Порядок складання та оформлення службових документів

Для складання службових документів використовується папір форматів A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Як правило, всі вихідні службові документи оформляються на бланках, які виготовляються відповідно до вимог державних стандартів.

Бланки документів повинні мати поля:

ліве — 20 мм,

верхнє — не менше 10 мм,

праве і нижнє — не менше 8 мм. Бланки організації виготовляються двох видів:

бланк для листів;

загальний бланк — для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Крім цього можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів:

постанови та розпорядження;

наказу та розпорядження керівника організації;

протоколу засідання та витягу з нього;

порядку денного засідання колегіального органу;

доручення керівника та його заступника;

листа структурного підрозділу;

Виготовлення бланків конкретних видів документів здійснюється на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів і допускається, якщо цих документів створюється понад 200 на р.

Бланки виготовляються:

українською мовою — для використання в межах України;

українською та іноземною мовами — для використання за межами України.

Інші документи, в основному внутрішнього характеру (заяви працівників, службові, доповідні записки, довідки тощо), а також документи, що створюються від імені декількох організацій, оформляються на чистих аркушах.

Для прискорення виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен складатися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об´єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст має бути пов´язаний з виданими раніше документами з цього питання.

Для економії часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфіковуватися. Суцільний зв´язний текст документа може складатись на основі трафарету або макета, що містять постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.

Трафаретні тексти розробляються структурними підрозділами, підготовляються у вигляді збірників таких текстів, бланків документів з трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вводяться в дію наказом керівництва.

Трафаретні тексти використовуються таким чином: виконавці заповнюють бланки з трафаретними текстами, з яких друкується необхідна кількість примірників, а заповнений виконавцем трафарет підшивається до справи.

Відповідальність за якість підготовки документів і достовірність даних, які вони містять, покладається на осіб, які готували, візували і підписували документи.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів.

Оформлення реквізитів службових документів

Державний стандарт на організаційно-розпорядчу документацію встановлює максимальний склад і розміщення реквізитів (формуляр-зразок), що використовуються при складанні управлінських документів (додаток 2). Залежно від найменування і призначення документа оформляються певні, властиві тільки цьому виду елементи офіційного документа (реквізити). Обов´язковими реквізитами документа є:

1) найменування установи — автора документа;

2) назва документа або уніфікованої форми (не зазначається на листах);

3) дата;

4) індекс;

5) заголовок до тексту;

6) текст;

7) підпис;

8) візи;

9) відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Склад обов´язкових реквізитів документів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того потребує призначення документа, його обробка тощо. Наприклад, про державну реєстрацію відомчих нормативних актів, які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, у Міністерстві юстиції України, управлінні юстиції Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях і повинні мати відмітку про державну реєстрацію.

Додатковими реквізитами документа є:

1) Державний герб України;

2) найменування структурного підрозділу автора документа;

3) резолюція;

4) гриф затвердження;

5) відмітка про засвідчення копії;

6) печатка;

7) гриф зовнішнього погодження;

8) відмітка про додатки;

9) адресат;

10) індекс пошти, поштова і телеграфна адреси, номер телефону;

11) місце складання або видання;

12) прізвище виконавця і номер його телефону (для листів обов´язково);

13) відмітка про надходження;

14) посилання на індекс і дату вхідного документа;

15) відмітка про контроль;

16) відмітка про перенесення даних на машинний носій тощо.

Найменування установи — автора документа. Найменування організації вказується у точній відповідності із зазначеним в статуті і зазначається на бланках типографським способом під час їх виготовлення.

Назва виду документа. На всіх документах, крім листів, зазначається його назва (НАКАЗ, ПОСТАНОВА, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, ДОВІДКА тощо), що сприяє швидкому сприйняттю змісту документа.

Назва виду документа вказується на бланку друкарським або машинописним способом під час виготовлення документів або заздалегідь вказується при виготовленні бланків і повинна відповідати компетенції організації та змісту управлінської дії.

иходячи з назви виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту і особливості його викладу та ступінь обов´язковості виконання його вимог.