1.4 Этикет коммуникаций (Телефонные разговоры, переговоры, пользование электронной почтой, использование мобильной связи)

1.4.1 Общие положения:

- разговаривая по телефону, не забывайте о вежливости;

- не стоит беспокоить по телефону высокопоставленных лиц по незначительному поводу;

• не все переговоры можно вести по телефону;

• не говорите слишком много, не задерживайте человека, к которому обратились – время дорого;

- дорожите своим временем, особенно при междугородных и международных разговорах;

• наводя справку или заказывая разговор, выражайте свою мысль коротко и ясно – этим вы облегчите работу служащих телефонных станций;

• начиная разговор по телефону, назовите свою фамилию или имя, в некоторых случаях и место работы; сообщите, от чьего имени вы говорите;

• не задавайте напрасных вопросов: «Кто у телефона?» или «Кто говорит?»;

- продумайте тему предстоящего телефонного разговора,приготовьте заранее пишущую ручку или карандаш, блокнот и нужные для разговора документы или материалы;

- по окончании разговора (инициатива должна исходить от звонившего) поблагодарите собеседника;

• не забывайте каждый раз поздороваться и попрощаться;

• мобильным телефоном не пользуются в общественных местах – телефон служит для связи двух человек;

• телефон далеко не всегда гарантирует полную конфиденциальность вашей беседы. Помня об этом, старайтесь не обсуждать по телефону то, что не предназначено для посторонних, особенно в те моменты, когда вы не уверены, что рядом с вами и вашим собеседником никого нет;

• сообщение по факсу должно отправляться строго по назначению, не содержать секретных материалов, быть кратким и корректным;

• телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма с употреблением всех его реквизитов: даты, внутреннего адреса, обращения, заключительной формулы вежливости и т.д. Но стилистически такие сообщения принято делать менее официальными, чем деловые письма.

• посылая факс сотруднику какой-либо компании, важно указать полное имя, звание и должность получателя, чтобы сообщение было доставлено точно по назначению;

• факс не заменяет другие средства связи. Откладывать, к примеру, до последнего момента отправку приглашений на деловой прием или презентацию, а затем посылать их по факсу – недопустимо;

• не принято отправлять по факсу отчеты или другие служебные материалы, если в этом нет срочной необходимости;

• электронная почта (Е-маі1) – прекрасный способ моментальной передачи информации. Используя это средство коммуникации для передачи вашего сообщения, как и при работе с факсом, вы должны позаботиться о том, чтобы оно не содержало информации, не предназначенной для чужих глаз;

• даже точно указывая имя конкретного получателя или группы лиц, которым адресовано сообщение, отправленное по электронной почте, отправитель не может быть уверен в том, что его послание будет конфиденциальным;

- сообщения, отправляемые по электронной почте, должнымаксимально соответствовать форме печатных документов, быть краткимии профессионально составленными.