Необходимость проставления реквизитов – иллюзия или реальность?

Допустим, ваша организация получила такое письмо.

Примет ли руководитель организации это предложение? Вероятнее всего, сочтет его не имеющим юридической силы, поскольку:

• серьезная организация высылает письма-предложения на бланке, который позволяет установить, что компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;

• письмо должно подписывать лицо, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, т. е. полномочное принимать решения, из письма же не ясно, кто его подписал;

• неизвестно, действует ли до сих пор это предложение, так как не проставлена дата отправления письма;

• письмо составлено без соблюдения правил этикета, авторы не удосужились узнать фамилию и полностью указать должность адресата, видимо, они не уважают своих клиентов и, следовательно, могут нарушить свои обязательства;

• неясно, к кому обращаться за дополнительной информацией, на чье имя писать ответ, если бы фирму заинтересовало предложение о закупке офисной мебели и т. д.

Итак, можно с уверенностью заключить, что подобное письмо руководителем серьезной организации рассматриваться не будет. Немаловажно и другое: сколько времени займет у секретаря организации-получателя выяснение этих вопросов? Организация-отправитель, вероятнее всего, не сможет ответить ни на один из поставленных вопросов, поскольку об этом документе нет никаких записей (письмо не было зарегистрировано), следовательно – он не существует. Сравним с другим письмом.

Можно предположить, что, получив это письмо, руководитель организации рассудит следующим образом: «Возможно, следует обратить внимание на это предложение. Вероятно, ЗАО “Прогресс” является стабильным и надежным партнером, т. к. письмо:

• оформлено на бланке, компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;

• подписано должностным лицом, полномочным принимать решения, в чью компетенцию входит и решение данного вопроса;

• адресовано именно нашей организации;

• зарегистрировано, следовательно, организация-автор приняла на себя ответственность за достоверность информации, это позволяет ссылаться на это письмо в дальнейшем;

• доказывает уважение к потенциальному партнеру, т. к. составлено дипломатично и вежливо.

Кроме того, известно, на чье имя писать ответ». Важно подчеркнуть, что это письмо оформлено в строгом соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Рассмотрим целесообразность применения реквизитов (обязательных элементов оформления официального документа – письма) подробнее (см. таблицу). Целесообразность применения реквизитов документа

Состав реквизитов документа	Пример	Обоснование	Примечание
Наименование организации (реквизит 08)	ЗАО "Прогресс"	Позволяет установить организационно-правовую форму и наименование организации-автора документа	Реквизит, придающий документу юридическую силу
Справочные данные об организации	Весенняя ул., д. 65, Москва, 123456. Тел.: [phone], факс: [phone]. E-mail: progress@progress	Указывает средства коммуникации, которыми располагает организация-автор, что дает возможность организации-отправителю выбрать оптимальное средство связи с ней
Код организации (реквизит 04)	ОКПО 0224578	Идентифицирующие признаки организации-автора. Позволяют установить, что организация-автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе
Основной государственный номер юридического лица (реквизит 05)	ОГРН 1037700480795
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06)	ИНН/КПП 7706022150 / 772001001
Дата документа (реквизит 11)	20.04.2004	Позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа. Обеспечивают ведение организацией-автором информационно-поисковой и справочной работы	Реквизит, придающий документу юридическую силу
Регистрационный номер документа (реквизит 12)	№ 01-20/527
Адресат (реквизит 15)	Генеральному директору ЗАО "Каскад" Б.В. Морозову	Обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки
Заголовок к тексту (реквизит 18)	О приобретении офисной мебели	Позволяет оптимизировать процедуры регистрации документа (как отправляемого организацией-автором, так и поступившего адресату) и определения исполнительской принадлежности (без детального изучения текста документа)
Текст документа (реквизит 20)	Текст	Основной реквизит документа. Позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора	Реквизит, придающий документу юридическую силу
Отметка о наличии приложения (реквизит 21)	Приложение: в 1 экз.	Дает возможность получателю проверить наличие и содержание прилагаемых материалов
Подпись (реквизит 22)	Коммерческий директор (подпись) Е.П. Грачев	Позволяет определить, подписан ли документ должностным лицом, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, полномочным принимать решения	Реквизит, придающий документу юридическую силу
Отметка об исполнителе (реквизит 27)	Л.М. Трушина 765-43-21	Позволяет установить лицо, являющееся автором текста документа. Дает возможность оперативно регулировать возникающие вопросы, обращаться за дополнительной информацией и уточняющими сведениями

Таким образом, требования нормативных актов, определяющих состав реквизитов организационно-распорядительного документа (в нашем примере – письма), обусловлены практической целесообразностью применения.