3 Мастера и шаблоны

Ведение деловой корреспонденции связано с подготовкой типовых документов – резюме, отчётов, справок, записок и т.п. В редакторе Word для их использования используются Мастера и Шаблоны.

Шаблон - это заготовка, пустой бланк, в котором нужно заполнить необходимые графы собственными данными. Он состоит из неизменяемой и изменяемой частей. Неизменяемая часть – это текст, картинки и т.д., уже содержащиеся в документе, изменяемая – те данные, которые записывает пользователь. Шаблонами являются авиабилет, больничный лист, конверт, справка, договор, контракт и др. В Word имеются шаблоны деловых писем, служебных записок, отчетов и др.

Мастер- это программа, средство Word, позволяющее в форме диа-

лога за несколько шагов создать какой-либо документ с необходимой информацией, например, мастер конвертов сначала собирает данные об отправителе, получателе, наклейках, марках и пр., а потом автоматически распределяет их и выводит готовый конверт с этими данными. Аналогично создаются календарь, газетный лист, ежедневник и др.

Для создания нового документа с помощью шаблона или мастера необходимо:

1 В меню Файл выбрать команду Создать.

2 В открывшемся окне Создание документа выбрать раздел Шаблоны, строку На моём компьютере…, появится окно Шаблоны с вкладками различных документов.

3 Выбрать шаблон необходимого документа, нажать кнопку ОК.

При выборе шаблона на экране появится его форма, которую можно заполнять своими данными.

При выборе мастера выдаётся последовательность диалоговых окон, руководящих созданием документа.

Работа с Мастером.

Пример 1. Мастер факсов помогает создать факсимильное сообщение, его титульный лист, указать отправляемый документ, адреса отправителя и получателя и отправить факс. После создания факса в нем можно изменить размер шрифта и другие параметры форматирования, а также добавить графические эффекты и рисунки, которые могут быть как черно-белыми, так и цветными.

1 Выбрать команду Файл\Создать , строку На моём компьютере…

2 В окне Шаблоны выбрать вкладку Письма и факсы.

3 Дважды щелкнуть значок Мастер факсов.

4 Следуйте указаниям мастера.

Аналогично используются другие мастера (писем, диссертаций, …).

Работа с Шаблоном.

Пример 2. Создать современное письмо с помощью шаблона.

1 Выбрать команду Файл\Создать , строку На моём компьютере…

2 В окне Шаблоны выбрать вкладку Письма и факсы.

3 Дважды щелкнуть значок Современное письмо.

4 Заполните предлагаемые в шаблоне места своими данными (адреса, название организации, текст письма, девиз, …)

Создание нового шаблона. Если имеющиеся шаблоны не удовлетворяют пользователя, он может создать свои шаблоны на основе ранее созданных или на основе нового документа.

Шаблон можно создать тремя способами:

Открыть существующий шаблон (они хранятся в файлах с расшире-нием .dot), сохранить его под новым именем, модифицировать его как обычный документ, затем сохранить уже изменённый документ.

Сохранить разработанный документ в качестве шаблона командой Файл\Сохранить как, в поле Тип документа при этом установить Шаблон документа.

Создать новый шаблон командой меню Файл\Создать при установ-ленном флажке Шаблон.

В некоторые виды документов полезно вставлять календарь текущего месяца, квартала, полугодия, года. Часто календарь печатается на обратной стороне рекламных документов. Вставка календаря на любой месяц с 1900 по 2100 год выполняется командой Вставка\ Объект, в окне Вставка объекта во вкладке Создание выбрать Тип объекта: Элемент управления Календарь, нажать клавишу ОК.

Важными операциями форматирования документов являются вставка даты и времени, номеров страниц, ссылок, колонтитулов, а также структурирование текста, добавление оглавления, указателя и др., они рассматриваются в л.р. "Работа с большими документами".

Контрольные вопросы

1. Какие параметры относятся к понятию "Форматирование"?

2. Способы форматирования документов.

3. Какие параметры входят в понятие "Стиль"?

4. Как создать новый стиль? Все способы.

5. Как удалить стиль?

6. Что называется шаблоном документа?

7. Как создать документ с помощью шаблона?

8. Что называется мастером?

9. Как создать документ с помощью мастера?

10. Как создать новый шаблон? Все способы.

Задание

1 Создать свой стиль (стиль Обычный в качестве базового не брать).

2 Разработать шаблон фирменного бланка для писем.

3 С помощью мастера факсов создать деловой факс.

4 С помощью шаблона разработать деловое письмо.

5 Вставить календарь на текущий месяц в разработанное письмо.

В отчёте по лабораторной работе, помимо названия, цели, порядка работы и выводов, должны быть письменные ответы на все вопросы, результаты выполнения задания должны быть сохранены на дискете.

Содержание отчета

1 Название, цель, содержание работы

2 Задание.

3 Результаты выполнения работы (сохранить на дискете)

4 Письменные ответы на контрольные вопросы.

5 Выводы по работе

Оглавление