7.1. Документация, ее сущность, значение. Реквизиты документов

В бухгалтерском учете любая хозяйственная операция должна быть оформлена документом. Запись, не подтвержденная соответствующим бухгалтерским документом, считается недействительной.

Документация в бухгалтерском учете – важнейшее средство наблюдения и контроля за хозяйственными операциями.

Документы (лат. documentum – доказательство, свидетельство) являются либо письменными распоряжениями на выполнение каких-то хозяйственных операций, либо письменными подтверждениями совершения этих операций. В документах содержится вся экономическая информация, необходимая для оперативного руководства работой предприятия, контроля за его деятельностью и составления отчетности.

Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности предприятий, для получения в любой момент сведений о наличии тех или иных материальных и денежных ценностей, вскрытия случаев хищения и злоупотреблений.

С помощью документов устанавливается целесообразность и законность хозяйственных операций. Документация предотвращает нарушение расчетной и финансовой дисциплины. Велико и правовое значение документов, они используются для доказательства при спорах, возникающих между данным предприятием и другими предприятиями, организациями и лицами. Документы являются основанием для проведения судебно-бухгалтерской экспертизы.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, которые характеризуют хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

Реквизиты весьма различны по своему характеру. Они зависят от назначения документа и содержания тех операций, которые в нем отражаются. Вместе с тем в каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа. К таким реквизитам относятся: наименование документа, дата составления документа, содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения, измерители, операции, подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления в документе. Кроме перечисленных обязательных реквизитов, в отдельных документах имеются дополнительные реквизиты, основное назначение которых – усилить контрольное, познавательное или оперативное значение.

Наличие реквизитов, заранее отпечатанных на бланках, облегчает работу по заполнению документов, вносит определенную систему и последовательность их заполнения.

В соответствии с требованиями, предъявляемыми к документам, они должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции. Записи в документах делаются от руки (чернилами, пастой шариковой ручки), а также на пишущей машинке, компьютере.

Допущенные в документах ошибки исправлять можно лишь с соблюдением определенных правил. Все внесенные исправления должны быть оговорены и подтверждены подписями лиц, сделавших исправления. Помарки и подчистки на документах не допускаются.

При обнаружении ошибок в денежных документах их следует переписывать заново, исправления в них не допускаются. В денежных документах наряду с суммой цифрами обязательно указывается сумма прописью. Во всех документах текст и цифры должны быть написаны четко и разборчиво.

Для отражения в бухгалтерском учете всей многогранной деятельности предприятий составляется большое количество учетной документации.

Однако по ряду хозяйственных операций возможно применение единых, унифицированных форм документов для предприятий всех форм собственности, например, кассовых, банковских и расчетных документов. Формы документов, разработанные Госкомстатом при участии Минфина РФ и предназначенные для отражения определенных хозяйственных операций на предприятиях всех форм собственности, называются типовыми.

Установление таких форм первичной документации, которые являются типовыми, называется унификацией документов.

Установление стандартных (одинаковых по размерам) бланков однотипных документов называется стандартизацией документов. Стандартизация облегчаем бухгалтерскую обработку документов, позволяет, лучше использовать бумагу при печатании бланков учетной документации.

Для отражения хозяйственных операций, осуществляемых на предприятиях, в учете могут применяться технические носители информации (дуаль-карта, ленты, диски и т. п.). Они должны иметь те же реквизиты, что и аналогичные оправдательные документы, составляемые ручным способом, с целью обеспечения юридической силы производимых хозяйственных операций и установления ответственностей за них.