3 Совершенствование учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в ооо «Прованс»

Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура, который служит основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на перечисление задолженности (платежных требований, платежных поручений).

Например, в ООО «Прованс» в марте 2013 года поступили на склад бензин 80 и дизельное топливо на сумму 71820,70 руб., в том числе НДС в сумме 10955,70 руб.

В счете-фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счета-фактуры;

• наименование и регистрационный номер поставщика;

• наименование получателя (плательщика);

• стоимость, цена поступающих товарно-материальных ценностей;

• сумма налога на добавленную стоимость;

• дата предоставления счета-фактуры.

В процессе исследования было выявлено, что в Счете-фактуре который был выписан поставщиком для ООО «Прованс» не была отображена сумма НДС в размере 10955,70 руб.

Такой первичный документ главный бухгалтер не должен был принимать к учету, потому что он неправильно оформлен.

Кроме того, рекомендовано тщательно контролировать входящие счета-фактуры, которые принимаются ООО «Прованс» на оплату на наличие в них обязательных реквизитов, подписей и печатей.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск МПЗ, и скрепляется печатью организации.

В счете-фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты исправления.

Счета-фактуры составляются предприятием поставщиком на имя предприятия покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней со дня отгрузки товаров или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по НДС. Второй экземпляр счета-фактуры (копия) остается у поставщика (подрядчика).

Счет выписывается ООО «Прованс» на реализуемые услуги и является основанием для их оплаты.

Для расчетов с поставщиками в ООО «Прованс» применяется счет 60.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику.

При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по: поставщикам; по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты, которых не наступил; поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам с просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.

Поэтому к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» рекомендовано открыть следующие субсчета:

1. 60.1 – расчеты с поставщиками;

2. 60.2 – расчеты по авансам выданным.

Кроме того можно рекомендовать внедрить расчеты с поставщиками электронными деньгами учет которых будет вестись на счете 56 «Электронные инструменты расчетов».

Аналитический учет по счету 56 «Электронные инструменты расчетов» ведется по каждому эмитенту электронных денежных средств и каждому виртуальному кошельку, открытому в электронной платежной системе.

Использование отдельного счета 56 «Электронные инструменты расчетов» позволяет вести учет такого специфического вида имущества, как средства в виртуальном кошельке, обособленно от других активов, не нарушая при этом их группировки в бухгалтерской отчетности. Увеличивающиеся за последние годы объемы расчетных операций, совершаемых посредством электронных денег, в очередной раз подтверждают целесообразность именно такой постановки их бухгалтерского учета.

При применении расчетов с поставщиками и подрядчиками электронного кошелька деньги поступают на электронный кошелек поставщика мгновенно и при этом можно сэкономить на расчетно-кассовом обслуживании. Рассчитаем экономический эффект от внедрения системы расчетов электронными деньгами.

Так, при оплате МПЗ поставщику предприятие перечисляет денежные средства с расчетного счета подав в обслуживающий банк платежное поручение. Например, стоимость одного такого платежа согласно тарифам обслуживающего банка (ЗАО «Банк Русский Стандарт») составляет 50 руб.

ЗАО «Компания СвзьИнтех» в среднем каждый месяц осуществляет платежей поставщикам на сумму 270 тыс. руб. – это около 40-ка платежных поручений.

Таким образом, комиссия банка за прием и использование платежей на бумажных носителях составит:

50 руб. * 40 платежей = 2000 руб.

Если предприятие открывает электронный счет, например, Яндекс деньги, то комиссия за открытие счета составит – 0 руб., пополнение электронного счета составит 0 руб.

Комиссия за проведение платежа составляет 0,5% от суммы платежа.

Таким образом, комиссия при перечислении электронных платежей составит:

270 000 руб. * 0,5% = 1350 руб.

Экономия от предложенного мероприятия составит:

2000 – 1350 = 650 руб. в месяц.

650 руб. * 12 мес. = 7800 руб. в год.

Существенным недостатком аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также кредиторской задолженности в ООО «Прованс» является отсутствие информации по срокам её возникновения в разрезе каждого поставщика и это существенно снижает возможность эффективного управления расчетами.

Для исследуемого предприятия предлагается детализировать аналитический учет по счету 60 за счет создания субсчета 60.3 «Просроченные расчеты», который позволит отслеживать просроченную кредиторскую задолженность.

Просроченная кредиторская задолженность возникает из-за того, что покупатели продукции ООО «Прованс» не выполняют условия договоров в части сроков оплаты, в результате чего на счет ООО «Прованс» не своевременно поступают наиболее ликвидные активы – денежные средства и предприятие не может своевременно расплатиться с поставщиками по своим обязательствам.

В дальнейшем это способно привести к признанию ее сомнительной и по истечению срока исковой давности (трех лет) она переходит в разряд безнадежной, т.е. часть кредиторской задолженности, погашение которой признано невозможным, и подлежит списанию на убытки.

Также результатом возникновения просроченной и безнадежной кредиторской задолженности является замедление темпов роста продаж, проблемы с ликвидностью, затоваривание складов. Чтобы предотвратить появления подобных проблем в ООО «Прованс» необходимо уделять пристальное внимание построению аналитического учета кредиторской задолженности.

При применении субсчета 60.3 «Просроченные расчеты» в ООО «Прованс» может обнаружиться целый ряд предприятий, которые имеют просроченную задолженность перед ООО «Прованс».

Выявленную просроченную кредиторскую задолженность можно предложить ООО «Прованс» оформлять проводкой:

Д-т счета 60.3 «Просроченные расчеты»

К-т счета 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Применение развернутого аналитического учета позволит исследуемому предприятию повысить отслеживание просроченной задолженности и применять меры по ее погашению.

Руководству исследуемого предприятия рекомендуется осуществлять внутренний контроль расчетов с поставщиками и подрядчиками, постоянно повышать квалификацию работников бухгалтерии путем участия бухгалтеров в семинарах, которые проводят специальные консультационные фирмы совместно с представителями налоговых инспекций, подписок периодических изданий.

Бухгалтер по расчетам на основании выписок банка вносит данные в программу 1С: Предприятие, для формирования в дальнейшем информации по расчетам.

Для снижения трудозатрат, а также экономии денежных средств предложено установить программу Банк-клиент.

Система «Клиент-Банк» дает возможность управлять счетами в Банке и получать всю текущую информацию о движении средств по своим счетам не выходя из офиса, упрощает работу с Банком и существенным образом экономит время и деньги.

Электронная система «Банк-клиент» предоставит такие возможности:

• Просмотр состояния текущего или иного счетов Клиента с учетом прогнозируемого остатка;

• Исполнение начальных платежей;

• Направление в банк заявок на покупку/продажу валюты;

• Обмен с банком информационными сообщениями;

• Получение текущей информации о зачислении и списании средств со счетов предприятия на определнную дату;

• Получение выписок о движении средств по счетам за предыдущий банковский день (заключительных);

• Формирование расширенной выписки за любой период, включая незакрытый день;

• Получение ежедневных курсов валют;

• Ведение справочников контрагентов для каждого Клиента;

• Обмен с банком другой информацией из офиса, сведя посещаемость банка к минимуму;

• Ведение архива переданных в банк платежных документов;

• Консультации по горячей линии.

Программное обеспечение, устанавливаемое сотрудниками банка, дает возможность работать как с счетами в национальной, так и в иностранной валюте.

Стоимость обслуживания программы Банк-клиент, согласно тарифам ЗАО «Банк Русский Стандарт», составляет 500 руб. в месяц установка программы – 0 руб., а расчетно-кассовое обслуживание расчетного счета ООО «Прованс» при использовании бумажных носителей составляет 2500 руб. ежемесячно и при этом еще и затраты времени на посещение учреждения обслуживающего банка и обработка учетной информации по выпискам по расчетному счету.

Проведем расчеты по предложенному мероприятию.

Таблица 3.1

Расчет экономического эффекта от предложенного мероприятия

Содержание мероприятия	До внедрения мероприятия	После внедрения мероприятия
Внедрение системы Банк-клиент	2500 руб.	500 руб.
Результаты внедрения	2500 – 500 = 2 000 руб. экономия зв 1 месяц 2000 * 12 = 24 000 руб. за год

Таким образом, ООО «Прованс» сможет экономить в месяц 2 000 руб. за год 24 000 руб. при внедрении системы Банк-клиент.

А также сократится время на поездки, очереди в банке и обработку выписок по расчетному счету, что снизит трудозатраты бухгалтера предприятия.

Таким образом, в данной главе был изучен порядок учета расчетов с поставщиками и отображения операций по поступлению материально-производственных запасов в бухгалтерском учете, а также были предложены рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

При этом было предложено совершенствовать Акт оказания услуг, ужесточить контроль за приемом в работу оформленных должным образом первичных документов, открыть субсчета к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»: 60.1 – расчеты с поставщиками и подрядчиками, 60.2 -расчеты по авансам выданным, 60.3 – просроченные расчеты.

А также рекомедовановнедрить систему расчетов электронными деньгами. При внедрении данного мероприятия ООО «Прованс» сэкономит 7800 руб. в год. Кроме того было предложены установить программу Банк-клиент, что сэкономит около 24 тыс. руб. средств организации в год.