Попередній розгляд документів

 

Всі документи, що надійшли до установи, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходженя їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатури справ, схемами погодження документів.

Керівництву установи у першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента  України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються у структурні підрозділи і виконавцям.

Організація контролю за виконанням документів

Контроль виконання – найважливіша частина роботи з документом. Під контролем документів розуміють сувору перевірку і регулювання ходу виконання та аналіз результатів виконання контрольованих документів у встановлені терміни.

Ефективність роботи підприємства залежить від суворого виконання всіх прийнятих рішень і постанов. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контроль виконання здійснюється керівництвом підприємства та всіма посадовими особами. На контроль береться тільки саме важливе і першочергове.

Організація контролю за виконанням документів повинна забезпечити їх сучасне виконання. Контроль за виконанням документів рекомендується вести на картках. В якості контрольних карток використовуються доповнювальні екземпляри реєстраційних  карток.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішені постановлені в ньому питання і кореспонденту дана відповідь. Документ може зняти з контролю тільки та посадову особу, яка його поставила на контроль. При цьому і на документі і на картці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документу і зняття з контролю вноситься в контрольну картку.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.