколів, постанов, за­питів, повідомлень тощо.

4. Адміністративно-канцелярський — використовуєть­ся в професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві у вигляді офіційної кореспонденції, дого­ворів, контрактів, заяв, автобіографій, доручень тощо.

Як і сам офіційно-діловий мовний стиль, його під­стилі мають власну сферу застосування, межі якої ви­значаються метою й умовами ділового спілкування. Во­ни виступають засобом функціонування взаємозв'язаних між собою систем документації — цілісних утворень із певними специфічними рисами (система управлінських, адміністративних документів та спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, юридична тощо).