117

Федеральное агентство по образованию

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Сибирский федеральный университет»

Н.М. Андреева

Построение точечных диаграмм и работа со списками в MS Excel 2007

Учебное пособие

Красноярск 2010

Рецензенты:

Редактор А. А. Назимова

Корректор Т. Е. Бастрыгина

Андреева Н. М.  Построение точечных диаграмм в MS Excel 2007: Методические указания к выполнению лабораторных работ/ Краснояр. гос. ун-т. Красноярск, 2010.  114 с.

В пособии приводятся основные сведения о проведении расчетов и построении диаграмм в электронных таблицах MS Excel 2007.

Приемы работы в электронных таблицах демонстрируются на примерах табуляции функций, заданных уравнением в декартовых координатах, в параметрическом виде и в полярных координатах на плоскости. Обработка информации, представленной в виде списка, проводится с помощью функций рабочего листа. Задания для самостоятельной работы сгруппированы по разделам. Приведенные ответы позволяют самостоятельно оценить степень усвоения материала.

В прилагаемом файле содержится база данных «Сведения об операциях с ценными бумагами», которая послужила источником данных для демонстрационных примеров. Приведенные пошаговые инструкции иллюстрируются рисунками, таблицами, примерами диаграмм. Электронный вид пособия дает возможность одновременно на одном экране читать указания, просматривать иллюстрации и выполнять задания.

Пособие предназначено для студентов экономических специальностей Института экономики, управления и природопользования, изучающих дисциплину «Информационные технологии в экономике и управлении», а также для всех желающих совершенствовать навыки работы в среде электронных таблиц.

Н.М. Андреева, 2010

Введение

В пособии приводятся основные приемы практической работы в электронных таблицах MS Excel 2007: ввод данных, автоматизация ввода данных с использованием автозаполнения, создание формул с использованием клавиатуры и мыши, выполнение расчетов, использование относительной и абсолютной адресации при копировании формул, создание диаграмм. Их применение демонстрируется на примерах табуляции функций, заданных уравнением в декартовых координатах, в параметрическом виде и в полярных координатах на плоскости. Результаты расчетов отображаются на точечных диаграммах в заданном формате. Отчет о построенных диаграммах создается в MS Word 2007.

В электронных таблицах аналогом табличной базы данных является пользовательская таблица – список. Он представляет собой группу строк, каждая из которых соответствует одной единице данных. Корректность и непротиворечивость ввода информации обеспечивается применением функции «Проверка данных» и «Ввод по справочнику». Задачи поиска релевантных данных реализуются с помощью функций рабочего листа: фильтра и расширенного фильтра. Статистическая обработка накопленной информации проводится с помощью функции промежуточных итогов, сводных таблиц и расчетных сценариев. Полученные результаты отображаются на диаграммах.

Задания для самостоятельной работы сгруппированы по разделам. Приведенные ответы позволяют самостоятельно оценить степень усвоения материала.

Подробные пошаговые инструкции сопровождаются знакорядом, который включает снимки рабочего состояния экрана, рисунки и диаграммы. Электронный вид учебного пособия позволяет отображать его на экране в удобном для студента формате. Это дает возможность одновременно на одном экране читать указания, просматривать иллюстрации и выполнять задания в электронных таблицах или текстовом редакторе. Такой метод обучения способствует более быстрому и четкому восприятию материала, упрощает получение практических навыков работы, позволяет студенту работать в индивидуальном темпе.

В прилагаемом файле содержится база данных «Сведения об операциях с ценными бумагами», которая послужила источником данных для демонстрационных примеров.

Учебное пособие написано в соответствии с программой дисциплины «Информационные технологии в экономике и управлении» для студентов экономических специальностей. Оно окажет помощь преподавателям при проведении практических занятий и подготовке контрольных заданий.

1. Структура данных в электронных таблицах

Ввод данных, вычисления, графическое представление данных в MS Excel выполняются на рабочем листе. Рабочий лист – таблица, в которой 16384 столбца и 1048576 строк. Имя столбца – латинские буквы, одна или несколько, например: A, B, C, Z, AA, AB, AC, AZ, BA, BB, ZZ, AAA, XFD. Допускается использование как строчных, так и прописных букв, например, верные имена столбцов: dА, xBe. Cтроки таблицы перенумерованы, номера – целые числа от 1 до 1048576. Местоположение ячейки таблицы определяется именем столбца и номером строки: В2, G256, db5678.

Экран монитора – подвижное окно просмотра рабочего листа, на экране отражается та часть рабочего листа, которая  уместилась  на экране, полосы прокрутки позволяют перемещать окно просмотра по листу. Графические объекты (диаграммы, рисунки) располагаются поверх рабочего листа, они свободно передвигаются по пространству листа –  скользят  за курсором  мыши, могут прикрыть часть заполненных ячеек, содержимое ячеек они не портят. Существует возможность расположения диаграммы на отдельном рабочем листе, в таком случае на этом листе располагается только одна диаграмма.

Каждый лист имеет имя, автоматически присваиваются имена Лист1, Лист2, и т.д., имена можно менять. Рабочие листы объединяются в одну рабочую книгу, количество рабочих листов в книге – по желанию пользователя. Каждая рабочая книга хранится в отдельном файле. Имя файла определяется автоматически -  Книга1.xlsx, при желании файл переименовывают. По умолчанию имена файлов Microsoft Excel 2007 имеют расширение «.xlsx» или «.xlsm». Расширение «.xlsx» присваивается файлам, которые не содержат макросов, а расширение «.xlsm» – для файлов с макросами.

Структурная единица рабочего листа – ячейка. В ячейке таблицы хранятся данные: текст, число или формула. Аргументы в формулах – текст, числа, даты, функции или ссылки. Ссылка определяет адрес ячейки, где находится нужное значение. Адрес ячейки определяется именем столбца и номером строки, где расположена ячейка. Например, адрес крайней левой верхней ячейки – А1, адрес крайней правой нижней ячейки – XFD1048576.

Различаются адреса ячеек абсолютные, относительные и смешанные. Абсолютный адрес ячейки позволяет определить местоположение нужного значения, в записи абсолютного адреса ячейки перед именем столбца и перед номером строки пишется знак “$”. Например, $КE$19 или $L$123. Пример записи относительного адреса: XZ2500 или A40. Относительный адрес ячейки определяет не только местоположение ячейки, но и относительное взаиморасположение ячеек-аргументов и ячейки, где располагается формула. Функциональное различие абсолютного и относительного адреса ячейки проявляется при переносе формулы в другую ячейку рабочего листа. При переносе формулы абсолютные адреса ячеек не меняются, а относительные адреса изменяются, сохраняя относительное взаиморасположение ячеек-аргументов и ячейки с формулой.

Смешанный адрес ячейки состоит из абсолютной и относительной части. Примеры смешанных адресов: АВS$19 или $LКK123. В адресе АВS$19 номер столбца – относительная часть ссылки, а номер строки – абсолютная, в адресе $LKK123 наоборот: относительная часть – номер строки, абсолютная – номер столбца. При переносе формулы на другое место меняется относительная часть смешанного адреса на величину перемещения, абсолютная – остается без изменения. Так, перемещение влево увеличивает относительный номер столбца в смешанном адресе, вправо – уменьшает. Перемещение вниз увеличивает относительный номер строки в смешанном адресе, вверх – уменьшает.

Ссылка на ячейку другого рабочего листа или в другую рабочую книгу называется внешней. Перед адресом ячейки (абсолютным, относительным или смешанным) дописывается имя листа с символом “!”. Примеры записи внешней ссылки: Лист1!E9 или Данные!$L$19.

В ячейку электронной таблицы можно записать текст, число или формулу. Тип данных, хранящихся в ячейке, распознается по форме записи.

Первый символ в записи формулы знак равенства («=»). Операндами в формулах служат: текст, числа, адреса ячеек и функции. Для операций определен приоритет выполнения (Таблица 1). Операции, равные по приоритету, выполняются в порядке следования в формуле - слева направо. В случае необходимости, пользователь может определить нужный ему порядок выполнения операций с помощью круглых скобок. Сначала выполняются операции в круглых скобках, начиная с операций большим приоритетом.

Таблица 1