15-02-2013_22-43-33 / прием

Памятка по оформлению приема на работу

Оформление трудовых отношений – заключение трудового договора, внесение записи в трудовую книжку, ознакомление с необходимыми документами – один из важнейших элементов системы кадрового делопроизводства организации. От корректного оформления трудового договора и наличия подписи сотрудника на всех необходимых документах в будущем может зависеть успешное разрешение трудовых споров: правильно оформленная трудовая книжка поможет сотруднику избежать неприятностей при подсчете стажа для пенсии, оплаты больничного. И, конечно, неверно или неаккуратно оформленные кадровые документы негативно сказываются на имидже организации. Поэтому сотруднику кадровой службы необходимо иметь четкое представление о процедуре оформления приема на работу, строго ей следовать и контролировать правильность, полноту составления документов. Хорошую помощь в этом может оказать такой лист самопроверки

У работника (сотрудника) необходимо взять:

1. заявление о приеме на работу;

2. заполненную анкету по форме организации;

3. 3 фото 3х4 или 4х6 (как правило, фото нужны для анкеты, карточки Т-2 и пропуска, но можно обойтись и ксерокопией паспорта);

4. трудовую книжку (кроме совместителей и принимаемых на работу впервые);

5. страховой медицинский полис;

6. справки о доходах и удержаниях с последнего места работы (2-НДФЛ - в бухгалтерию для расчета НДФЛ; справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, по форме приказа Минздравсоцразвития России от 17 января 2011 г. № 4н);

7. ксерокопию пенсионного удостоверения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

8. ксерокопию ИНН;

9. ксерокопию паспорта (всех заполненных листов);

10. ксерокопии военного билета, приписного удостоверения (всех заполненных листов);

11. ксерокопии документов об образовании, повышении квалификации;

12. ксерокопии свидетельства о рождении детей;

13. ксерокопию свидетельства о браке, разводе;

14. заявление в бухгалтерию организации о налоговых вычетах;

15. расписки в ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка, приказом о коммерческой тайне (этот приказ нужно будет подготовить), порядком работы с персональными данными, должностной инструкцией, расписки о проведении инструктажа по технике безопасности;

16. для водителей – ксерокопию водительского удостоверения и медицинской справки;

17. результаты флюорографии за последний год (ксерокопию). Права требовать этот документ у нас нет, но иногда органы здравоохранения субъектов РФ издают указания, требующие от работодателей контролировать своевременное прохождение флюорографии принимаемыми на работу, поэтому имеет смысл попросить этот документ;

Что должен сделать сотрудник кадровой службы, оформляя прием:

1. направить в бухгалтерию организации приказ о приеме;

2. внести данные о работнике в автоматизированную систему кадрового учета (например, 1-С), либо сообщить в бухгалтерию организации данные о работнике;

3. составить и подписать трудовой договор;

4. заполнить карточку Т-2;

5. внести запись в трудовую книжку;

6. внести запись в книгу учета движения трудовых книжек;

7. сформировать личное дело;

8. для сотрудников, непосредственно обслуживающих материальные ценности – составить и подписать договор о полной материальной ответственности.

Практические советы:

При большом числе оформляемых на работу и при приеме в территориально удаленные подразделения, когда у сотрудника нет возможности самому прибыть в Отдел кадров, возможно заполнение карточки Т-2, трудового договора, договора о полной материальной ответственности самим сотрудником

(В форме Т-2 заполняется полностью 1 лист;

на втором листе – разделы: семейное положение, состав семьи, адрес по прописке, фактический адрес, телефон, подпись работника – слева внизу;

на третьем листе – подпись работника в разделе «личная подпись владельца трудовой книжки» справа вверху,

на четвертом листе – подпись работника слева внизу)

На бланках трудового договора и договора о полной материальной ответственности сотрудник заполняет Ф.И.О. на первом листе, данные о работнике и подпись – на последнем

Как правило, оформлению трудовых отношений предшествует отбор кандидатов, проведение собеседований. Поэтому, чтобы не заставлять будущих сотрудников приходить в Отдел кадров для оформления документов дважды, целесообразно непосредственно после собеседования передавать наиболее реальным кандидатам на должность список документов, требуемых при оформлении.