- •1 Вопрос. Жизненный цикл документа, примеры оборудования , используемого на каждом из этапов.
- •2 Вопрос. Элементы организации рабочих мест. Технологическая планировка помещения.
- •3 Вопрос . Мебель и оборудование , специализированные для конкретных рабочих мест . Рабочие место секретаря. Рабочие место менеджера.
- •5 Вопрос. Две фазы составления документов. Два метода создания документов – достоинства и недостатки методов.
- •6Вопрос . Средства создания документов при использовании рукописного метода.
- •7 Вопрос. Машинные методы создания документов. Особенности использования при работе с документами.
- •1. Пишущие машинки.
- •8 Вопрос. Применение акустического способа составления документов в административной работе и при ведении деловых переговоров. Характеристики оборудования.
- •9Вопрос.Компьютерная система как средство создания документов.
- •10 Вопрос. Компьютерные устройства ввода и вывода информации.
- •11Вопрос. Особенности работы матричных , струйных и лазерных принтеров. Плоттеры . Особенности создаваемых документов.
- •12Вопрос. Назначение, характеристики и особенности использования устройства «сканер»
- •Характеристики устройства "сканер"
- •13,Вопрос. Средства хранения компьютерных данных. Классификация , характеристика и особенности использования.
- •14Вопрос. Средства поиска, хранения и обработки документов. Виды и особенности применения к бумажным и «электронным» документам.
- •15Вопрос. Средства оформления и регистрации документов. Характеристики .
- •16Вопрос. Средства копирования и оперативного размножения документов. Назначение, методы и основные решаемые задачи.
- •17Вопрос. Термокопировальные устройства. Характеристики и особенности использования.
- •18Вопрос. Методы рассылки документов . Рассылка документов на бумажном носителе.
- •19Вопрос . Средства приема информации. Факсимальный аппарат.
- •20Вопрос. Средства презентации . Видеопроекционная техника. Особенности их использования.
- •21Вопрос. Средства презентации. Использование компьютерных систем .
- •22 Вопрос. Обеспечение хранения документов. Архивы и их оборудование.
- •23Вопрос. Поиск документов в архивах. Принципы и возможности поиска.
- •24Вопрос. Средства уничтожения документов. Особенности выбора метода и их характеристики.
- •25Вопрос. Обеспечение условий труда при организации рабочих мест.
1 Вопрос. Жизненный цикл документа, примеры оборудования , используемого на каждом из этапов.
Документ – это информация существующая в определенной физической форме, разрешенная в данном государстве с соответствующим юр. Оформлением.
- жизненный цикл документа- это этапы работы с документом с момента начала создания до момента уничтожения документа.
Документооборот организации– это практическая реализация определенных этапов жизненного цикла документа с учетом специфики дело- производства конкретной организации.
-
практическая реализация
-
определенные этапы
Жизненный цикл документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.
Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа. Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):
-
документы создаются (пишущая машинка, компьютерные системы, аудио- и видеоматериалы)
-
рецензируются и исправляются (использование канцелярских принадлежностей, компьютерных систем)
-
формально или неформально утверждаются
-
распространяются или публикуются для более широкой аудитории (компьютерные системы/сеть Интернет, типографские станки)
-
выполняют свою основную функцию и попадают в архив (если электронный архив – компьютерные системы, если из бумажного в электронный – то при помощи копировальных устройств)
при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются
2 Вопрос. Элементы организации рабочих мест. Технологическая планировка помещения.
Первым элементом организации рабочего места является его оснащение, т. е. его размеры (площадь, высота, объем занимаемого им производственного пространства) и все необходимое для конкретного трудового процесса (средства труда и вспомогательные предметы оснащения).
Второй элемент организации рабочих мест - путь рациональной планировки рабочих мест.
Под ним понимают, с одной стороны, рациональное размещение самих рабочих мест на площади производственных цехов и участков, а с другой — размещение в пределах каждого рабочего места технологического и вспомогательного оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря и работника или работников с созданием для них необходимых условий и удобств.
Третьим элементом организации рабочих мест является их обслуживание. Необходимость обслуживания обусловлена тем, что рабочие места в современном производстве специализированы и территориально обособлены, что вызывает необходимость выполнения ряда вспомогательных работ специально выделенными для этого работниками в порядке разделения труда.
Рациональная планировка рабочего места обеспечивает удобную рабочую позу, возможность применения передовых приемов и методов труда, минимальные траектории движений рабочего и движений предметов труда, соблюдение строгой последовательности, при которой один элемент работы плавно непосредственно переходит в другой.
При проектировании планировки рабочих мест различают внешнюю и внутреннюю планировку. Внешняя планировка рабочего места заключается в установлении его местоположения по отношению к смежным рабочим местам в подразделении, к рабочему месту руководителя (бригадира, мастера, начальника отдела и т.д.), к проходам, переходам, проездам, подъездам. При этом должны решаться следующие задачи:
• экономное использование производственных площадей;
• рациональная взаимосвязь между смежными рабочими местами, а также с рабочим местом непосредственного руководителя;
• сокращение расстояний переходов рабочих и транспортировки материалов;
• изоляция рабочих мест с вредными условиями труда от остальных рабочих мест;
• обеспечение безопасности труда.