3.4. Функции бухгалтерии в части учета операций грк

3.4.1. Работник Почтамта/МСЦ, ответственный (диспетчер, работник назначенный приказом) за сбор заявок на высылку подкреплений в ОПС накануне дня получения подкрепления денежной наличности из банка, передает в бухгалтерию Почтамта/МСЦ распоряжение ф. МС-45 (приложение № 17 к Порядку ведения кассовых операций организациями Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи РФ, утвержденного генеральным директором Федерального управления почтовой связи при МС РФ от 11.08.1995) в двух экземплярах, с заполненной графой 2 в части затребованных ОПС сумм.

3.4.2. Бухгалтерия согласовывает указанные суммы с руководителем Почтамта/МСЦ (либо лицом на это уполномоченным), и, в свою очередь, проставляет в графе 3 ф. МС-45 суммы, утвержденные к высылке.

В этот же день на основании утвержденного руководителем Почтамта/МСЦ (либо лицом на это уполномоченным) распоряжения ф. МС-45, сотрудник бухгалтерии составляет заявку в произвольной форме для заказа денежной наличности в банке. По договоренности с обслуживающим банком, заявка может быть представлена по факсимильной связи по электронной почте или по телефону.

3.4.3. В день получения наличных денежных средств из банка бухгалтерия выписывает денежный чек на сумму, указанную в ф. МС-45.

На основании денежного чека оформляется и регистрируется в журнале ф. КО-3 приходный кассовый ордер ф. КО-1, который передается на исполнение в ГРК.

3.4.4. На утвержденные к высылке из ГРК суммы составляется и регистрируется в журнале ф. КО-3 расходный кассовый ордер ф. КО-2 и с приложенной ф. МС-45 передается на исполнение в ГРК.

3.4.5. После составления препроводительных писем ф. МС-4 на ОПС, начальник (кассовый работник) ГРК заполняет графу 4 ф. МС-45 и передает второй экземпляр в бухгалтерию для последующей сверки с итоговыми записями в Дневнике ф. 130 (утвержденный приказом Предприятия от 28.04.2007 № 181-п) в части сумм, высланных в ОПС подкреплений.

3.4.6. В день сдачи сверхлимитных остатков денежной наличности в банк бухгалтерия выписывает расходные кассовые ордера ф. КО-2:

- отдельно на сумму средств, полученных в рамках деятельности платежного агента;

- отдельно на сумму прочих сверхлимитных остатков.

Основанием для составления расходного ордера на сумму средств, полученных в рамках деятельности платежного агента, является информация, отраженная в сводке «Сведения о принятых платежах в рамках деятельности платежного агента» (приложение № 7 к изменениям Инструкции). При этом итоговая сумма собранных платежей, подлежащая сдаче на агентский банковский счет, уменьшается на средний процент удерживаемого агентского вознаграждения на основании графы 9 отчета по принятым и зачисленным платежам в рамках деятельности платежного агента (приложение № 6 к настоящей инструкции). Подготовленные расходные ордера бухгалтерия передает в ГРК.

Подтверждением расхода средств по кассе служит квитанция к объявлению на взнос наличными, предъявляемая работником предприятия, ответственным за сдачу денежных средств, по возвращению из банка.

В случае сдачи денежной наличности через стороннюю службу инкассации подтверждением расхода средств будет служить 2-й, 3-й экземпляры препроводительной ведомости с росписью инкассатора и печатью. При этом если сумма, указанная во 2-м экземпляре препроводительной ведомости будет отличаться от суммы расходного кассового ордера, то в ГРК выписывается либо дополнительный расходный кассовый ордер, либо приходный кассовый ордер, а с кассира берется объяснительная.

На денежные документы, сдаваемые в банк, оформляется отдельный расходный кассовый ордер.

3.4.7. Ежедневно, ГРК передает в бухгалтерию справку о высланных из ОПС сумках со сверхлимитными остатками денежной наличности ф. МС-44(приложение № 12 к Порядку ведения кассовых операций организациями Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи РФ, утвержденного генеральным директором Федерального управления почтовой связи при МС РФ от 11.08.1995).

В бухгалтерии Почтамта/МСЦ на основании документов справок ф. МС-44 и препроводительных писем МС-4 ведется накопительная ведомость по каждому ОПС о высланных из ОПС и полученных ГРК суммах денежной наличности

3.4.8. Бухгалтерия по деятельности платежного агента ежемесячно формирует отчет на основании сверки данных бухгалтерского учета по суммам средств, принятых от плательщиков, с суммами, зачисленными на агентские счета в банки.

Формы отчетов приведены в Приложении № 5 (отчет по почтамту) и в Приложении № 6 (сводный отчет по филиалу) к настоящей инструкции.

В филиалах, в которых бухгалтерский учет не централизован, отчеты, сформированные бухгалтериями почтамтов, направляются в бухгалтерию филиала, где формируется сводный отчет. При этом отчеты предварительно передаются на утверждение руководителю почтамта, который, руководствуясь информацией о среднем проценте удерживаемого вознаграждения предприятия в отчетном месяце (графа 8), устанавливает процент удержания на следующий месяц (графа 9).

В филиалах, в которых бухгалтерский учет полностью централизован, формируется только один сводный отчет. После формирования сводного отчета последний утверждается руководителем филиала (либо уполномоченным им лицом). При утверждении сводного отчета руководитель вправе принять установленный почтамтом, либо установить другой процент удержания на следующий месяц в графе 9.

В филиалах, в которых бухгалтерский учет централизован частично, т.е. присутствуют договора по деятельности платежного агента, учет по которым ведется как на уровне почтамтов, так и на уровне филиала, бухгалтерии почтамтов формируют отчеты только в части первой строки и передают их в бухгалтерию филиала, где отчеты дополняются в части второй и третьей (итоговой) строки. Процедура формирования и утверждения сводного отчета аналогична вышеизложенному.

3.4.9. По мере получения утвержденного руководителем филиала сводного отчета ГРК производит корректировку суммы сдаваемой наличности на агентский счет на сумму разницы, указанную в графе 7 отчета по принятым и зачисленным платежам в рамках деятельности платежного агента (приложение № 6 к настоящей инструкции).