Практическая работа 5

Практическая работа № 5. Протоколы, выписки, акты

1. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на заседаниях коллегиального органа управления.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают в текстовой части повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений не приводят. Краткие протоколы ведут на оперативных производственных совещаниях, а также в случаях, когда заседания стенографируют или записывают с помощью технических средств, материалы которых, подписанные председателем и секретарем, прилагают к протоколу.

При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую полноценность путем наличия в протоколе всех необходимых реквизитов, правильного их оформления и строгой достоверности информации, содержащейся в протоколе.

Формуляр протокола включает в себя следующие реквизиты: герб, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код учреждения; код формы документа; наименование учреждения; справочные данные об учреждении; наименование документа (ПРОТОКОЛ); дата документа (заседания коллегиального органа); в случае, если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала заседания и через тире дату его окончания; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; текст документа; отметка о наличии приложения; подписи председателя и секретаря; заголовок к тексту (название протоколируемого заседания).

Текст документа делится на:

вводная часть — председатель и секретарь, их фамилии и инициалы; состав присутствующих: а) постоянные члены коллегиального органа управления (указывают в алфавитном порядке, при их отсутствии — фамилия отсутствующего и причина отсутствия; в случае, когда принятие решения требует определенного кворума, указывают, сколько человек должно присутствовать и сколько присутствует); б) приглашенные (с указанием учреждения, занимаемой должности, фамилии и инициалов; в случае, если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагают список или лист регистрации присутствующих);

повестка дня (вопросы повестки дня нумеруют, последовательность расположения вопросов определяют степенью их важности, указывают фамилии и инициалы докладчиков);

основная часть (строится в последовательности вопросов повестки дня):

СЛУШАЛИ: (фамилия и инициалы докладчика, краткое или полное изложение содержания

выступления. Если доклад прилагают к протоколу, то делают отметку: доклад на 12 л.

прилагается);

ВЫСТУПИЛИ: (фамилия и инициалы выступавшего и изложение содержания выступления, вопросы к докладчику и ответы на них. Если текст выступления прилагают к протоколу, то делают отметку: выступление на 3 л. прилагается);

ПОСТАНОВИЛИ: (если в постановлении содержатся различные по характеру вопросы, то они подразделяются на пункты, нумеруемые арабскими цифрами).

Протокол оформляют на общем бланке или на бланке конкретного вида документа. Допускается в ходе заседания вести черновик протокола, который в трехдневный срок должен быть отредактирован, уточнен, дополнен и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ Р

6.30-2003.

Все листы протокола, кроме первого и последнего, а также Приложений к нему, на оборотной стороне заверяют подписями председателя и секретаря коллегиального органа.

Решения коллегиального органа управления, зафиксированные в протоколе, доводят до исполнителей в виде копии или выписки из протокола, а в учреждениях, действующих на правах единоначалия, — в приказах.

1

Формуляр выписки из протокола имеет следующие реквизиты: герб РФ, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование учреждения; справочные данные об учреждении; наименование документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА); дата документа (заседания коллегиального органа); регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту (название протоколируемого заседания); текст документа; подписи председателя и секретаря (выписку из протокола председатель и секретарь не подписывают); отметка о заверении выписки или копии.

Текст документа делится на: • вводная часть — повестка дня (вопрос повестки, по которому делают выписку); • основная часть:

СЛУШАЛИ: (информация всего раздела вопроса повестки дня, по которому делают выписку);

ПОСТАНОВИЛИ: (информация постановительной части по данному вопросу).

О производстве выписки (копии) с протокола делается отметка на оригинале протокола с указанием объема, адресата, даты и номера реестра, подтверждающего отправку выписки, с заверением отметки лицом, производившим выписку (копию) и проставлением даты.

2. Акт — документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные факты и события. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания: сдачиприемки (работ, материальных ценностей); передачи-приема (дел, документов); испытаний (образцов, систем, технологий); обследования (состояния техники, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); ревизии, инвентаризации; проверки состояния режима секретности, наличия служебных документов и др.

Акты обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты, но и содержат рекомендации, предложения, выводы.

Акт составляется и подписывается специально назначенной комиссией или отдельными должностными лицами, уполномоченными на это.

Заголовок к тексту акта должен согласовываться со словом «акт», например: АКТ на уничтожение документов.

Для некоторых видов актов нормативными документами закреплена специальная форма, изменять которую не допускается.

Независимо от разновидности акты составляют по единой схеме на общем бланке или бланке конкретного вида документа учреждения.

Формуляр акта включает в себя следующие реквизиты: герб, эмблема учреждения или товарный знак (знак обслуживания); код учреждения; код формы документа; наименование учреждения; справочные данные об учреждении; наименование документа (АКТ); дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; гриф утверждения документа (для актов на списание или передачу каких-либо ценностей); заголовок к тексту (о чем?); текст документа; отметка о наличии приложения; подпись (председателя и членов комиссии без занимаемой должности); «С актом ознакомлены» — подпись и расшифровка подписи руководителя учреждения (подразделения) и присутствующих, поименованных в вводной части акта, без указания занимаемой должности; «Акт доложен» — расписывается руководитель органа управления, организовавший проверку;— отметка об исполнителе (председатель комиссии).

Текст документа делится на вводную и основную часть:

вводная часть — основание для составления акта (наименование, дата и номер документа, определяющего полномочия комиссии); состав комиссии (председатель и члены комиссии — должность, фамилия и инициалы в алфавитном порядке); присутствующие (должность, фамилия и инициалы с указанием, с какого времени в занимаемой должности);

основная часть — подтверждение установленного факта или события (в акте отражают только те факты, которые точно установлены комиссией); указывают документы (наименование, автор, дата, номер, заголовок, а при необходимости номер пункта документа), на основании которых фиксировались установленные факты, а также излагают цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы);

2

вывод — предложения (в адрес администрации и исполнителей учреждения), где указывают рекомендации, способы и сроки устранения вскрытых при проверке недостатков.

Акт утверждается должностными лицами в пределах их полномочий.

Лицо (член комиссии, руководитель или присутствующий), имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение либо на оборотной стороне последнего листа акта, либо на отдельном листе. Указанный лист, заверенный подписями председателя и членов комиссии, прилагают к акту.

Некоторые разновидности актов утверждают, после чего рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу и обязательна к исполнению. он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

Все листы акта, кроме первого и последнего, и приложений к нему на оборотной стороне заверяют подписями председателя и членов комиссии.

Акт является основанием для издания администрацией учреждения соответствующего распорядительного документа.

3

Примеры протоколов и актов

1. Пример оформления полного протокола

Научно-исследовательский институт стали и сплавов

ПРОТОКОЛ Заседания совета института

16.07.2015	№ 1
	Москва

Председатель — В.М.Котов, секретарь — О.К.Дубровская. Присутствовали: 27 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Об организации российско-японского научного центра и утверждении Положения о нем. Выступление директора института А. К. Костылева.

2.О назначении директора научного центра.

Выступление В. М. Котова.

1.СЛУШАЛИ:

Костылев А. К. — рассказал о укреплении российско-японских отношений и расширении научного сотрудничества с Токийским университетом в области стали и сплавов. Предложил создать российско-японский научный центр как самостоятельное структурное подразделение института. Возможность создания центра и его финансирования обосновывается соглашением между институтом и Токийским университетом. Затем он ознакомил собравшихся с проектов Положения о центре, которое определило статус центра как самостоятельного структурного подразделения, его основные задачи и функции в области научных исследований, порядок отчетности, а также внутренние и внешние взаимосвязи.

ВЫСТУПИЛИ:

Зернов В.К. с предложением о введении в структуру центра лаборатории перспективных информационных технологий и уточнении в связи с этим проекта Положения.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Создать в структуре института российско-японский научный центр.

2.Ввести в структуру центра лабораторию перспективных информационных технологий и утвердить уточнение Положение о российско-японском научном центре (прилагается).

2.СЛУШАЛИ:

Котов В.М. — выступил с предложением о кандидатуре директора центра и предложил руководство центром поручить профессору В. В. Козину, который был инициатором установления сотрудничества с Токийским университетом и принимал активное участие в заключений соглашения о сотрудничестве.

ВЫСТУПИЛИ:

Кузин А. Ю. и Ветров Г. А. с одобрением кандидатуры профессора В.В.Козина. ПОСТАНОВИЛИ:

Назначить директором российско-японского научного центра профессора В. В. Козина.

Приложение: упомянутое по тексту, на 9 л. в 1 экз.
Председатель	В.М. Котов
Секретарь	О.К.Дубровская

4

2. Пример оформления краткого протокола

Научно-исследовательский институт стали и сплавов

ПРОТОКОЛ заседания совета института

16.07.2015	№ 1
	Москва

Председатель — В. М. Котов Секретарь — О.К.Дубровская.

Присутствовали: 27 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Об организации российско-японского научного центра и утверждении Положения о

нем.

Выступление директора института А. К. Костылева.

2. О назначении директора учебно-научного центра. Выступление зам. директора института В. М. Котова.

1.СЛУШАЛИ:

Костылев А. К. — обосновал целесообразность создания центра и изложил проект Положения о центре.

ВЫСТУПИЛИ:

Зернов В. К. с предложением о внесении в структуру центра лаборатории перспективных информационных технологий и уточнения проекта Положения.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Создать в структуре института российско-японский научный центр.

2.Ввести в структуру центра лабораторию перспективных информационных технологий и утвердить уточнение Положение о российско-японском научном центре (прилагается).

2.СЛУШАЛИ:

Котов В. М. — предложил руководство центром поручить профессору В. В. Козину. ВЫСТУПИЛИ:

Кузин А. Ю. и Ветров Г. А. с одобрением кандидатуры профессора В. В. Козина. ПОСТАНОВИЛИ:

Назначить директором российско-японского научного центра профессора В.В.Козина.

Приложение: Положение о российско-японском научном центре на 9 л. в 1 экз.

Председатель	В. М. Котов
Секретарь	О.К.Дубровская

5

3. Пример оформления выписки из протокола

Научно-исследовательский институт стали и сплавов

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА заседания совета института

16.07.2015	№ 1
	Москва

Председатель — В. М. Котов Секретарь — О.К.Дубровская

ПОВЕСТКА ДНЯ:

2. О назначении директора центра. Выступление В.М. Котова.

2. СЛУШАЛИ:

Котов В. М. — предложил руководство центром поручить профессору В.В.Козину. ВЫСТУПИЛИ:

Кузин А.Ю. и Ветров Г. А. с одобрением кандидатуры профессора В.В.Козина. ПОСТАНОВИЛИ:

Назначить директором российско-японского научного центра профессора В.В.Козина.

Председатель	В. М. Котов
Секретарь	О.К.Дубровская

6

4. Пример оформления акта проверки
Специализированное	УТВЕРЖДАЮ
конструкторское бюро	Генеральный директор
НПП «Сигнал»	_____________ М. Скачков
	25.05.2015

АКТ

Проверки расходования валютных средств

21.05.2015	№ 143
	СанктПетербург

Основание: приказ генерального директора от 10.05.2015 № 36 «О проведении финансового контроля за расходованием средств при командировках работников СКБ за границу».

Составлен комиссией:

председатель — заместитель главного бухгалтера Карась И. К.; члены: начальник службы кадров Шумов Я.М., юрисконсульт правового управления

Лопухова М.Ю., бухгалтер Карачина И.И.

Присутствовали: зам. генерального директора по кадровой работе Смирнов Г.Н., референт генерального директора Приставкин С.И.

Впериод с 16 по 18 мая 2015 г. комиссия проверила систему оформления документов по направлению работников ОАО в загранкомандировки, получения, расходования и отчетов в командировочных расходах.

Входе проверки комиссия установила:

1.Приказы о командировках не имеют документов-оснований и не всегда визируются юрисконсультом, главным бухгалтером и финансовым директором.

2.Кадровая служба передает копию приказа о командировке в бухгалтерию за 1 — 2 дня до даты выезда в командировку.

3.Начисление авансовых сумм для возмещения расходов ведется с нарушением действующих нормативов.

Комиссия предлагает подготовить и утвердить Инструкцию о порядке получения и расходования подотчетных командировочных средств.

Составлен в трех экземплярах: 1-й экз. — направлен директору; 2-й экз. — главному бухгалтеру;

3-й экз. — в кадровую службу в дело № 05-12.

Председатель	И. К. Карась
Члены комиссии	Я. М. Шумов
	М. Ю. Лопухова
	И. И. Карачина

7

4. Пример акта проверки

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

ООО «Сеть К»

______________ Сонников А.А. 27 ноября 2015 г.

АКТ Проверки организации и условий хранения управленческих документов

12.11.2015	№ 12
	СанктПетербург

Основание: приказ директора от 01.11.15 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

Составлен комиссией:

Председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П. Члены комиссии:

Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.

Начальник отдела кадров Васильева В.В.

Менеджер Романова Р.Р.

Присутствовали: заведующая канцелярией Кузнецова К.К.

Впериод с 10.11.15 по 12.11.15 комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов.

Входе проверки установлено:

1.Документы хранятся в структурных подразделениях.

2.Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.

3.Отмечен случай утери документа (письмо ЗАО «Восход» от 15.03.15 № 123). Комиссия рекомендует:

1.Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии.

2.Выделить и оборудовать специальное помещение для архива. Составлен в 2 экз.

1-й экз. - в дело № 01-14 2-й экз. - в объединение «Мосгорархив»

Председатель	П.П. Петров
Члены комиссии	С.С. Сидорова
	В.В. Васильев
	Р.Р. Романова

8

5. Пример оформления акта сдачи-приемки
Заказчик:	Исполнитель:
ОАО «Три кита»	ООО «Бук-Т»
134566 г. Пермь, ул. Ленина, д.8

Акт сдачи-приемки выполненных работ (услуг)

по Договору об оказании услуг № 123 от 13 апреля 2011 г.

г.Пермь

02 июня 2011 г.

Мы, нижеподписавшиеся, представитель Заказчика в лице генерального директора ОАО «Три кита» Сестрова А.И. С одной стороны, и представитель Исполнителя в лице генерального директора Акимова В.А., с другой стороны, составили настоящий АКТ в том, что Исполнитель сдал, а Заказчик принял следующие работы (услуги): подготовку подборки статей к печати в журнале «Новая жизнь», 2011, № 4.

Стоимость выполненных работ составляет 67895 руб. (шестьдесят семь тысяч восемьсот девяносто пять рублей 00 копеек), включая НДС (18 %)

Взаимных претензий сторон по настоящему договору не имеется.

От Заказчика Генеральный директор Сестров А.И.__________

М.П.

От Исполнителя Генеральный директор Акимов В.А.________

М.П.

9

6. Пример акта приема-передачи оборудования
Покупатель:	Продавец:
ОАО «Три кита»	ООО «Бук-Т»
134566 г. Пермь, ул. Ленина, д.8

АКТ приема-передачи оборудования

Настоящим стороны по договору купли-продажи оборудования, заключенному между ООО

«Три кита»; (далее - Покупатель) и ООО «Бук-Т» (далее - Продавец) "19" августа 2011 г., подтверждают факт передачи оборудования Продавцом Покупателю.

От Покупателя Генеральный директор Сестров А.И.__________

М.П.

От Продавца Генеральный директор Акимов В.А.________

М.П.

10