Новая папка / Практическая работа 2_40 вар2015

Практическая работа № 2. Внутренняя служебная переписка

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан.

Служебная (докладная) записка — документ, содержащий обстоятельное изложение вопроса, относящегося к деятельности организации.

Объяснительная записка — документ, в которой сотрудник объясняет причины невыполнения порученного ему задания (поручения).

Документы оформляются в электронном формате при помощи текстового редактора с использованием шрифта Times New Roman, кегль 14, интервал 1 или 1,5. Внутренние документы, авторами которых являются сотрудники организации, могут быть написаны также от руки. Если в документе больше двух страниц, они обязательно нумеруются.

1.ЗАЯВЛЕНИЕ. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности учреждения.

Заявление составляют в произвольной форме и пишут от руки на бумаге формата А4. В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, должны содержать в тексте указание на наличие оправдательных документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.) для положительного решения вопроса. Эти документы представляют на рассмотрение вместе с заявлением.

Формуляр заявления включает в себя следующие реквизиты:

— адресат; — данные заявителя: должность и место работы, дата рождения, данные о местожительстве, паспортные данные; — наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ); — дата документа; — место составления или издания документа; — заголовок к тексту; — текст документа;

—отметка о наличии приложения; — подпись; — регистрационный номер документа.

2.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Служебная записка — наиболее массовый вид управленческих документов, служащих средством общения и обмена информацией. Служебные записки составляются по самым различным вопросам деятельности, их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии.

Текст служебной записки должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

Начинать текст служебной (докладной, объяснительной) записки с персонального обращения (например, «Уважаемый Иван Иванович») или завершать словами типа «с уважением» не допускается.

В зависимости от содержания, текст записки может быть простым или сложным. Простые записки состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.

Сложные записки содержат вступление, основную часть (доказательство), заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса, причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления записки послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) Излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель записки.

Предлагаемая схема служебной записки не является единственной. Применяются и другие схемы, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим. Это зависит от назначения записки и от того на чем автор хочет сконцентрировать внимание. Например, текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

Служебная записка содержит следующие обязательные реквизиты:

1

Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Документы регистрируются только один раз, в частности, служебные записки — при их создании. При передаче документа из одного подразделения в другое документ повторно не регистрируются. В структуре регистрационного номера присутствует индекс подразделения-создателя и очередной порядковый номер (в начале года нумерация служебных записок обнуляется). Например: 03-12/17, где 03-12 — индекс дела по номенклатуре, 17 — порядковый номер документа.

Дата подписания записки.

Если служебная записка является ответом на запрос, обязательна ссылка на регистрационный номер и дату запроса.

Адресат (кому записка — должность, ФИО).

Наименование документа, например, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА.

В конце ставится должность, личная подпись и ее расшифровка (ФИО) отправителя записки.

Например:
Директор Всероссийского
научно-исследовательского института
информационных технологий	Подпись	А.Н.Макаров
или
Директор института	Подпись	А.Н.Макаров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Директор фабрики	Подпись	А.Н.Волкова
Главный бухгалтер	Подпись	В.С.Алексеева

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 5 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 5 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 4 л. в 3 экз.

Разновидностью служебных писем является сопроводительное письмо. В этом документе сообщается факт отправки прилагаемых материалов (изданий, схем, чертежей, изделий и тому подобное. Например, так «направляю Вам отзыв на автореферат Иванова И.И....»). Кроме того,

даются пояснения относительно цели высылки, характера использования, сроках исполнения, представления отчетности и выполнении. В конце текста сопроводительного письма пишется слово «Приложение» и перечисляются наименования прилагаемых документов, их учетные номера, количество и номера экземпляров, количество листов и при необходимости гриф ограничения доступа.

3.ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Докладная записка — документ, адресованный руководителю учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки бывают двух видов:

внутренние — направляемые руководителю учреждения в целях побудить его принять определенное решение и удостоверяемые ее автором;

внешние — адресуемые в вышестоящие органы и удостоверяемые руководителем учреждения.

4.ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА. Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события. По содержанию объяснительные записки подразделяются на две группы: записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и поясняющие его; записки, составляемые работниками для объяснения их поступков или сложившейся ситуации.

2

ПРИМЕРЫ

Пример оформления заявления

Генеральному директору

ООО «Лимитид» Стакову В.Д.

от диспетчера пункта № 1 Жаркова Б.Ю.

ЗАЯВЛЕНИЕ

09.03.2013

Прошу уволить меня по собственному желанию 10 марта 2013 года

Б.Ю.Жарков

3

Пример оформления докладной записки

Генеральному директору ОАО Ю. М. Давыдову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

29 марта 2007 г. № 7

О разработке должностных инструкций

В связи с решением Совета директоров от 22.03.2007 № 26 «О создании в ОАО системы менеджмента качества» в департаменте проведена работа по определению списка внутренних документов, необходимых для внедрения СМК. Первоочередными документами в этом плане считаю разработку должностных инструкций всех работников департамента. В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности» человеческие ресурсы играют одну из ведущих ролей в улучшении результативности и эффективности любой организации.

Должностные инструкции, действующие в настоящее время, устарели, в связи с чем предлагаю создать рабочую группу из ведущих специалистов Тимошина Н.С. и Повторова Н.Т. для разработки должностных инструкций работников департамента.

Начальник департамента

А. М. Веденеев

4

Пример оформления объяснительной записки

Заместителю генерального директора АО А. С. Юркову

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

25.11.2007

О разработке графика отпусков

В соответствии с приказом генерального директора от 14.05.2005 № 123 управление должно было предоставить в отдел кадров проект графика отпусков сотрудников управления на 2008 г. 22.11.2007 график был подготовлен и согласован в указанный срок, но не представлен в отдел кадров из-за болезни секретаря управления.

Начальник департамента

А. М. Веденеев

5

Пример оформления служебной записки

Начальнику отдела НИО-1 Т. В. Николаеву

05.11.2007 № 89/01 На № 67/94 от 17.10.2007

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В соответствии с нашей договоренностью сообщаем, что ОАО «Ленполиграфмаш» выполняет проектирование, планирование, монтаж и пуск в эксплуатацию 2 — 3-этажных комплектовочных конвейерных установок с компьютерным управлением и весовым контролем для оборудования складов.

Переговоры с поставщиком программного обеспечения завершились 25.10.2007. Получено принципиальное согласие на ведение монтажных работ, изготовление установки для реконструкции склада. Для заключения договора необходимо представить проектную документацию (архитектурный план здания, предназначенного для монтажа, планы водопроводных, электрических, отопительных, вентиляционных и противопожарных коммуникаций) и техническое задание.

Приложение: проект договора на 6 л. в 2 экз.

Начальник отдела НИО-2

В.П.Васильев

6

ЗАДАНИЕ

Придумайте некоторую организацию (название, чем занимается, ваш отдел в организации, ФИО начальника одела, ФИО и должность сотрудника отдела (впрочем, вы вполне можете «занять» место начальника или сотрудника).

Задание состоит из четырех частей:

1.Заявления. Каждый должен написать заявление на имя директора своей организации о приеме на работу на свою должность (ФИО директора придумайте сами), а также заявление на очередной оплачиваемый отпуск на определенный временной период также на имя директора.

Части 2-4 выполняются по вариантам (см. ниже).

2.Служебные записки. Обратите внимание, что служебные записки пишутся в строгом деловом стиле, проблема излагается четко и полно, просьба также всегда носит конкретный характер, при необходимости даются ссылки на любые другие документы. По умолчанию, в заданиях сотрудник просит о чем-либо у начальника, если автором записки является начальник, то рядом с темой служебной записки будет стоять пометка (н). Также следует обращать внимание на регистрационные номера: строка на №… присутствует только на ответных служебных записках и содержит номер служебной записки, на который вы собственно и отвечаете.

3.Докладные записки. Вы - начальник отдела, который пишет докладную на имя директора. Подробности придумайте сами. Объем докладной записки — 0,5 станицы.

4.Объяснительные записки. Вы — сотрудник отдела, который пишет объяснительную записку на имя своего начальника. Помните, что вы должны попробовать оправдаться за свой проступок.

Всего на одного человека — 2 заявления, 2 служебные записки, 1 докладная записка и 1 объяснительная записка (всего 6).

Отчет представляет собой подготовленный вами набор записок и заявлений. Отчет сдается в печатном виде (причем помните, что отчет всегда начинается с титульного листа и должен быть обязательно скреплен). На печатных документах должны при необходимости стоять подписи соответствующих начальников.

7

№	2 Служебные записки		3 Докладные записки	4 Объяснительные
вар				записки
1	1.	Просьба о подключении мобильного к	Необходимость	О потере ключей от
	корпоративному тарифу		снижения стоимости	помещения
	2.	Подтверждение получения технического	изделий в целях
	задания и начала выполнения работы		увеличения
			конкурентоспособности
2	1.	Уведомление о проведении семинара (н)	Необходимость покупки	О грубости на
	2.	Ответ с приложенным списком	дорогостоящего	рабочем месте
	желающих посетить семинар		оборудования для
			тестирования готовых
			изделий
3	1.	Просьба о покупке дополнительного	Необходимость	Об установке
	оборудования для выполнения работы		увеличения зарплаты	нелицензионного
	2.	Просьба об отправке экспресс-почтой	сотрудникам в целях	ПО
	договора заказчику.		предотвращения
			текучки кадров
4	1.	Запрос о необходимом для выполнения	Необходимость	Об уходе на час
	работы оборудовании (н)		обучения персонала …..	раньше
	2.	Ответ на запрос со списком
	оборудования
5	1.	Просьба о замене монитора	Необходимость	Об опоздании
	2.	Запрос о способе отправки отчета — по	снижения стоимости
	электронной почте или по обычной		изделий в целях
			увеличения
			конкурентоспособности
6	1.	Просьба о размещении на сервере ЛВС	Необходимость	О порче
	образцов бланков		увеличить численность	корпоративного
	2.	Материал для размещения на сервер	… отдела	имущества
	нужно подавать в соответствии с
	Инструкцией (н)
7	1.	Претензия на качество работы другого	Необходимость	О большом
	сотрудника		разработки Интернет-	количестве жалоб на
	2.	Просьба о покупке ПО по	сайта предприятия	поведение
	прилагающемуся списку
8	1.	Запрос о сроках окончании работ	Необходимость	Об ошибках в
	2.	Ответ на запрос, к какому числу работа	создания каталога	работе
	должна быть выполнена (н)		изделий предприятия
9	1.	Просьба подключить к интернету	Необходимость	О срыве сроков
	2.	Просьба отправить письмо экспресс-	увеличения зарплаты	работы
	почтой		сотрудникам в целях
			предотвращения
			текучки кадров
10	1.	Уведомление о переходе на новый бланк	Необходимость	Об отсутствии на
	предприятия (н)		создания каталога	работе в течение
	2.	Принято к сведению. Новый бланк будет	изделий предприятия	часа в середине
	использоваться в дальнейшей работе.			рабочего дня

8

№	2 Служебные записки		3 Докладные записки	4 Объяснительные
вар				записки
11	1.	Нужен проход на территорию в	Необходимость создать	Об одежде, не
	выходные		рабочую группу для	соответствующей
	2.	Уведомление о невозможности	решения …. задач	дресс-коду
	выполнения работы в срок из-за..			организации
12	1.	Уведомление о семинаре (н)	Необходимость	Об отсутствии на
	2.	Список желающих пойти на семинар	разработки Интернет-	работе
			сайта предприятия
13	1.	Просьба о по результатам рабочего	Необходимость	О невыполнении
	совещания представить для согласования		увеличения зарплаты	задания в срок
	вариант технического задания (н)		сотрудникам в целях
	2.	Ответ за запрос о ТЗ с приложением	предотвращения
			текучки кадров
14	1.	Просьба о ремонте помещения после	Необходимость	Об утере протокола
	залива		обучения персонала …..	совещания
	2.	Денег на ремонт нет, будут через месяц
	(н)
15	1.	Просьба о подключении к ЛВС	Необходимость	О неправильном
	предприятия		создания каталога	оформлении отчета
	2.	Претензия на качество той части работы,	изделий предприятия	по НИР
	которая была выполнена другим отделом
16	1.	Просьба согласовать материалы статьи,	Необходимость	Об отсутствии на
	готовящейся для опубликования на сервере		снижения стоимости	рабочем месте
	ЛВС. (н)		изделий в целях
	2.	Просьба о покупке нового картриджа и	увеличения
	бумаги		конкурентоспособности
17	1.	Уведомление о проведении конференции	Необходимость	О потере
	(н)		увеличить численность	корпоративного
	2.	Запрос о требованиях к оформлению	… отдела	ноутбука
	материалов, присылаемых на конференцию
18	1.	Просьба о покупке компьютера	Необходимость	Об ошибке в
	2.	Просьба о возмещении расходов на	увеличить численность	расчетах
	литературу		… отдела
19	1.	Напоминание о предыдущей записке, где	Необходимость	О курении в
	требовался план работы на текущий год (н)		разработки Интернет-	неположенном
	2.	Сопроводительная записка с	сайта предприятия	месте
	приложением плана
20	1.	Просьба о починке компьютера	Необходимость покупки	О самовольной
	2.	Заявление о несоответствии выполняемой	дорогостоящего	установке
	работы должностной инструкции		оборудования для	нелицензионного
			тестирования готовых	ПО на рабочий ПК
			изделий
21	1.	Претензия о большом количестве ошибок	Необходимость	О невыполнении
	в сданной работе (н)		увеличить численность	задания
	2.	Ответ о принятых мерах	… отдела
		9

№	2 Служебные записки		3 Докладные записки	4 Объяснительные
вар				записки
22	1.	Просьба купить канцтовары	Необходимость создать	Об опоздании
	2.	Перенос срока работы в связи с поздней	рабочую группу для
	выдачей технического задания.		решения …. задач
23	1.	Необходимо разработать положение об	Необходимость создать	О неряшливом
	использовании Интернета (н)		рабочую группу для	внешнем виде
	2.	Запрос о том, какие пункты должны быть	решения …. задач
	в Положении
24	1.	Просьба дать доступ к архивной	Необходимость	О слишком длинных
	информации по аналогичному проекту		создания каталога	перекурах
	2.	Напоминание о необходимости замены	изделий предприятия
	монитора
25	1.	Просьба об установке ПО	Необходимость	О распитии
	2.	Нужен проход на предприятие группы	разработки Интернет-	спиртных напитков
	лиц по паспортам		сайта предприятия	на рабочем месте
26	1.	Претензия о качестве выполненной	Необходимость отказа	Об отсутствии на
	другим отделом работы (от вашего		от нынешних	рабочем месте при
	начальника)		поставщиков и поиска	проверке
	2.	Ответ на претензию (от начальника	новых
	другого отдела)
27	1.	Уведомление об отставании от графика	Необходимость	Об использовании
	работ (н)		увеличить численность	корпоративной
	2.	Напоминание о том, что тех задание еще	… отдела	почты в личных
	не выдано, хотя срок уже пошел			целях
28	1.	Запрос о желающих посещать курсы по	Необходимость	Об установке
	работе в MS Office (н)		обучения персонала …..	компьютерных игр
	2.	Ответ на запрос		на рабочий ПК
29	1.	Просьба о покупке ПО	Необходимость	О большом
	2.	Просьба о возмещении расходов на	создания каталога	количестве ошибок
	транспорт		изделий предприятия	в разработанном ПО
30	1.	Требование переделать выполненную с	Необходимость покупки	О
	ошибками работу (н)		дорогостоящего	несанкционированн
	2.	Ответ на требование	оборудования для	ом подключении к
			тестирования готовых	ЛВС
			изделий
31	1.	Уведомление об большом простое	Необходимость	О курении на
	аппаратуры в связи с нерациональным		увеличить численность	рабочем месте
	использовании времени		… отдела
	2.	Утверждение, что претензия по качеству
	работ необоснована
32	1.	Требование представить рабочие	Необходимость	Об использовании
	материалы проекта для проверки (н)		увеличения зарплаты	Интернета в личных
	2.	Ответ на требование	сотрудникам в целях	целях в рабочее
			предотвращения	время
			текучки кадров

10