- •История архивного дела за рубежом
- •Тема 1.1. Архивы в Древнерусском государстве, в период феодальной раздробленности, в Русском централизованном государстве (IX - xvf1 вв.)
- •Тема 1.2. Архивы в Российской империи
- •Тема 1.3. Архивы в первые годы советской власти (Октябрь 1917 - 1921 г.)
- •Тема 1.4. Процесс централизации управления архивами (1922-1929 гг.)
- •Тема 1.5. Завершение создания командно-административной системы управления архивами (1930-1945 гг.). Архивы в довоенный и военный периоды
- •Раздел 2. Архивы на современном этапе Тема 2.1. Становление архивного дела в Российской Федерации
- •Тема 2.2. Тема 2.1. Государственные архивы
- •Тема 2.3. Ведомственные архивы
- •Раздел 3. Теория и методика архивоведения
- •Тема 3.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации
- •Тема 3.2. Комплектование Государственного архивного фонда страны и экспертиза ценности документов
- •Тема 3.3. Учет документов в государственных и ведомственных архивах
- •Тема 3.4. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда
Тема 3.4. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда
Российской Федерации
Система научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и систематизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на основе единых научно-методических основах для поиска архивных документов.
Понятие об информационно-поисковой системе (ИПС). Определения типов и видов архивных справочников.
Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.
Архивные справочники предназначены для поиска архивной информации. Они могут быть:
-
межархивными (Росархив-архивы);
-
внутриархивными (архив-фонд);
-
межфондовыми (фонд-дело);
-
внутрифондовыми (дело-документ).
-
заложенная в основу создания НСА документная информация имеет два уровня:
Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.
Вторичная информация, информация об информации находится в различных сообщениях о документах. В совокупности они составляют архивную информационную среду.
Архивные справочники могут быть обязательными - опись, каталог и дополнительными -указатели, обзоры.
Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах (архивные описи, каталоги, обзоры документов и др.).
Основой НСА является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе.
Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные (рассмотренные ранее) и информационно-поисковые. Некоторые из них, как, например, опись, являются универсальными архивными справочниками.
Принципы построения НСА
-
взаимосвязь и дополняемость информации различных справочников;
-
неповторяемость и недублируемость информации различных видов справочников;
Первые два принципа необходимо соблюдать для того. Чтобы сделать поиск более эффективным и избегать труда архивиста на дублируемость материала.
Третий принцип важен для организации поисковой работы.
-
преемственность НСА ведомственных, государственных, муниципальных архивов;
-
единство методики создания НСА и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;
-
применение архивных справочников ко всем видам документов. 3. Структура архивных справочников.
-
Архивный фонд РФ;
-
Центральный фондовый каталог Росархива;
-
справочники и указатели общероссийского значения;
-
сеть архивов;
-
фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;
-
путеводители и указатели межархивного значения;
-
архив;
-
путеводитель или краткий справочник;
-
книга поступления;
-
список фондов; -листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры;
-
указатели; паспорт архива. Справочники фонда:
103
104
-
лист фонда;
-
обзор фонда; каталоги;
-
указатели;
-
тематические и фондовые обзоры;
-
внутренние описи дел;
-
заверительная надпись. Основные архивные справочники:
-
опись;
-
каталог; Путеводитель; Обзор документов; Архивный указатель;
-
историческая справка.
Структура системы НСА.
Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.
Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы.
Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы документов АФ РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.
См.: Алексеева Е.В. и др. С. 121-122.
Понятие об описании дел. Описание документов и дел в архивах.
Для того, чтобы первичную информацию можно было легко и быстро найти в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению. Для этого служит описание дел на обложках дел или карточках.
Взаимосвязь и преемственность учетно-справочного аппарата делопроизводства, НСА ведомственных и государственных архивов
Информационными характеристиками каждого дела являются:
название учреждения с указанием вышестоящего ведомства (название учреждения является в то же время и названием фонда);
название структурной части (функции, отрасли), это помогает правильно произвести классификацию внутри фонда;
индекс дела по номенклатуре;
заголовок дела (раскрывает состав и содержание документов);
аннотация (краткое изложение содержания документа с указанием на наиболее ценные из них);
крайние даты документов дела (по датам заведения и окончания дела. Могут быть приняты даты входящей регистрации, а для исходящих и внутренних - даты составления или подписания документов);
количество листов (с целью сохранности документов);
архивный шифр (условное обозначение места хранения дела - название архива, № фонда, № описи, № дела по описи).
Заголовок может быть кратким, точным и литературно-грамотным (подробнее см.: Алексеева Е.В. С. 125-130).
Описание дел личного происхождения. См. Алексеева Е.В. С. 131-133.
Описание документов и дел досоветского периода/ См. Алексеева Е.В. С. 134-135.
Архивные описи и их место в системе НСА архивов
Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Архивная опись выполняет три важнейших функции: информационную (раскрывает содержание и состав документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда)
Составление собственно архивной описи дел. См. Алексеева Е.В. С. 140.
Составление справочного аппарата к описи. См. Алексеева Е.В. С. 141-145.
Виды описей в архиве учреждения ( в теме Архив учреждения).
Составление аннотаций как прием детального раскрытия содержания документов дела. Итоговая запись и заверительная надпись в описи. Справочный аппарат к описи. Опыт архивов по составлению и изданию описей, составлению описей-указателей, тематических описей и аннотационных реестров описей.
Система каталогов в архиве.
Системы каталогов и картотек в государственных и ведомственных архивах. Описание документной информации на каталожных карточках. См. Алексеева Е.В. С. 155-160.
Назначение и основные виды путеводителей.
104
105
Понятия о путеводителях. Их место в системе НСА. Виды путеводителей. Общая характеристика справочников типа путеводителей, созданных в архивах России. Схема построения путеводителей по фондам архива. Краткие справочники по фондам архивов. Особенности методики составления тематических путеводителей.
Подробнее см.: Алексеева Е.В. С. 161-168.
Обзоры документов. Подробнее см.: Алексеева Е.В. С. 169-175.
Понятия об обзорах. Их целевое назначение и место в системе НСА архивов. Виды обзоров. Особенности обзоров фондов и тематических обзоров. Составные части обзоров. Методика описания, источниковедческая характеристика документов и подготовка обзоров к изданию. Справочный аппарат к обзорам.
Указатели (архивные справочники). Указатели к документам фонда (фондов). Понятия об указателях к документам Фондовые, межфондовые и межархивные указатели. Их назначение в системе НСА. Виды и разновидности указателей архивных справочников. Справочный аппарат к архивным справочникам.
Историческая справка как элемент системы СА ведомственного архива. Ее назначение, структура, методика составления.
Автоматизированные архивные технологии, понятие об автоматизированных информационных системах (АИС), используемых в архивах. Применение АИС для решения задач поиска адресной и фактографической информации, подготовки архивных справочников и справочно-информационных изданий об архивных документах одного или нескольких архивов.
НСА в делопроизводстве и ведомственных архивах.
105
106 Тема 3.5. Использование архивных документов.
Архивные документы - историческая и культурная ценность народа. Использование архивных документов - составная часть научно-информационной деятельности государственных и ведомственных архивов. Использование архивной информации в управленческом, экономическом, политическом, научном, социально-культурном и социально-правовом направлении. Понятие о полезности и ценности архивных документов в зависимости от цели использования.
Структура организации использования. Функции: запрос, поиск, ответ, инициативное информирование. Виды информационных документов. Назначение и методика составления информационного письма, тематического перечня документов, архивной справки и других информационных документов.
Организация выставок документов, их виды и назначение. Выбор темы выставки, составление тематического плана. Выявление, отбор и экспонирование документов. Подготовка тематических подборок. Методика составления тематических подборок (комплектов, альбомов, плакатов, диапозитивов и др.). Подготовка материалов для использования средствами массовой информации, подготовка статей для периодической печати, радио и телевизионных передач. Организация встреч с общественностью. Подготовка экскурсий, лекций, докладов. Виды экскурсий. Типы, виды и формы публикации документов. Исполнение запросов социально-правового характера. Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок. Понятие юридической силы архивного документа и архивной справки.
Предоставление документов для изучения в читальном зале. Организация работы читального зала. Допуск исследователей к работе над документами в государственных архивах. Правила пользования документами в читальном зале архива. Организация работы по выдаче дел во временное хранение. Методика работы с архивными документами. Выписки из архивных дел. Порядок ссылок на использованные архивные документы.
Задачи и формы учета работы по использованию документов.