позицій. Головна мета розробки і застосування цих форм полягає у визначенні, закріпленні і досягненні затверджених і строго контрольованих параметрів функціонування організації.
На відміну від регламентації, нормування покликане передусім орієнтувати учасників і спостерігачів процесу функціонування організації на найбільш очікувані показники і співвідношення, що підтверджують штатний характер того, що відбувається. На практиці воно визначається і представляється не лише власне нормами, але і іншими положеннями, що відбивають найбільш вірогідний стан розвитку ситуації в організації. Це дозволяє заздалегідь орієнтуватися її учасникам і контрагентам на ті форми, що відповідають їх значенням, і зміст функціонування організації, що детально розкриваються інструкціями. Вони є самою розгорнутою і поширеною формою стабілізуючого адміністративного супроводу, що забезпечує остаточне роз'яснення змісту і різноманітності функціонування організації.
Оперативний зміст адміністративного супроводу функціонування організації визначається комплексом розпорядливих форм і методів дії. Вони застосовуються тоді, коли передбачені стабілізуючим супроводам положення потребують коригування, оновлення або додаткового введення в дію. Тут виділяються накази, що мають юридичну силу, право прийняття яких надається обмеженому кругу менеджерів. Ним же, як і іншим керівникам усіх рівнів організації, надано право застосування розпорядження як самого універсального і масового інструменту супроводу. У загальному вигляді склад основних форм адміністративного супроводу функціонування організації представляється таким чином (Рис. 5.1.1.2).
Як видно з малюнка, в моделі у складі форм оперативного супроводу разом з договорами особливо виділяються і контракти. Юридично ці форми досить схожі, хоча відмінності і практичного застосування проявляються в регламентації термінів виконання, можливості циклічного повторення виконання передбачених процедур, умовах оформлення і реєстрації, інших специфічно закріплюваних за ними пріоритетах. Так, рівнозначне в законодавчих і підзаконних актах застосування договорів і контрактів на практиці стійко розмежовує роботу за трудовим договором і укладеним трудовим контрактом. Усі ці досить поширені в сучасних умовах форми відрізняють не лише чітко позначені терміни виконання, але і власне формат, що представляє «організацію в організації». Їх практичне застосування представляє зміст функціонування організації і її оперативного супроводу.
Рис. 5.1.1.2. Оперативний супровід функціонування
організації
Мистецтво менеджменту особливо виділяє постановку і застосування у вітчизняних умовах вказівки як методу оперативного супроводу функціонування організації. Тут усе залежить від адекватного розуміння його ролі, що виділяє з усього різноманіття найбільш актуальний для виконавця («…вказав на…») аспект функціонування організації. Як це вже відзначалося в загальному менеджменті, власне вказівка, на відміну від так званого «цінного», як правило, не містить конкретного рішення, а лише додатково делегує виконавцеві відповідні повноваження. Саме це виділення, звернення уваги на допущене відхилення, делегування, якщо в цьому є необхідність, додаткових повноважень по його усуненню і надають вказівці статус безпосередньої адміністративної дії.
В цілому складне і різноманітне поєднання і переплетення тільки найзагальніших форм і методів адміністративного супроводу функціонування організації, представлених на малюнку, відбивають виключно складний характер взаємодії, що розвивається в ній. Це наочно показує і переконливо аргументує виняткову необхідність відповідного, цілеспрямовано розроблюваного і оперативно здійснюваного супроводу. Тільки воно здатне адекватно ж своєчасно попереджати, реагувати, враховувати усю різноманітність реального процесу функціонування організації в ринкових умовах.
Постановка і рішення такої задачі ґрунтуються на необхідності постійного контролю за проведенням усього комплексу взаємодій організації, що обумовлює необхідність предметного дослідження і представлення його змісту. Цьому ж буде безпосередньо присвячений наступний параграф.
§ 5.1.2. Адміністративний супровід контролю
ВИКОНАННЯ
Мабуть, найочевиднішим і саме тому далеко не завжди адекватним сучасному рівню розвитку організації продовженням адміністрування стає контроль виконання. Ключове значення цієї функції адміністративного менеджменту у виконанні вимог і досягненні результату діяльності персоналу і організації в цілому всіляко і всюди признається і пропагується. В той же час, її серйозна, науково обґрунтована розробка, комплексна постановка і дійсно ефективне практичне здійснення реалізуються досить рідко. Це пов'язано як зі збереженням традиційних теоретичних догм сучасних концепцій менеджменту і управління, так їх безпосереднім допущенням конкретних практичних прорахунків адміністративного супроводу.
Однією з найбільш суттєвих помилок ряду сучасних учених, як відзначалося вище, є стійка і поширена деформація значення кінцевого етапу циклу постановки і досягнення мети. На жаль, досі у ряді концепцій цей цикл представляється строго певною послідовністю чотирьох основних етапів : мета, ситуація, проблема, рішення. Вона наочно відрізняється тим, що не виділяє в якості ключового етапу циклу постановки і досягнення мети практичну реалізацію розробленого і прийнятого варіанту дій. При цьому більшість з прибічників таких поглядів визнають необхідність здійснення певного супроводу, контролю, оцінки і т. п. В той же час вони включають відповідний зміст в етап рішення, що остаточно деформує наукову обґрунтованість цього підходу.
Річ у тому, що необґрунтований тиск на прагнення усе вирішити згори і заздалегідь є очевидним атавізмом тоталітарної моделі управління, принципово неприйнятної в реальних ринкових умовах. У них в рішення, що приймається, часто спочатку закладається формат «карт-бланш»:, який навмисно переносить визначення значної частини змісту рішення безпосередньо на момент його реалізації. Це абсолютно необхідно ще і тому, що різко збільшена динамічність і вірогідність процесів функціонування організації в ринкових умовах просто не дозволяє заздалегідь усе передбачити. Ось чому, на відміну від згубності все ще далеко не віджилого принципу: «прокукурікав, а там, хоч і не світай», професійний менеджмент переносить центр тяжіння адміністрування на етап результату.
Непереконливим з позицій цього підходу є також же досить поширене представлення послідовності класифікації основних функцій, що завершується тільки контролем. Тепер уже, визнаючи його безумовну необхідність, подібні концепції наполегливо не припускають навіть можливості проведення яких-небудь дій з отриманих оцінок у рамках поточного циклу. Зрозуміло, що колись в майбутньому дані проведеної перевірки можуть бути враховані, але відмова від реакції за результатами контролю виконання упродовж поточного циклу вихолощує його суть. У цих умовах не виключено, що з часом не лише втрачається актуальність перевірки, але і значно вуалюється персональна відповідальність виконавців.
Тут вже абсолютно очевидна пряма зацікавленість певної групи «практиків» в обмеженні і дезавуюванні дієвості контролю виконання у рамках цього циклу.
Не випадково певній частині чиновників і обивателів так подобається приказка, що «жорсткість рішень, що приймаються нами, компенсується необов'язковістю їх виконання»! Між тим, насаджуване наполягання про ментальну безконтрольність і безвідповідальність наших організацій переконливо спростовується не лише досвідом результативного керівництва народним господарством в періоди «великих випробувань», але і всесвітньо визнаними досягненнями цілих галузей, наприклад, такий, як аерокосмічна.
У організації багаторічної і складної роботи «…на космос» тисяч вітчизняних інститутів, проектних бюро, підприємств, випробувальних центрів найпереконливіше проявилося значення адміністративного супроводу контролем виконання досягнення кінцевого результату. Сьогодні, коли практика і досвід подібного адміністрування досить добре відомі не лише по матеріалах вітчизняних, але і зарубіжних публікацій, місце і роль контролю виконання в супроводі практичного досягнення поставленої мети абсолютно очевидні. Вони визначаються ключовим значенням позиціонування цієї адміністративної функції в процесі практичної реалізації прийнятого варіанту дій (див. Додаток 8).
Завершення кожного циклу постановки і досягнення мети є не лише самостійним, але і ключовим етапом реалізації прийнятого рішення, принципово змінює відношення адміністративного менеджменту до розробки і здійснення конкретних процедур контролю виконання. Визначаючи його принципове позиціонування упродовж усього етапу реалізації рішення, адміністрування передбачає обов'язкове здійснення тих або інших санкцій за результатами проведення контролю виконання. Їх склад, зміст і процедура застосування, забезпечуючи передусім безумовне досягнення мети цього циклу, повинні заздалегідь визначити міру відповідальності підрозділів і персоналу організації за результат (див. Додатки 3,6,12).
Ця позиція адміністративного менеджменту не лише найточніше визначає ключове місце і диспетчерську роль контролю виконання в останньому етапі циклу постановки і досягнення мети організації. Вона дозволяє об'єднати усіх учасників досягнення результату на основі пропорційної зацікавленості кожного в спільному успіху усіх. Ця також досить традиційна проблема ментального протиріччя керівників і персоналу вітчизняних організацій розділяє їх в питанні про оцінку власного вкладу в кінцевий результат. Особливо контрастно це стало проявлятися у виключно великому диференціюванні грошових виплат за результатами досягнення мети.
Власне переважання представлення кожного про його вирішальну роль в отриманні кінцевого результату очікувано настільки, наскільки воно адміністративно не визначене і не оцінене контролем виконання. Більше того, заздалегідь деклароване прозоро і достовірно здійснене проведення оцінки вкладу кожного учасника вже самою очевидністю отриманих результатів обумовлює більш справедливий розподіл винагороди. При цьому, як показує практика, відмова від офіційності або вуалювання проведення контролю виконання, навпаки, всіляко заохочує латентні схеми «поділу дивідендів».
Представлений аналіз умов і особливостей постановки і здійснення контролю виконання прийнятого рішення припускає досить широкий спектр форм і методів його практичної реалізації. Сьогодні адміністративний менеджмент передусім розділяє формат постановки і здійснення контролю виконання в організації на оперативну і результативну версії розробки і застосування. Перша, перманентно здійснювана в режимі реального часу і звана ще новомодним терміном «моніторинг», дозволяє послідовно накопичувати дані, що вже само по собі забезпечує їх значно велику достовірність.
В той же час, завчасно виявляючи тенденції, що привертають увагу, моніторинг забезпечує сумірне проектування результатів на параметри і моделі порівняння, супроводжуючи детальнішим дослідженням що виділяються суб'єктом складові. Це стає конструктивною основою застосування механізмів супроводжуючого регулювання, диспетчеризації, недопущення кризового розвитку організації, замість констатації і санкціонування результату функціонування (див. Додаток 9).
Друга, заснована на оцінці отриманого результату версія, у свою чергу, ділиться на програмну, передбачаючи певні точки контролю, і етапну, що ґрунтується на природній циклічності здійснення : змін, доби, п'ятиденок, декад і т. д. При цьому програмна версія спочатку ґрунтується на послідовно-паралельному виділенні необмеженого числа і значення складових процесу постановки і досягнення мети. Визначаючи заздалегідь відповідний їм проміжний результат, вона обумовлює настільки детальну дискретизацію процесу, наскільки це обґрунтовується і підкріплюється адміністративними ресурсами (див. Додаток 8).
Як безпосередньо кожна з цих версій, так і їх різноманітне поєднання дозволяють провести уніфіковане порівняння отримуваних у визначений заздалегідь момент результатів і привести в дію відповідно декларований механізм санкціонування. Але реальна дієвість контролю виконання полягає не лише в орієнтації виконавців на адміністративно встановлювані терміни. Вона проявляється у формуванні по його результатах нормативної основи, як безпосередньо адміністративного, так я опосередковано економічного стимулювання учасників, наприклад, при виході з організації (див. Додаток 7).
Обидві інтегральні версії і їх різноманітна деталізація спочатку орієнтовано на комплексний підхід до постановки і застосування універсального формату контролю виконання як ключової функції адміністративного супроводу менеджменту. Поєднання, комбінування, взаємна повторна перевірка цих версій в конкретних умовах дозволяють сформувати вичерпне уявлення про процес і результат функціонування реальної організації. Саме воно, його порівняння з прецедентами, планами, очікуваннями, береться за основу розробки і здійснення усіх наступних, у тому числі надзвичайних, програм адміністративного супроводу менеджменту (див. Додаток 9).
В цілому така досить розвинена, універсально така, що адаптується і комбінована палітра численних форм і методів постановки і здійснення контролю виконання прийнятого рішення вимагає виключно чіткого адміністрування її застосування на практиці, яке в найзагальнішому вигляді можна представити таким чином (Рис. 5.1.2.1).
Складність комунікацій, супроводжуючих контроль виконання, оцінку і корекцію дій учасників в режимі реального часу, визначається умовами організації. Це дозволяє поетапно супроводжувати функціонування організації оперативним адмініструванням на основі прикладної адаптації, представленої на малюнку моделі.
Зрозуміло, що ця модель визначає передусім простір і формат розробки і постановки конкретної системи і прикладних процедур контролю виконання. В той же час, вона дозволяє проектувати поєднання і взаємодію усієї різноманітності ресурсів адміністративного супроводу менеджменту в циклі постановки і досягнення мети. При цьому одним з основних критеріїв безпосередньої оцінки здійснення циклу стає результативність адміністративного супроводу менеджменту, що предметно розглядається в наступному параграфі.
Рис. 5.1.2.1. Адміністративний супровід контролю виконання