1. Заполнение списков с помощью формы данных.

Новую информацию в список можно внести, если перейти к первой пустой строке внизу списка и вводить данные с клавиатуры. Однако более удобным способом добавления информации в базу данных является использование Формы данных.

Для ввода данных с помощью Формынеобходимо выделить любую ячейку списка и в пункте менюДанныевыбрать командуФорма. В результате появится диалоговое окно (рис.4.1), представляющее собой одну строку списка с подписанными названиями столбцов. Рядом с каждым заголовком столбца расположено поле для ввода информации, если этот столбец не содержит значений, вычисленных по формуле. В правой частиФормынаходятся кнопки для работы со списком.

Рис. 4.1. Пример формы

Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок Назад,Далее, либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных. Перемещаться между окнами редактирования (в которые вносятся данные) удобно клавишейTab. Чтобы вставить в список новую строку, следует нажать кнопкуДобавить.

Рассмотрим назначение других клавиш:

Удалить – удаляет выведенную запись, другие записи базы данных сдвигаются. Удаленные записи не могут быть восстановлены.

Вернуть – восстанавливает отредактированные поля в выведенной записи, удаляя сделанные изменения. Чтобы восстановить запись, необходимо сделать это перед нажатием клавиши Enter или перед переходом к другой записи.

Критерии – очищает поля перед вводом критериев сравнения с операторами сравнения для поиска необходимого подмножества записей.

Закрыть – закрывает форму данных.

2. Сортировка данных

Для использования некоторых операций автоматической обработки данных часто бывает необходимо заранее расположить данные в таблице (списке) в строго определенной последовательности – выполнить сортировку исходных данных. В электронной таблице можно сортировать как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я) или в убывающем порядке (от 9 до 1, от Я до А). По умолчанию Excel сортирует данные в алфавитном порядке. Сортировка данных в электронных таблицах производится с помощью команд меню Данные/Сортировка или с помощью кнопок наСтандартной панели инструментов.

После выбора команды Данные/Сортировка открывается диалоговое окно (рис. 4.2), в котором в поле списка Сортировать по необходимо выбрать, по которому будут отсортированы данные, и тип сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Рис. 4.2. Диалоговое окно Сортировка диапазона.

В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключевом поле. Во втором поле Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях.