31. Основные принципы учета документов Архивного Фонда Российской Федерации. Система учетных документов в архивах
..docx31. Основные принципы учета документов Архивного Фонда Российской Федерации. Система учетных документов в архивах.
План: определение понятия «учет архивных документов»; принципы учета документов; основные этапы учетной деятельности; единица учета архивного документа; система основных учетных документов государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления.
Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.
Государственному учету подлежат все документы АФ РФ – гос. и негос. части постоянного срока хранения.
Основные принципы учета:
Централизация учета – регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими док-ты гос. части АФ РФ и собственниками док-ов негос.части АФ РФ.
Унификация учета – преемственность учета архивных док-в на всех этапах работы с ними (единство учетных док-в).
Динамичность учета – любое движение док-в архива должно быть своевременно отражено в учетных формах.
Полноты и достоверности гос. учета – док-ты, давно уничтоженные и которые, якобы поступили на комплектование не должны числиться хранящимися.
Учет складывается из следующих этапов:
-
подсчет количества документов в архиве;
-
регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
-
заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
-
составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Единица учета арх.док-та - это единица измерения количества документов в архиве. Единицы учета АФ РФ - архивный фонд (или приравненная к нему арх.коллекция); единица хранения; отдельный обособленный док-т.
Учетный документ - документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
К внутренним документам относится:
-
книга поступлений – фиксирует все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание.
-
список фондов - перечень официальных наименований и номеров хранилищ, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров.
-
лист фонда - содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о документах.
-
архивная опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
-
дело фонда - ведется на каждый фонд
Документы централизованного государственного учета
-
паспорт архива организации - содержит сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива за год.
-
паспорт государственного архива
-
карточка фонда - содержит название, сведение о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения.