7.5. Электронные формы

Для заполнения типовых документов прежде использовались заранее подготовленные типографские бланки. Теперь, применяя средства Word, можно подготовить и хранить в компьютере шаблоны форм, готовые для заполнения.

Форма –это документ со специальными областями, называемымиполями формы, предназначенными для ввода данных. Различают формы печатные и электронные. Печатные формы – это привычные бумажные бланки. Электронные формы передаются через электронную почту или по сети.

В форме различают следующие виды полей: поля для ввода данных,поля со списком для выбора значенийифлажки. Постоянная часть формы содержит неизменяемые данные. Подготовленная форма ставится под защиту от изменений, и тогда можно получать документ, не набирая его целиком, а только заполняя поля формы.

Для создания электронной формы на экран выводится панель инструментов Формы.

Последовательность создания формы:

1. В новый документ Wordвводится текст, который обязательно должен присутствовать в документах, создаваемых по этому шаблону.

2. В тех местах, в которые будет вводиться изменяемая информация, добавляются и форматируются поляс помощью соответствующих кнопок панелиФормы. Форматирование полей выполняется с помощью диалогового окна кнопки ‘Параметры поля формы’ в панелиФормы.

3. Вся информация, кроме полей, выделяется и защищается с помощью кнопки ‘Защита формы’.

4. Созданная форма сохраняется как новый шаблон.

Для создания нового документа на основе нужного шаблона следует открыть его с помощью команды Файл Создать…, клавишей <Tab> пройти по всем полям и заполнить их, затем сохранить полученный файл как документWord.

8. Режимы отображения документа на экране

Выбор наиболее часто используемых режимов осуществляется через меню Видили с помощью кнопок, расположенных в нижнем левом углу окна документа на экранеWord. Эти режимы задаются командами:Обычный,Web-документ,Разметкастраницы,Структура,Схема документа,Во весь экран. Кроме этих команд полезно перед выводом документа на печать воспользоваться командамиПредварительный просмотр…(для обычных документов) илиПредварительный просмотр Web – страницы.

8.1 Команда Вид Обычный

Эта команда создаёт для представления документа режим ‘Обычный’, который используется по умолчанию. Из любого другого режима в него можно вернуться выполнив командуВид Обычныйили с помощью левой кнопки в левом нижнем углу окна документа.

В этом режиме на экране отображаются:

– текст документа с заданным шрифтом;

– разрывы строк и страниц в истинных позициях;

– выравнивание позиций табуляции и абзацев;

– интервалы между строками и абзацами;

– графика, для которой задан режим обтекания ‘В тексте’.

Не отображаются на экране:

– верхние и нижние колонтитулы;

– сноски;

– номера страниц и номера строк.

8.2 Команда Вид Разметка страницы

Эта команда создаёт режим ‘Разметка страницы’, в котором документ и графические объекты отображаются в том виде, какой они будут иметь на бумаге. Например, заголовки, сноски, колонки и надписи занимают свои действительные места.

Режим разметки используется для редактирования колонтитулов, настройки полей, а также для работы с графическими объектами. При использовании этого режима для ввода и редактирования текста можно экономить место на экране, скрыв пустое пространство в верхней и нижней части страницы.