Лабораторные по Excel / MS_Office_97_2000_Система_электронных_таблиц_Excel
.pdfФедеральное агентство по образованию
__________________________________
Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ»
_____________________________________
Пакет прикладных программ MS Office 97/2000: Система электронных таблиц Excel
Методические указания к лабораторным работам
Санкт-Петербург Издательство СПбГЭТУ «ЛЭТИ»
2005
PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com
УДК 656.073.433(075)
Пакет прикладных программ MS Office 97/2000: Система электронных таблиц Excel: Методические указания к лабораторным работам / Сост.: О. Ю. Белаш, А. Н. Ветров, Е. Е. Котова; Под ред. проф. Н. Н. Кузьмина. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ «ЛЭТИ», 2005. 64 с.
Знакомят с особенностями ситуационного использования элементов ин- терфейса, методологией форматирования разнотипных данных в основе лис- та рабочей книги, построением диаграмм, инкапсуляцией графических объ- ектов, использованием разнородных функций для реализации аналитически- численных расчетов с фильтрацией данных, подбором параметров, поиском решений, формированием итогов, консолидацией информационных массивов в системе электронных таблиц Excel пакета прикладных программ MS Office
97/2000.
Предназначены для студентов специальностей 071900 – Информацион- ные системы в технике и технологиях, 210100 – Управление и информатика в технических системах.
Утверждено редакционно-издательским советом университета
в качестве методических указаний
© СПбГЭТУ «ЛЭТИ», 2005
2
PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com
Лабораторная работа № 1
ПАКЕТ MS OFFICE: ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ EXCEL
Цель работы:
∙ознакомление с основными элементами окна табличного процес- сора Excel, со способами получения справочной информации, структурой рабочей книги и рабочего листа;
∙получение практических навыков по сохранению рабочего про- странства, ведению рабочих книг и навигации на рабочем листе.
1.1.Основные элементы окна системы электронных таблиц Excel
Окно табличного процессора Excel for Windows имеет строку меню, па- нели инструментов, строку формул, строку состояния и одно или несколько окон рабочих книг.
Панель инструментов представляет собой набор кнопок, с помощью ко- торых выполняются различные команды Excel без вызова их через строку меню. Задержка указателя мыши на любой кнопке меню приводит к высве- чиванию подсказки об этой кнопке. Просмотреть список доступных в данный момент панелей инструментов, выбрать необходимые и осуществить их на- стройку можно с помощью команды Панели инструментов (Toolbars) из меню Вид (View). Щелчок правой кнопкой мыши в области любой панели инструментов приводит к вызову контекстного меню панелей инструментов. Контекстное меню позволяет выбрать необходимые панели инструментов и настроить их с помощью команды Настройка (Customize). Эта команда по- зволяет добавить или удалить кнопку из любой панели инструментов про- стым перемещением этой кнопки с помощью мыши.
Каждую панель инструментов можно переместить мышью в пределах окна приложения Excel, поместив указатель мыши между кнопками переме- щаемой панели. Вернуть панель инструментов на исходное место можно с помощью двойного щелчка на строке ее заголовка.
Строка формул, располагающаяся под панелями инструментов, ис- пользуется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах.
Строка состояния, расположенная в нижней части окна Excel, содержит информацию о выбранной команде или выполняемой операции.
3
PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com
Строку формул и строку состояния можно скрыть, выбрав соответст-
венно команды Строка формул (Formular Bar) и Строка состояния (Status Bar) из меню Вид (View). Повторный выбор этих команд возвращает указан- ные элементы окна.
Все элементы экрана за исключением меню можно скрыть с помощью команды Во весь экран (Full Screen) из меню Вид (View).
1.2. Получение справочной информации
Для получения справки о любом элементе экрана и любой команде нужно щелкнуть на вкладке Что это такое? (What is Such?) меню Справка (Help), а затем на том элементе или команде, о которых необходимо полу- чить справочную информацию.
В состав Excel также входит мастер подсказок, который выводит под- сказки, относящиеся к выполняемым пользователем действиям. Для вывода окна мастера подсказок необходимо выбрать опцию Показать помощника (Show Tip Wizard) в меню Справка (Help). Когда у мастера подсказок есть совет для пользователя, то лампочка на кнопке становится желтой. Кнопки со стрелками вверх и вниз справа от окна мастера подсказок позволяют про- смотреть подсказки, которые относились к предыдущим действиям пользо- вателя на протяжении данного сеанса работы.
Кнопка Справка по Microsoft Excel (Help Microsoft Excel), находящаяся на панели инструментов Стандартная (Standard), позволяет получить более подробную информацию, связанную с контекстно-зависимой подсказкой.
Каждую конкретную подсказку мастер подсказок выводит не более од- ного раза в течение сеанса работы Excel. Во время последующих сеансов подсказка повторяется только в том случае, если действие, связанное с ней, выполняется не менее трех раз.
Чтобы очистить журнал мастера подсказок (например, если работу на- чинает новый пользователь), необходимо нажать правую кнопку мыши на изображении помощника и выбрать команду Параметры (Options), затем во вкладке Параметры (Options) открывшегося окна Помощник (Tip Wizard) нажать кнопку Очистить журнал (Clear magazine). Поиск справочной информации по работе с Excel возможен также с помощью команд меню
Справка (Help).
Команда О программе (About) этого меню позволяет отобразить ли- цензионную информацию и версию приложения Excel.
4
PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com
1.3. Окна рабочих книг и режимы просмотра
Рабочая книга – это файл Excel с расширением .xls.
Создание новой рабочей книги, открытие существующей, сохранение и закрытие рабочих книг осуществляются с помощью команд меню Файл (File) или соответствующих кнопок панели инструментов Стандартная (Standard). В нижней части меню Файл (File) имеется список последних рабочих книг, которые открывались в предыдущем сеансе работы Excel. Выбор рабочей книги из этого списка осуществляет ее загрузку в текущем сеансе работы.
Каждая рабочая книга загружается в свое собственное окно, которое можно свернуть, развернуть, переместить, изменить размеры и закрыть. Спи- сок окон рабочих книг, открытых в текущем сеансе работы Excel, можно просмотреть в нижней части меню Окно (Window). Это меню имеет также следующие возможности работы с окнами рабочих книг:
Новое (New Window) – открытие нового окна, содержащего копию рабочей книги активного окна (если содержимое рабочей книги из- меняется в одном окне, то все остальные окна, содержащие ту же ра- бочую книгу, отразят эти изменения) – названия окон отличаются номерами;
Расположить (Arrange) – задание способа упорядочивания распо- ложения окон открытых рабочих книг; если установлен флажок
Только окна текущей книги (Windows of Active Workbook), то происходит упорядочивание окон только активной рабочей книги;
Скрыть (Hide) – скрытие окна активной рабочей книги;
Отобразить (Unhide) – показ скрытого ранее окна рабочей книги;
Разделить (Split) – разбиение окна рабочей книги на два или четыре подокна, что позволяет осуществлять независимую прокрутку раз- личных частей рабочей книги и просматривать ее в разных режимах; после разбиения окна эта команда заменяется на Снять разделение
(Remove Split);
Закрепить области (Freeze Panes) – отмена прокрутки в верхнем,
левом или обоих подокнах разбиения; для отмены фиксации эта ко-
манда заменяется на Снять закрепления областей (Unfreeze Panes).
Для разбиения окна на отдельные подокна можно перемещать маркеры разбиения, представляющие собой черные полоски, находящиеся сверху
5
PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com
вертикальной полосы прокрутки и справа горизонтальной полосы прокрутки окна рабочей книги. Для удаления разбиения надо дважды щелкнуть по мар- керу разбиения или полосе разбиения.
Excel позволяет просматривать рабочую книгу с различным увеличе- нием. С этой целью используется поле ввода Масштаб (Zoom Control) па- нели инструментов Стандартная (Standard) или команда Масштаб (Zoom) из меню Вид (View), которая позволяет настроить степень увеличения.
1.4. Ведение рабочей книги
Рабочая книга может содержать любое число (от 1 до 255) рабочих лис- тов, которые по умолчанию называются Лист 1 (Sheet 1), Лист 2 (Sheet 2),
..., Лист i (Sheet i). Имена рабочих листов выведены на ярлычках в нижней части окна рабочей книги. Щелкая по ярлычкам, можно переходить внутри рабочей книги от одного рабочего листа к другому. Ярлычок активного ра- бочего листа выделяется цветом, а название этого листа оформлено полу- жирным шрифтом.
Если ярлычок нужного рабочего листа не виден, то надо воспользовать- ся кнопками прокрутки ярлычков, находящимися слева от ярлычков рабочих листов. Эти кнопки позволяют переходить к первому, предыдущему, после- дующему или последнему ярлычку.
Изменить число видимых ярлычков рабочих листов можно также, пере- мещая маркер разбиения ярлычков, находящийся между ярлычками рабочих листов и горизонтальной полосой прокрутки. Двойной щелчок по маркеру разбиения ярлычков восстанавливает его положение.
Пользователь может определять число рабочих листов в создаваемых рабочих книгах, принимаемое по умолчанию. Эта характеристика задается по команде Параметры (Options) из меню Сервис (Tools) во вкладке Об-
щие (General) в поле Листов в новой книге (Sheets in New Workbook).
Если курсор мыши находится на ярлычке рабочего листа, то щелчком правой кнопкой мыши можно вызвать контекстное меню команд манипули- рования рабочими листами:
Добавить (Insert) – открывшееся диалоговое окно Вставка (Insert) позволяет вставить новый рабочий лист перед выделенным рабочим листом с определением типа вставляемого рабочего листа:
Лист (Sheet) – обычный рабочий лист, содержащий данные и фор- мулы для вычислений;
6
PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com
Диаграмма (Chart) – лист с графической диаграммой для нагляд- ного представления данных;
Междун. лист макросов (Intern. Macro Worksheet) – лист, в ко-
тором хранятся макросы в виде кода Visual Basic и пользователь- ские функции;
Окно диалога Excel 5.0 (MS Excel 5.0 Dialog) – лист с экранной формой представления данных;
Макрос MS Excel 4.0 (MS Excel 4.0 Macro) – лист макросов MS Excel версии 4.0.
Удалить (Delete) – удаляет выделенный рабочий лист;
Переименовать (Rename) – переименовывает выделенный рабочий лист (новое имя может иметь до 31 символа, включая пробелы);
Переместить/скопировать (Move or Copy) – перемещает или копи-
рует (при установленном флажке Создавать копию (Create a Copy)) выделенный рабочий лист в другую рабочую книгу или на другое место в той же рабочей книге;
Выделить все листы (Select All Sheets) – выделяет все имеющиеся рабочие листы.
Переместить выделенный рабочий лист можно также, протаскивая с помощью мыши ярлычок этого листа вдоль ряда ярлычков. Если при этом удерживать нажатой клавишу Ctrl, то будет выполняться не перемещение, а копирование рабочего листа.
Удалять, перемещать и копировать можно в пределах группы рабочих листов. Для этого первоначально необходимо выделить такую группу.
Чтобы выделить группу смежных рабочих листов, необходимо щелк- нуть на ярлычке первого рабочего листа из группы, а затем, удерживая нажа- той клавишу Shift, на ярлычке последнего рабочего листа из группы.
Чтобы выделить группу несмежных рабочих листов, надо щелкнуть на ярлычке первого рабочего листа из группы, а затем, удерживая нажатой кла- вишу Ctrl, на ярлычках остальных рабочих листов из группы.
Описанные выше команды манипулирования рабочими листами могут быть вызваны также через вкладку меню Правка (Edit): Удалить лист
(Delete Sheet), Переместить/скопировать лист (Move or Copy Sheet), че- рез меню Вставка (Insert): Лист (Sheet), Диаграмма (Chart) или через меню Формат (Format): Лист (Sheet) (эта команда позволяет не только
7
PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com
переименовать рабочий лист, но и скрыть его или вывести скрытые рабочие листы рабочей книги).
1.5. Сохранение рабочего пространства
Рабочее пространство – это открытые рабочие книги вместе с размером и расположением их окон на экране. Рабочее пространство сохраняется в файле с расширением .xlw. Сохранить рабочее пространство можно по ко-
манде Сохранить рабочую область (Save Workspace) из меню Файл
(File). Excel предлагает имя resume.xlw в качестве имени файла рабочего пространства по умолчанию. Пользователь может задать другое имя.
Чтобы загрузить сохраненный файл рабочего пространства, надо выбрать соответствующий файл в команде Открыть (Open) из меню Файл (File).
1.6. Строение рабочего листа и навигация
Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из столбцов и строк. Столбцы идентифицируются латинскими буквами (A, B, C, ..., Z, AA, AB, ..., AZ, BA, ...), а строки – цифрами (1, 2, 3, ...). Рабочий лист содержит 256 столбцов и 16 384 строки.
На экране виден не весь рабочий лист, а всего лишь его небольшая часть, ограниченная размерами окна. Горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки позволяют выводить на экран различные части рабочего листа.
Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячей- ка имеет уникальный адрес, определяемый столбцом и строкой, на пересече- нии которых она находится (например, A2, C4, D10 и далее). Самая нижняя правая ячейка рабочего листа имеет адрес IV16384.
Активной называется ячейка, которая в данный момент выделена ши- рокой рамкой. Во вновь открытом рабочем листе это всегда ячейка A1. Адрес активной ячейки высвечивается в поле имени, находящемся слева от строки формул. Только в активную ячейку можно вводить данные.
Для перехода в другую ячейку требуется установить на нее курсор мы- ши и кликнуть левой кнопкой. Эта ячейка станет активной.
Перед выполнением большинства команд в Excel необходимо выделить ячейки, с которыми будет производиться работа. Можно выделить одну ячейку или интервал смежных или несмежных ячеек. Если выделена одна ячейка, то она окружается широкой рамкой.
8
PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com
Признаком выделения интервала является изменение цвета его ячеек. Для снятия выделения необходимо щелкнуть мышью в любом месте рабо- чего листа.
Для выделения интервала смежных ячеек надо при нажатой левой кноп- ке мыши протащить курсор от первой ячейки интервала до его последней ячейки. Другим способом выделения интервала смежных ячеек является вы- деление первой ячейки интервала, а затем его последней ячейки при одно- временном нажатии клавиши Shift.
Для выделения несмежных ячеек и интервалов ячеек надо выполнять выделение с одновременным нажатием клавиши Ctrl.
Чтобы выделить строку или столбец, надо щелкнуть по заголовку стро- ки или столбца. Заголовок строки – это серая область с числом слева от каж- дой строки. Заголовок столбца – серая область с латинской буквой сверху каждого столбца. Протаскивая указатель мыши по заголовкам строк или столбцов, можно выделить несколько смежных строк или столбцов. Клавиши Shift и Ctrl при выделении строк и столбцов играют ту же роль, что и при выделении интервалов ячеек.
Чтобы выделить все ячейки рабочего листа, надо щелкнуть мышью на прямоугольнике в верхнем левом углу рабочего листа, где пересекаются по- лосы заголовков строк и столбцов.
Содержание работы
1.Ознакомьтесь с методическими указаниями.
2.Изучите назначение структурных элементов окна системы элек- тронных таблиц Excel.
3.Изучите назначение имеющихся панелей инструментов.
4.Осуществите взаимное перемещение панелей в окне системы элек- тронных таблиц Excel.
5.Выполните настройку какой-либо панели инструментов (вначале добавьте, а затем удалите какую-либо кнопку).
6.Рассмотрите варианты скрытия и отображения элементов окна таб- личного процессора Excel.
7.Вызовите справочную информацию с помощью кнопки Справка по
Microsoft Excel панели инструментов Стандартная (Standard).
8.Активизируйте мастер подсказок и изучите работу с ним.
9.Измените размеры окна рабочей книги, сверните и разверните его.
9
PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com
10.Создайте новую рабочую книгу.
11.Исследуйте действия команд меню Окно (Window) и способы раз- биения окна рабочей книги.
12.Рассмотрите структуру рабочей книги.
13.Просмотрите рабочую книгу с различной степенью увеличения.
14.Каким образом определить активный рабочий лист?
15.Изучите способы перемещения между рабочими листами.
16.Определите число рабочих листов в создаваемых рабочих книгах, принимаемое по умолчанию.
17.Выполните операции вставки, переименования, перемещения, копи- рования и удаления одного рабочего листа внутри рабочей книги.
18.Опробуйте способы выделения группы рабочих листов и выполните их копирование в другую рабочую книгу.
19.Скройте группу рабочих листов, а затем отобразите часть рабочих листов из этой группы.
20.Какие элементы включает рабочее пространство табличного про- цессора Excel?
21.Сохраните открытое рабочее пространство, закройте все окна рабо- чих книг и загрузите сохраненный файл рабочего пространства.
22.Какие элементы включает структура рабочего листа?
23.Что такое ячейка и адрес ячейки?
24.В каком случае ячейка является активной?
25.Рассмотрите горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки для вывода на экран различных частей рабочего листа.
26.Переместитесь несколько раз между ячейками, наблюдая изменение адреса активной ячейки в поле имени.
27.Перейдите к нижней правой ячейке рабочего листа, набрав ее адрес в поле имени.
28.Рассмотрите способы выделения строк и столбцов, а также всех яче- ек рабочего листа.
29.Выделите несколько строк и переместите их в другое положение.
30.Выделите несколько столбцов и удалите их.
31.Изучите способы выделения смежных и несмежных групп ячеек.
32.Закройте приложение Excel.
10
PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com