Структурирование таблиц в ms Excel
Цель работы: научиться структурировать таблицы ручным
способом и способом автоструктурирования
Содержание работы:
1 Ручной способ структурирования
2 Автоструктурирование
3 Структурирование с подведением итогов
Структурирование таблиц
структурирование таблицы - это группирование строк и столбцов в таблице. Оно необходимо при работе с большими таблицами, когда часто приходится временно закрывать или открывать вложенные друг в друга части таблицы на разных иерархических уровнях.
Символы структуры – это символы, используемые для изменения вида структурированного листа. Ими являются знаки «плюс» и «минус» или цифры 1, 2, 3, 4, показывающие уровень структуры (рис. 10.1).
Структурированный по строкам документ приведён на рисунке 10.1. Значки "+" означают, что строки 3-5 и 15-18 в таблице свёрнуты. При щелчке по ним они разворачиваются, т.е. полностью появляются на экране и появляется вертикальная линия уровня, а значок "+" заменяется на "-". В развёрнутом виде представлена структура строк 7-9 (отмечены точками и линией уровня со значком "-"). При щелчке по значку "-" группа строк сворачивается в значок "+".
Рисунок 10.1 - Структурированная по строкам таблица
Перед структурированием таблицы необходимо:
Убедиться, что в первой строке каждого столбца имеется заголовок, что каждый столбец содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.
Произвести сортировку записей для выделения необходимых групп по порядку (например, по номерам групп).
Желательно предусмотреть так называемые итоговые строки – строки для вычисления промежуточных итогов, например, среднего балла по группе.
В эти строки можно ввести формулы для вычисления вручную или автоматически – с помощью команды Структура \ Промежуточные итоги. В этом случае итоговые строки вставлять не надо, они формируются автоматически над или под блоком структурируемых ячеек – задаётся галочкой в окне Настройка (рисунок 10.2), появляющемся при нажатии стрелки в углу раздела Структура.
Рисунок 10.2 Раздел Структура со стрелкой справа и Окно Настройка
Структурирование выполняется с помощью команды Группировать из вкладки Данные \ Структура \, удаление структуры – командой Разгруппировать.
1 Ручной способ структурирования
При ручном способе структурирования выделяется блок смежных строк или столбцов и выполняется команда Данные\ Группировать. Появляется окно Группирование, в котором указывается вариант группировки — по строкам или столбцам.
В результате создается структура таблицы (рис. 10.1). Кнопки 1 и 2 - номера уровней структуры – служат для открытия или скрытия соответствующего уровня.
вложенный структурный элемент нижнего иерархического уровня будет создан, если внутри структурной части выделить группу и выполнить команду Данные\ Группировать. При выделении группы, охватывающей другие структурные части таблицы, и при выполнении команды Данные\Группировать создается структурный элемент верхнего иерархического уровня. Максимальное число уровней - восемь.
Для отмены одного структурного компонента производится выделение области и выполняется команда Данные\ Разгруппировать.
Для отмены всех структурных компонентов таблицы нужно выполнить команда Данные\Разгруппировать\Удалить структуру.