ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТВЕРСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Курсовой проект на тему «Документационное обеспечение сетевого управления в информационных системах. Организация доступа и использования информационных ресурсов в коммуникационных сетях (на конкретном примере)»

по дисциплине: «Информационный менеджмент»

Выполнил: студент 4 курса ЗФ

Специальности: 080801, ПИЭ

Шифр: 07518р

Алексеев Е.И.

Принял:

Цибарев М.В.

г. Ржев 2011 г.

Содержание

Необходимость внедрения информационных систем документационного обеспечения управления………………………………………………………3

Основные задачи, решаемые ИС ДОУ……………………………………….5

Составные компоненты процесса внедрения ИС ДОУ……………………..8

Общие рекомендации по выбору ИС ДОУ…………………………………..9

Проблемы внедрения ИС ДОУ и роль компании-внедренца……………….10

Способ организации упрощенного доступа к накопленным гетерогенным информационным ресурсам……………………………………………………...13

1. Предлагаемое решение проблемы организации доступа к информационным ресурсам……………………………………………………………..14

2. Профилированные доставочные интерфейсы пользователя………15

3. Примеры организации упрощенного доступа к накопленным гетерогенным информационным ресурсам………………………………………….19

Список источников……………………………………………………………..21

Необходимость внедрения информационных систем документационного обеспечения управления.

На сегодняшний день документ{1} является основным способом управления и представления информации в любой современной организации. Это справедливо как для государственного учреждения, так и для коммерческого предприятия. Фактически способность принятия верных решений и грамотной реакции на возникающие ситуации сегодня зависит не только от таланта и опыта руководителя, но и от качества организации и степени использования информационных ресурсов предприятия. Малоэффективное использование имеющейся информации, например, утрата, неполучение вовремя важного документа, по сути является синонимом лишних затрат, потери времени и упущенных возможностей. Проследим, как связаны между собой такие процессы как управление компанией и организация системы делопроизводства{2} и документооборота{3}. ----- {1}Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определённым правилам (стандартам), заверенное в установленном порядке. {2}Делопроизводство – комплекс мероприятий по реализации документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия или организации, систематизация архивного хранения документов, обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов; отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. {3}Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приёма и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа; движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. ----- В случае существования компании в условиях неформального управления очевидно, что никакого документооборота в ней по сути нет. Управленческий процесс определяется простой ёмкой фразой: "Шеф сказал – мы сделали". Однако как только вводится определённый формализм в управлении компанией, в организации её бизнес-процессов, возникает насущная необходимость перевода хотя бы части управленческих механизмов на упорядоченную документарную основу. Как результат, в компании возникает система вторичных процессов (делопроизводство), рассматриваемых как "документальное обеспечение управления" (ДОУ) – документальное отражение и поддержка следующих общих управленческих процессов:

• Получение информации, её обработка.

• Анализ, подготовка, принятие решений.

• Выполнение решений.

• Учет и контроль принятых решений.

Появляются службы делопроизводства, основной задачей которых является упорядочение работы с документами. Выполняемые данными службами функции формализованы и закреплены соответствующими российскими государственными и отраслевыми стандартами, нормативными материалами. Однако при введении классического бумажного делопроизводства как правило через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Всё это приводит к путанице и неразберихе, как следствие – к невозможности решения управленческих задач. Если говорить об общих проблемах компаний с традиционной организацией делопроизводства (без использования информационных технологий), то они таковы:

• Потеря документов, а значит и информации.

• Попадание документов и информации, содержащейся в них, в чужие руки.

• Накопление "мусора" из множества документов, назначение и источник появления которых неясны.

• Непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов.

• Избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного и того же документа.

• Большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия.

Существует интересная статистика. Например, известно, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителя работа с документами занимает до 45% рабочего времени, у рядовых сотрудников предприятия – до 30% времени. При этом 30% перемещений сотрудников по офису в той или иной степени связаны с задачей поиска нужных документов, в общем данный процесс отнимает у них около одного месяца в год. 15% бумажных документов безвозвратно теряются, а на согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются. Вполне очевидно, что руководители, наводя порядок в сфере делопроизводства с использованием компьютерных технологий, применяют наиболее простые организационные решения, минимально соответствующие уровню задач компании. Например, часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Данные меры работают, но только до определённого момента. Как только решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются её размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу. Единственный путь решения – автоматизация делопроизводства и документооборота компании путём внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления (сокращённо ИС ДОУ). Основные задачи, решаемые ИС ДОУ.

Рассмотрим ключевые особенности задачи автоматизации делопроизводства и документооборота компании:

• Данная задача находится на стыке традиционных "бумажных" технологий работы с документами и компьютерных технологий.

• Работа с документами не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессах, тесно интегрирована с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации, поэтому необходимо обеспечить соответствующие механизмы интеграции с иными информационными системами.

• Такие факторы, как специфика деятельности компании, её размер, текущая и будущая структура, цели, перспективы развития также оказывают значительное влияние на практическое воплощение задачи автоматизации делопроизводства и документооборота в конкретной компании.

Объектом автоматизации информационной системы является управленческая деятельность. Первоочередной задачей функционирования системы является повышение эффективности управленческой деятельности компании за счет автоматизации всего комплекса работ с документами. Подобная информационная система должна охватить следующие области:

• Документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность).

• Организация документооборота (обеспечение движения, хранения, поиск и использование документов и проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов).

• Систематизация архивного хранения (определение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов, обеспечение поиска информации для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Таким образом, информационная система образует единое информационное пространство{4}, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, включая сопроводительную переписку, в течение всего их жизненного цикла. При этом после завершения "активной жизни" документов система обеспечивает их архивное хранение или фиксацию информации об их уничтожении. ----- {4}Единое информационное пространство – информационно-технологическая инфраструктура, в рамках которой обеспечивается прозрачность и лёгкость непрерывного доступа к любой циркулирующей в рамках комплекса информации. ----- Помимо автоматизации всего жизненного цикла документа, ИС ДОУ решает следующие задачи: - Работа с документами.

• Повышение оперативности и качества работы с документами.

• Исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

• Исключение потерь документов.

• Централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, поручений, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

- Контроль исполнительской дисциплины.

• Автоматизированный контроль над прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.

• Автоматизированный упреждающий контроль над своевременным исполнением документов, поручений руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

• Сокращение сроков прохождения и исполнения документов.

- Общая организация работы компании (Изменение корпоративной культуры).

• Сокращение затрат на бумажные документы, создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии, вплоть до исключения бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия электронного архива.

• Единый порядок организации индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях компании. Унификация управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов. Использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.

• Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников. Повышение доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами, снижение трудозатрат на рутинные операции.

• Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей компании на всех уровнях. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. Слаженная работа всех подразделений. Объединение и ускорение информационных потоков компании.

• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

• Разграничение прав доступа сотрудников к информации. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

Подведём краткие итоги:

• Задача автоматизации документационного обеспечения управления актуальна.

• Очевидным результатом решения данной задачи является повышение эффективности функционирования любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

• Способ решения данной задачи – внедрение информационной системы документационного обеспечения управления.

Составные компоненты процесса внедрения ИС ДОУ.

Процесс внедрения ИС ДОУ можно разделить на следующие основные компоненты: этапы, сроки, стоимость внедрения. Рассмотрим их подробнее. Этапы. Приведём основные этапы процесса внедрения:

• Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.

• Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.

• Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.

• Установка и настройка программного обеспечения, опытная эксплуатация.

• Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.

• Обучение персонала организации.

Этапы могут идти параллельно, некоторые этапы могут отсутствовать или выполняться в "облегчённом" виде. Всё определяется в каждом конкретном случае внедрения ИС ДОУ. Сроки. Основные факторы, от которых зависит срок внедрения системы:

• Класс системы. Внедрение системы автоматизации делопроизводства уровня "набивалка для секретаря" займёт ровно столько времени, сколько потребуется для обучения секретарей работе в системе. Внедрение комплексной системы с большим количеством возможностей может занять гораздо большее время.

• Масштаб внедряемой системы. Количество серверов, рабочих мест, на которых будет эксплуатироваться система, напрямую влияет на сроки внедрения, так как на всех серверах, рабочих местах установить и настроить программное обеспечение, пользователей необходимо обучить, разработать регламенты работы в системе.

• Возможности адаптации системы. Система должна иметь возможность адаптации в соответствии с требованиями заказчика. Это возможно двумя способами – через настройки системы или через изменение программного кода. Очевидно, что адаптация системы проходит быстрее в случае изменения настроек системы.

Стоимость. Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Следует отметить, что системы одного класса стоят примерно одинаково. При этом стоимость складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения – работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также требуют средств, причём сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Также на конечную стоимость системы влияет величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку. Общие рекомендации по выбору ИС ДОУ.

Как выбрать необходимую ИС ДОУ? Приведём общие рекомендации, позволяющие избежать типовых ошибок:

• Необходимо определить уровень задач, решение которых будет возложено на будущую информационную систему.

• Определив класс будущей системы, необходимо изучить, по возможности, все предложения, остановив выбор на системе с необходимым функционалом, но с возможностью расширения в дальнейшем новыми функциями.

• Необходим анализ программно-аппаратной платформы, на которой будет эксплуатироваться система.

• Будущая система должна быть легко настраиваемой, расширяемой и масштабируемой, удобна в использовании, обладающей эргономичным интерфейсом.

• Необходимо внимательно анализировать предложения по организации проекта внедрения, уровень и качество услуг, предоставляемые при обучении персонала, качество и объем консалтингового и технического сопровождения системы на этапах ее промышленной эксплуатации.

• Желательно проверить систему в действии путём установки и эксплуатации демо-версий предполагаемых для внедрения информационных систем.

• Не следует сразу приобретать мощную дорогую систему. Лучше проводить процесс внедрения поэтапно, двигаясь от более простой системы к её дальнейшему развитию за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

• При внедрении системы особое внимание следует обратить на процесс обучения персонала, по возможности не экономя на нём средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая организации, будет малоэффективна.

Правильный выбор информационной системы исключительно важен, так как данный выбор, а также корректность проведения процесса внедрения, полностью определяют эффективность будущего функционирования ИС ДОУ.

Проблемы внедрения ИС ДОУ и роль компании-внедренца.

Существуют типовые проблемы, требующие решения при реализации, внедрении и сопровождении ИС ДОУ. Перечислим основные из них:

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

• Необходимость взаимодействия с внешним "бумажным" миром.

Кроме этих, существуют многие другие проблемы, подробное описание которых может стать предметом отдельной статьи. Как решать возникающие проблемы внедрения? Очевидно, что здесь особую роль играет непосредственно компания-внедренец. Существует ли проблема интеграции различных информационных систем организации между собой при внедрении ИС ДОУ? Да, существует. Так как документ как основа управления задействован во всех сферах деятельности организации и используется во всех её бизнес-процессах. Поэтому специалистам компании-внедренца необходимо разбираться не только в том, как надо правильно организовать делопроизводство на предприятии, но и понимать процессы взаимодействия ИС ДОУ с системами управления ресурсами предприятий (ERP), с системами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и т.п. Действует ли в организации устоявшиеся методики формирования и ведения бизнес-процессов? Часто нет. Но без регламентов и процедур нельзя построить устойчиво работающую систему управления, поэтому специалисты компании-внедренца должны стремиться положить в основу своих систем хорошо известные методологии. Только такой подход может стать основой реально работающих систем. Изменяется ли организация в соответствии с условиями её функционирования? Да, изменяется. И компания-внедренец должна заложить в свои системы возможность адаптации к новым условиям, желательно максимально эффективный по скорости проведения изменений и их стоимости. Существует ли проблема организации процесса внедрения ИС ДОУ? Да, существует. Так как подобные информационные системы давно уже не представляют собой дискету с несколькими файлами. Компания-внедренец должна предложить чёткую стратегию внедрения своего продукта, включающую в себя подготовку персонала к работе, действия по развертыванию системы. Какие опасности могут подстерегать организацию при внедрении ИС ДОУ? Руководители различных уровней могут не хотеть переходить на новую технологию документооборота. Возможно появление недовольства персонала, связанного с изменением привычных, но не всегда оптимальных процедур и процессов документооборота и делопроизводства. Может сложиться ситуация нехватки квалифицированных специалистов в организации, внедряющей у себя информационную систему. Возможно появление несогласованности взаимодействия участников процесса внедрения в ходе выполнения работ, требующих координации. Примеров можно привести множество. Естественно, компания-внедренец, как более опытный участник процесса внедрения, должна предупреждать о возможных опасностях, пресекать их появление или предлагать комплекс мероприятий по минимизации возможного ущерба. Однако очевидно, что успешность действия компании-внедренца напрямую определяется желанием руководства высшего звена организации-заказчика добиться поставленной цели – оптимизировать процессы управления с помощью внедрения современной информационной системы документационного обеспечения управления. Ещё раз следует упомянуть важность подготовки персонала организации. Грамотно подготовленные к работе в системе сотрудники – залог успешной реализации любого проекта, гарантия реального возврата инвестиций в ИС ДОУ. Компания-внедренец должна иметь в своём арсенале эффективные методики подготовки персонала. Что делать в случае, если организация не видит явной отдачи от средств, вложенных во внедрение ИС ДОУ? Компания-внедренец должна внимательно рассмотреть сложившуюся ситуацию. Возможно, существует необходимость подключения к системе ключевых функциональных сотрудников, руководителей низшего и среднего звена. Может быть необходимо рассказать о различных видах преимуществ, как явных, так и скрытых, которые получает организация при внедрении ИС ДОУ. В любом случае компания-внедренец должна прояснить сложившуюся ситуацию. Как видно, калейдоскоп качеств компании-внедренца чрезвычайно многообразен. Она должна быть готовой оказать немедленную и быструю помощь, и в тоже время учитывать долговременные последствия своих решений. Быть профессионалом по последнему слову науки, и в тоже время уметь понятным языком объяснить сложившуюся ситуацию своему партнёру-клиенту. И, конечно, профессиональная добросовестность компании-внедренца должна быть вне подозрений. Эффективность управления предприятием (компанией, фирмой и т.д.) напрямую определяется разумностью организации системы делопроизводства и документооборота. Поэтому любое предприятие, независимо от его размеров и профиля деятельности, активно работающее с документами, рано или поздно приходит к необходимости решения проблемы систематизации, обработки и хранения значительных объёмов информации. Значительную роль в оптимизации деятельности предприятия играют современные информационные системы документационного обеспечения управления. Сегодня тема автоматизации делопроизводства и документооборота актуальна, активно обсуждается в средствах массовой информации, на специализированных конференциях, семинарах. Это привлекает повышенный интерес государственных учреждений и коммерческих предприятий к указанным информационным системам. Результат – рост количества организаций, внедривших и успешно эксплуатирующих подобные информационные системы.

Способ организации упрощенного доступа к накопленным гетерогенным информационным ресурсам

Нарастающая с каждым годом информатизация общества привела к накоплению огромного количества разнородных гетерогенных информационных ресурсов (ИР) по различным отраслям знаний [1, 2]. Но, несмотря на то, что накопленные информационные ресурсы объединяются в различные электронные коллекции и библиотеки, размещаются в свободном доступе на серверах и порталах глобальной сети Интернет, большая их часть недоступна широкому кругу общественности. В сложившейся ситуации поисковые системы осуществляют поиск нужных данных по запросам в свободной форме, в результате чего пользователь получает огромное количество «шумовой» информации, среди которой очень трудно выбрать действительно полезные знания. Причиной этому является не только слабая структуризация сведений о ресурсах, но и слабая адаптация этих сведений, а также элементов поисковых интерфейсов к специфике конкретного направления предметной области деятельности потребителя ИР. Таким образом, становится очевидна проблема организации доступа к накопленным распределенным гетерогенным информационным ресурсам [3].

В 90-х годах прошлого столетия начинают говорить [4, 5] не только о технологической составляющей доступа к ИР, но и о его ориентации на конечного пользователя – доступ к ИР должен быть простым и удобным. Это прежде всего удобство и простота использования компьютерных сетей и самой информационной инфраструктуры. Для того, чтобы считаться простой и удобной, компьютерная система [6] должна позволять пользоваться ею без специального обучения. Второй составляющей удобства и простоты доступа является совокупность всех навыков, которыми обладает пользователь. Доступ ограничивается умениями конкретного потребителя ИР пользоваться имеющейся в наличии техникой и информацией. Поэтому система, предоставляющая доступ к накопленным распределенным гетерогенным ИР, должна обеспечивать их качественный поиск, позволять адаптировать элементы описаний ресурсов и элементы пользовательских интерфейсов к специфике предметной области, а также должна предоставлять возможность оперативного информирования пользователей о новых поступлениях необходимых им ресурсах. Это позволит обеспечить потребителей ИР актуальными данными о текущем состоянии и характеристиках необходимой им информации, а облегченный доступ к ресурсам приведет к увеличению эффективности работы.