Понятие о нд. Виды нд

 

В процессе деятельности предприятия или организации получают или создают большое количество документов.

Для быстрого поиска документа все документы систематизируются, т.е. группируют в дела.

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Чтобы правильно сформировать дела, документы классифицируют, то есть разделяют их на группы с разными сроками хранения.

Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документы в дела, является НД.

НД – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и оформления в установленном порядке.

 

Цели НД

1.             Создание системы хранения документов в текущей работе.

2.             Использование в качестве указателя при регистрации.

Например: №54 – 03/01–18, где 01–18 – номер по НД.

3.             Установление сроков хранения дел и документов.

 

Виды нд

 

1.             Типовая – сост. для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре и устанавливает для них типовой состав дел и единую индексацию, является нормативным документом.

 

2.             Примерная – устанавливает примерный состав дел для организаций однородных по характеры деятельности, но разных по структуре. Носит рекомендательный характер.

 

3.             Конкретная – составляет каждая организация независимо от существования типовой и примерной НД.

 

В крупных организациях составляют несколько НД: НД структурных подразделений и сводная НД, которая состоит из НД структурных подразделений.

В небольших – не имеющих структурного деления, составляется одна НД, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течении каждого года.

В этом случае разделами НД являются направления деятельности.

 

Порядок составления НД организации:

1.             НД составляется службой ДОУ (в структурных подразделениях - лицом, ответственным за документальное обеспечение).

2.             НД разрабатывается, согласовывается и утверждается в 4-м квартале текущего года, т.к. с 1-го января следующего года она должна быть введена в действие.

3.             Подписывает НД руководитель службы ДОУ (в структурном подразделении – руководитель структурного подразделения или ее составитель).

4.             НД организации утверждает руководитель предприятия (НД структурных подразделений не утверждают).

5.             Согласовывается с архивом учреждения (иногда с государственным архивом) и с экспертно-проверочной комиссией или ВСО.

6.             НД действует в течение ряда лет (до 5 лет).

В конце каждого года она пересматривается, уточняется, перепечатывается и с 1-го января следующего года вводится в действие и переутверждается.

7.             Пересоставить НД надлежит только в том случае, если произошло коренное изменение в структуре и функциях предприятия.

8.             Оформляется на общем бланке в 3–4 экземплярах:

1 экземпляр – хранится с сл. ДОУ в деле.

2 экземпляр – направляется в архив организации.

3 экземпляр – направляется в госархив (если Вы туда сдаете дела).

4 экземпляр является рабочим и вывешивается на шкаф, где хранятся дела в той последовательности, в какой они перечислены в НД.

 

Этапы составления НД:

1.             Определение круга документов для включения в НД.

2.             Составление заголовков.

3.             Определение последовательности, расположения заголовков дел в НД.

4.             Определение сроков хранения дел.

5.             Определение системы индексации и установления индексов дел.

6.             Оформление и удостоверение НД.