4.Види листів та правила їх оформлення

Діловий лист - узагальнена назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування між установами, організаціями, відомствами.

Найголовнішим кваліфікаційним ознакою для ділових листів є функціональний ознака, тобто та комунікативна функція, яку виконує дане діловий лист.

За комунікативної функції можна розділити всі ділові листи на чотири види:

• повідомні - листи, що повідомляють важливу інформацію, яка ініціює ухвалення управлінського рішення;

• креативні - листи, що дозволяють розширити сферу ділових відносин між комунікантами або створювати нові ділові контакти;

• корекційні - листи, уточнюючі взаємні позиції комунікантів;

• емотивні - листи, що сприяють вираженню почуттів і відносин до подій і ситуацій.

• Повідомні листи (інформаційні) - вид ділових листів, існуючих для передачі значимої інформації комуніканта з метою прийняття ним необхідного рішення або здійснення необхідного дії.

Основні різновиди цього виду ділового листа: лист-інформація, лист-повідомлення, лист-повідомлення, лист-повідомлення, лист-нагадування, лист-вимогу, лист-супровід, рекламний лист, відкритий лист.

• Лист-повідомлення - діловий лист, в якому автор інформує адресата про якісь події, факти, заходах, що представляють взаємний інтерес. Листи-повідомлення найбільш яскраво представляють жанрову різновид повідомних листів. Лист-повідомлення може бути ініціативним або бути відповіддю на лист-прохання або лист-запит. Лист-повідомлення може розпочинатися з обґрунтування або з викладу повідомляється інформації

При складанні листів-відповідей повинен дотримуватися принцип мовного паралелізму: у тексті листа-відповіді слід використовувати ті ж мовні звороти, які використовував автор в ініціативному листі. Крім того, не слід посилання на надійшло лист включати в текст листа-відповіді (на Ваш лист від ___ № ___), оскільки в складі реквізитів бланка є реквізит "Посилання на дату і номер документа, що поступив".

• Супровідний лист - діловий лист, яке вказує на факт відправлення доданих до листа документів та інших матеріальних цінностей, що не мають адресної частини.

Супровідний лист складається для повідомлення адресату про направлення документів (договорів, контрактів, каталогів, протоколів, специфікацій, актів і т.д.). Текст супровідного листа може містити додаткову інформацію, що пояснює зміст тих матеріалів, які складають додаток до супровідного листа. У цьому випадку спочатку говориться про направлення матеріалів, а потім викладаються пояснення.

• Лист-нагадування або лист-вимога - це діловий лист, що використовується у випадках, коли організація-адресат не виконує свої функціональні обов'язки або прийняті домовленості.

Мета листа: змусити адресата виконати взяті на себе зобов'язання. Тональність листа може бути нейтрально-нагадує і загрозливо-вимогливою.

У тексті листа можлива посилання на офіційний документ, в якому зафіксовані зобов'язання сторін або обставини, у зв'язку з якими організація зобов'язана зробити певні дії, і потім прохання чи вимога виконати ці дії. Наприклад: "нагадуючи про ...", "просимо ...", "враховуючи ...", "вимагаємо

• Креативні листи (творчі) - вид ділових листів, націлених на розширення сфер ділових відносин між комунікантами і на "зав'язування" нових ділових відносин. Основні різновиди цього виду листи наступні: лист-прохання, лист-запит, лист-заявка, лист-замовлення, лист-пропозицію, лист-запрошення.

• Лист-прохання - діловий лист, що направляється з метою отримання чого-небудь або з метою ініціювання будь-яких дій, необхідних адресанту.

Листи-прохання містить, як правило, обгрунтування прохання і виклад самого прохання. Обгрунтування може бути відсутнім у випадках очевидності прохання. Ключовим виразом для формулювання прохання є дієслово "просити": в першій особі єдиного ("прошу") або множини ("просимо") плюс інший дієслово у формі інфінітива.

Лист-запит - діловий лист, що направляється з метою отримання будь-яких офіційних відомостей чи документів.

В обґрунтуванні цього підвиду листи можуть міститися посилання на законодавчі та інші нормативні акти і документи. Наприклад:

Відповідно до п. ... Постанови Уряду Російської Федерації від ... № ... "Про деякі заходи ..." просимо Вас повідомити ...

В основному листи-запити складаються так само, як і листи-прохання.

Листи-прохання і листи-запити припускають обов'язкову реакцію адресатів у вигляді листів-відповідей.

Лист-відповідь виступає як залежний по композиції і тематиці текст по відношенню до первинного листом-прохання або листом-запитом. У відповіді має бути посилання на первинне лист і його тему, повинні збігатися обсяг інформації, аспекти змісту і послідовність їх викладу, повинні бути присутніми загальна термінологія і єдина система посилань.

• Лист-пропозиція - діловий лист, що направляється потенційному партнеру з яким-небудь діловою пропозицією (угоди, співробітництва, переговорів, послуг, товарів тощо). Ключові фрази листи-пропозиції: "пропонуємо Вам ..."; "у зв'язку з ... пропонуємо Вам ..."; "з метою подальшого вдосконалення ... пропонуємо Вашій увазі ..."

• Лист-запрошення - діловий лист, що направляється конкретній особі, низці осіб чи масовому адресату з метою їх участі в планованому заході. Як правило, листи-запрошення адресуються конкретній особі, тому в них використовується особисте звернення: Шановний (ім'я та по батькові)!• Шановна пані (прізвище).Шановні колеги!

Якщо лист-запрошення направляється відомим і шанованим особам або у вищестоящі організації, органи влади і управління, то в листі повинна бути справжня підпис керівника організації. Такі запрошення не можна передавати по факсу, а слід розсилати поштою або передавати з кур'єром.

• Корекційні листи (уточнюючі) - вид ділових листів, націлених на уточнення взаємних позицій комунікантів (згода-незгода, гарантія-підтвердження, претензія та ін.).

Основні різновиди цього виду письма: лист-згода, лист-відмову, лист-гарантія, лист-підтвердження та ін.

• Лист-згода - діловий лист, в якому дається позитивну відповідь на лист-прохання або лист-запит.

• Лист-відмова - діловий лист, в якому дається негативна відповідь на лист-прохання або лист-запит.

Ці різновиди листів є відповідними листами, в яких повинен дотримуватися принцип мовного паралелізму: у тексті листа-відповіді використовуються ті ж мовні звороти, які були і в ініціативному листі.

Лист-відповідь може починатися словами: "Повідомляємо Вам", "Сповіщаємо Вас".

• Лист-гарантія (гарантійний лист) - діловий лист, що представляє собою підтвердження певних зобов'язань перед організацією або окремою особою.

Листом можуть гарантуватися оплата роботи, послуг, оренди, продукції і т.д .; терміни виконання роботи, повернення кредиту, поставки товарів і т.д .; якість робіт, товарів, послуг і т.д. Гарантійні листи носять підкреслено юридичний характер, відповідаючи за статусом документам договірного характеру. Ключові фрази гарантійного листа: "оплату (надання послуг і т.д.) гарантуємо"; "оплату гарантуємо з розрахункового рахунку № ..."; "гарантуємо перерахування грошових коштів протягом ... днів"; "гарантуємо оплату робіт за договором від ... протягом трьох днів після доставки обладнання"; "фірма" Фелікс "гарантує ..."; "повернення кредиту гарантуємо".

• Лист-підтвердження - діловий лист, яке засвідчує отримання організацією-адресатом важливих матеріалів (документів, відомостей, листів, каталогів, прейскурантів, специфікацій і ін.) І санкціонує будь-які домовленості (дату переговорів, умови угоди, ціну та ін.). Ключові фрази листа-підтвердження: "з вдячністю підтверджуємо отримання ..."; "із задоволенням підтверджуємо згоду на ..."; "на підтвердження своєї згоди з ..."; "висилаємо Вам наше підтвердження ..."; "підтверджуючи нашу попередню домовленість"; "ТОВ" Світлана "підтверджує ..."; "підтримуємо Ваше (намір, пропозиція, звернення)".

• Емотивні письма - вид ділових листів, спрямованих на здійснення емоційного зв'язку між комунікантами, що дозволяють висловлювати увагу до партнера, демонструвати різні емоції по якого-небудь значного приводу в структурі ділових відносин.

Основні різновиди цього виду письма: лист-привітання, лист-подяка, лист-співчуття, лист-вибачення та ін.

• Лист-привітання - діловий лист, що направляється на адресу посадової особи чи організації в урочистих і знаменних випадках.

Приводом для поздоровлення можуть бути офіційні свята, значні події в житті людини і в діяльності організації.

Ключові фрази листи-привітання: "вітаємо Вас у зв'язку з ..."; "ми щиро (серцево) вітаємо Вас з ..."; "прийміть паші (мої) щирі вітання з нагоди ..." -, "від імені ... і від себе особисто вітаю Вас з.

У компліментарної частини звичайно викладаються основні етапи життя і діяльності особи, до якої звернене поздравление, перераховуються основні досягнення та гідності ювіляра, але слід уникати перебільшених і улесливих компліментів, що порушують стриманий тон ділового листа.

• Лист-подяка - діловий лист, що направляється в організацію або посадовій особі з виразом вдячності за скоєні дії. Подяка може бути виражена за різні позитивні дії адресата: за прояв уваги, за одержаний лист, за запрошення на якийсь захід або за участь у ньому, за надані послуги або за гостинність та ін.

Ключові фрази листи-подяки: "дякую Вам за участь у ..."; "дякуємо за надану допомогу ..."; "ми вдячні Вам за підтримку ..."; "дозвольте подякувати Вам за запрошення ..."; "дозвольте висловити Вам (щиру) подяку за надану гостинність"; "висловлюємо подяку від імені ..."; "ми вдячні Вам за те, що ...".

• Лист-співчуття - діловий лист, що направляється в організацію чи конкретній особі для вираження співчуття у трагічних життєвих ситуаціях.

У листі-співчутті використовуються наступні ключові фрази: "прийміть паші найглибші (щирі) співчуття з приводу втрати ..."; "з глибокою скорботою ми дізналися про кончину ..."; "хочемо висловити нашу глибоку скорботу з приводу смерті ..."; "прийміть, будь ласка, від імені (назва організації) наші співчуття з приводу втрати.

• Лист-вибачення - діловий лист, автор якого приносить свої вибачення адресату за заподіяні незручності. Етикет ділового спілкування передбачає необхідність пояснення причин, через які адресант (автор листа) не зміг виконати зобов'язання.

Ключові фрази листи-вибачення: "приносимо свої (глибокі) вибачення за те, що ..."; "дозвольте принести (Вам) свої вибачення за ..."; "ми хотіли б вибачитися перед Вами за ...".

Якщо ви з яких-небудь причин не можете або не хочете вдаватися в пояснення причин події, то можна використовувати наступні фрази: "через непередбачених обставин ..."; "через несподівану ситуації, викликаної ..."

Розглянуті різновиди ділових листів рідко зустрічаються в чистому вигляді. Наприклад, гарантійний лист, як правило, складається з двох частин: формулювання прохання і вираження гарантії. У супровідному листі зазвичай спочатку повідомляється про направлення будь-яких матеріалів, а потім викладається прохання розглянути ці матеріали і дати, наприклад, на них відгук до певного терміну.

Ділове лист, що містить кілька аспектів, називається складним (багатоаспектним). Виклад кожного нового аспекту в листі починається з нового абзацу. Структура листи відрізняється жорсткою організацією: спочатку дасться інформація про реальні обставини, причини, умови, мотиви чи мети, побулівшіх адресанта написати лист, потім слідує декларативне висловлювання (прохання, пропозиція, вимога та ін.).