Анализ оргструктуры
-
Выделить уровни управления (высший, средний, низший)-какая работа выполняется на каждом уровне. Конкретно по организационной структуре выделить какие руководители относятся к какому уровню (смотри учебник Мескона “Делегирование и природополномочия в организации”, “Организация взаимоотношений между линейными и штабными полномочиями”). Также необходимо кратко изложить ту работу, которая выполняется на каждом уровне управления.
-
Описать или проанализировать департаментализацию, т.е. определить в соответствии с какими принципами происходит деление организации на блоки и отделы. Например, если деление происходит в соответствии с функциями управления, то деление происходит в рамках таких функций как планирование, производство, финансы, маркетинг, организация (т.е. техническое обеспечение) и т.д. Описать какими отделами формируется те или иные функциональные блоки, и какие руководители среднего уровня координируют работу между структурными подразделениями данного блока (линейно-функциональная структура).
-
Необходимо установить дублируется ли работа между отделами и соседними функциональными блоками
-
Необходимо проанализировать характер передачи полномочий (централизированный или децентрализированный). Для этого необходимо на основании должностных инструкций (не переписывая их) выделить 5-6 задач предписываемых каждой должности среднего и низшего уровней. Затем необходимо определить степень свободы в принятии решений руководителей того или иного подразделения (низшего уровня). Если степень централизации передачи полномочий мала –то децентрализированный характер.
Анализ проводится с той целью, чтобы получить набор стандартных характеристик, по которым можно было бы судить о существующем типе структуры управления. Как известно каждый тип организационных структур имеет как положительные, так и отрицательные стороны. Следовательно, в работе на основании полученных характеристик необходимо определить тип структуры: функциональный, линейно-функциональный, дивизиональный, проектный, матричный или конгломератного типа. Необходимо выделить сильные и слабые стороны существующей структуры, а также выделить слабые звенья в цепи управления. Необходимо сделать выводы по пункту 1.2 (тип структуры, характер передачи полномочий, существенные недостатки структуры в существующих условиях.).
“Пример”
Описание структуры управления оао "чтз"
Департаментализация - это процесс деления организации на отдельные блоки, которые могут называться отделами, секторами, службами, цехами.
Наиболее распространенной в настоящее время на крупных предприятиях является линейно-функциональная структура управления.
Основу линейно-функциональной структуры управления составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (производство, финансы, персонал и т.д.). По каждой из них формируется иерархия служб ("шахта"), пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы аппарата управления организацией оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Например, работа служб, управляющих производством, характеризуется показателями выполнения графика выпуска продукции, затрат ресурсов, производительности труда, использования оборудования и площадей. Работу служб, организующих ремонт оборудования, оценивают показателями времени простоев и затрат на проведение ремонтных работ и т.д. Соответственно строится и система материального поощрения, ориентированная, прежде всего на достижение высоких показателей каждой службы.
Линейно-функциональная структура управления наиболее эффективна там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции. Их достоинства проявляются в управлении организациями с массовым или крупносерийным типом производства, а также при хозяйственном механизме затратного типа, когда производство наименее восприимчиво к прогрессу в области науки и техники.
При такой организации управления производством предприятие может успешно функционировать лишь тогда, когда изменения по всем структурным подразделениям происходят равномерно. Но так как в реальных условиях этого нет, возникает неадекватность реакции системы управления на требования внешней среды. Положение усугубляется утратой гибкости во взаимоотношениях работников аппарата управления из-за применения формальных правил и процедур. В результате затрудняется и замедляется передача информации, что не может не сказаться на скорости и своевременности принятия управленческих решений. Необходимость согласования действий разных функциональных служб резко увеличивает объем работы руководителя организации и его заместителей, т.е. высшего эшелона управления.
Недостатки линейно-функциональной структуры управления:
- несоответствие между ответственностью и полномочиями у руководителей разных уровней и подразделений;
- превышаются нормы управляемости, особенно у директоров и их заместителей;
- формируются нерациональные информационные потоки;
- чрезмерно централизуется оперативное управление производством;
- не учитывается специфика работы различных подразделений;
- отсутствие необходимых при этом типе структуры нормативных и регламентирующих документов;
- отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;
- чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали - подчинение по иерархии управления;
- длительная процедура принятия решений;
- снижение ответственности исполнителей за работу в результате обезличивания в выполнении ими своих обязанностей, поскольку исполнитель получает указания от нескольких руководителей;
- нарушение принципов единоначалия и единства распорядительства.
Рассмотрим существующую организационную структуру управления предприятием ОАО "ЧТЗ".
(Схема структуры управления вносится в приложение).
На исследуемом предприятии существует несколько уровней управления:
высший - генеральный директор предприятия;
средний - директора и заместители генерального директора;
низший - начальники управлений и отделов.
У генерального директора ОАО "ЧТЗ" в непосредственном подчинении находятся:
технический директор (главный инженер);
заместитель по внешнеэкономическим связям (директор внешнеторговой фирмы);
заместитель по производству;
заместитель по экономике;
заместитель по коммерческим вопросам;
заместитель по кадрам и социальным вопросам.
В подчинении 1-го и 2-го заместителей технического директора находятся:
управление главного конструктора (конструкторско-технологические отделы и бюро);
управление главного технолога; управление главного металлурга; проектное управление; инструментальный отдел; управление главного механика; управление главного энергетика; ремонтно-строительная фирма (рсф).
А непосредственно в прямом подчинении у технического директора находятся управление технического контроля, отдел сервисного обслуживания продукции, отдел охраны труда и отдел охраны природы.
Заместитель генерального директора по внешнеэкономическим связям (директор внешнеторговой фирмы) занимается продвижением и продажей производимой на предприятии техники на рынках зарубежных стран и стран СНГ.
Оба заместителя технического директора подчиняются непосредственно техническому директору, которому, в свою очередь, также подчиняются все цеха и отделы.
Начальники цехов, управлений и отделов (главного конструктора, главного технолога, главного энергетика и т.д.) подчиняются сначала заместителям технического директора, а через них и техническому директору, но в то же время они подотчетны непосредственно и главному инженеру. А он уже, в свою очередь, отвечает перед генеральным директором предприятия.
Следовательно, можно сказать, что на ОАО "ЧТЗ" действует линейно-функциональная структура управления.
Опишем процесс департаментализации на рассматриваемом предприятии. По определению, департаментализация - это разделение и группировка
работников и деятельности предприятия в соответствии с функциями, выполняемыми в рамках предприятия (производство, маркетинг, финансы, бухгалтерский учет, управление персоналом и т.д.).
На рассматриваемом предприятии организационная структура разделена на следующие функциональные блоки:
технический блок;
производственный блок;
коммерческий блок;
экономический блок;
административный блок;
социально-бытовой блок.
Техническую функцию на рассматриваемом предприятии выполняют отделы и управления, непосредственно подчиненные главному инженеру -техническому директору; она заключается в непосредственном обеспечении основного и вспомогательного производства. К таким подразделениям относят: управление главного конструктора, управление главного технолога, управление главного металлурга, инструментальный отдел, проектное управление, управление главного механика, управление главного энергетика, ремонтно-строительная фирма, управление технического контроля, отдел сервисного обслуживания продукции, отдел охраны труда и отдел охраны природы.
К производственному блоку относят подразделения предприятия, непосредственно осуществляющие основное и вспомогательное производство. Это в первую очередь производственно-диспетчерское управление предприятия, все производственные цеха завода, а также литейный завод, кузнечный завод, моторный завод, завод тракторных трансмиссий, прессосварочный завод, завод топливной аппаратуры, завод инженерных машин, Еманжелинский механический завод. Руководство этим блоком на рассмотренном предприятии осуществляет заместитель генерального директора по производству.
Следующий блок - коммерческий. Он находится в ведении заместителя генерального директора предприятия по коммерческим вопросам. К нему относятся: управление сбыта, управление снабжения, транспортный отдел, внешнеторговая фирма.
Все подразделения коммерческого блока занимаются снабжением и поставкой необходимого сырья и оборудования, а также сбытом произведенной на предприятии продукции.
Экономическую функцию на рассматриваемом предприятии выполняют отделы, непосредственно подчиненные заместителю генерального директора по экономике. К этому блоку можно отнести следующие отделы и управления: финансовый отдел, главная бухгалтерия, экономическое управление, а также информационно-вычислительный центр. Функциями этого блока являются обеспечение экономической составляющей на производстве.
Административный блок подчиняется генеральному директору предприятия. Административную функцию на рассматриваемом предприятии выполняют: комитет по имущественным правам, отдел правового обеспечения, ревизионный отдел, общий отдел, управление по ГО и ЧС и копировально-множительный центр.
И, наконец, социально-бытовой блок. Это - управление кадров, жилищный отдел и цех обслуживания административных зданий. Задачами этого блока является: прием и увольнение работников, аттестация работников; предоставление населению коммунальных услуг, т.е. обеспечение бытовой составляющей работников предприятия и решение возникающих социальных вопросов. Возглавляется данный блок заместителем генерального директора по кадрам и социальным вопросам.