Навчальний елемент 3.3. Облік особового складу

Після вивчення цього навчального елемента Ви будете знати:

– порядок обліку персоналу;

– правила формування та зберігання особових справ працівників.

Після вивчення цього навчального елемента Ви будете вміти:

• формувати особові справи працівників;

• заповнювати облікові форми працівників.

Порядок опрацювання навчального елемента:

І. Опрацюйте теоретичний та практичний матеріал за планом:

1. Облік персоналу.

2. Порядок формування та зберігання особових справ працівників.

3. Особова картка форми П-2, П-4, П-2ДС.

4. Статистична звітність з праці

ІІ Дайте відповіді на питання для самостійного контролю знань та виконайте практичні завдання:

1. Який документ визначає склад працівників підприємства із зазначенням їх посад та посадових окладів? Укажіть на порядок створення цього номіналу документа?.

2. Яке функціональне призначення виконує ДК 003-95 у формуванні штату працівників установи?

3. Сформулюйте тлумачення поняття „код професії”.

4. Якого порядку слід дотримуватися при формуванні особових справ працівників?

5. Укажіть на послідовність формування документів в особових справах. У якому нормативно-правовому акті визначено цей порядок?

6. Назвіть перелік документів, які до особової справи не включають.

7. Умотивуйте, у якій послідовності розташовуються документи в середині особової справи.

8. Обґрунтуйте порядок реєстрація, зберігання особових справ, правила користування ними.

9. Визначте порядок формування внутрішнього опису документів справи.

10. З’ясуйте поняття „автор документа”. Хто є автором особового листка з обліку кадрів?

11. Назвіть пункти особового листка обліку кадрів.

12. Сформулюйте методичні поряди авторові особового листка з обліку кадрів.

13. Яке призначення та порядок заповнення особового листка з обліку кадрів?

14. З’ясуйте, чи особова картка форми П-2 є складовою особової справи, а особова картка форми П-2ДС? Відповідь обгрунтуйте з посиланням на нормативно-правові акти.

15. Які документи є підставою для складання форм звітності з праці?

ІІІ. Виконайте практичні завдання та складіть тест-допуск (практичні завдання та тест-допуск подано наприкінці кожного навчального елемента).

Теоретичний виклад матеріалу

Облік персоналу. Штатний розклад

У процесі управління виникає постійна інформаційна потреба щодо використання робочих та інженерно-технічних працівників, їх підготовки та підвищення кваліфікації, переатестації тощо. Цим обґрунтовується більшість облікових та звітних документів з особового складу: керівники різних рівнів управління, уповноважені приймати рішення з тих чи інших питань, повинні володіти необхідною інформацією.

Відповідальність за оформлення документів з обліку кадрів покладається на кадрову службу, а там, де її немає, на одного з працівників за його згодою, що оформляється відповідним розпорядженням, наказом.

На кожному підприємстві кількість працівників, які підлягають персональному обліку, визначається штатним розкладом, який розробниками ДК-010-98 віднесено до класу організаційно-розпорядчих документів підкласу документації з організації процесів управління.

Штатний розклад – організаційно-розпорядчий документ, що визначає склад працівників підприємства із зазначенням їх посад та посадових окладів.

Ст.14 Закону України Про підприємства в Україні зазначено: „Підприємство самостійно визначає структуру управління, встановлює штати”.

Це право щорічно реалізується його розробником – департаментом (відділом, бюро) кадрів чи окремим працівником, що відповідає за організацію роботи з особовим складом установи, за погодження з головним бухгалтером та обов’язковим затвердженням керівника.

Крім загального штатного розкладу всього підприємства складаються також штатні розклади окремих структурних підрозділів підприємства (додаток 3.3.1).

Зверніть увагу:

штатний розклад розробляється, погоджується та затверджується наприкінці кожного року;

зміни та доповнення до штатного розкладу вносяться наказом з основної діяльності.

Складаючи цей номінал документа слід керуватися:

Статутом (Положенням) товариства, метою та предметом його діяльності матеріального забезпечення (фінансової можливості);

організаційною структурою товариства;

класифікатором професій ДК 003-95, якому мають відповідати назви та коди професій, включених до цього організаційно-розпорядчого документа.

Штатний розклад потрібно складати не в алфавітному порядку посад, як це іноді зустрічається в практичній діяльності, а відповідно до організаційної структури – за структурними підрозділами з урахуванням підлеглості в середині цього адміністративного поділу. Наприклад: гол. Бухгалтер – 1, заст. гол. Бухгалтера – 1, економіст 1-ї категорії – 2, бухгалтер 2-ї категорії – 4 та ін.).