сашке!

2.2 Анализ распределения функций управления между подразделениями

Организационная структура системы управления персоналом приводится на схеме в приложении А. В настоящее время схема управления предприятием значительно отличается от типовой. Так на ОАО «Витебские ковры» в последние годы были упразднены должности заместитель генерального директора по качеству. Многие отделы были переименованы или укрупнены. Так заместитель генерального директора по материально-техническому снабжению и сбыту переименован в коммерческого директора, а инженер по рационализации и инженер по техническому обслуживанию переименованы в инженера по рационализации и научно-технической информации.

Отдел организации труда и заработной платы (ООТ и З). Отдел организации труда и заработной платы – это самостоятельное подразделение предприятия и непосредственно подчиняется заместителю генерального директора по экономике. Отдел организации труда и заработной платы возглавляет начальник отдела.

Основными задачами ООТ и З являются:

• постоянное совершенствование организации труда и управления производством, форм и систем заработной платы, материального и морального стимулирования на основе достижений науки и техники, передового опыта в целях дальнейшего роста производительности труда и повышения эффективности производства;

• проведение анализа состояния организации труда, заработной платы и повышение производительности труда по следующим направлениям:

1. внедрение наиболее рациональных форм разделения труда;

2. улучшение организации обслуживания рабочих мест;

3. распространение наиболее производительных приемов и методов труда.

В отдел организации труда и заработной платы входит начальник, замначальника, экономист по труду (2 чел.). На отдел ООТ и З возлагаются следующие функции:

• организация работы по нормированию труда, своевременному пересмотру норм, внедрению технически обоснованных нормативов по труду, совершенствование нормирования на основе применения прогрессивных нормативов по труду;

• анализ эффективность применения действующих форм и систем оплаты, материального стимулирования труда, разработка положений о премировании рабочих, руководителей, специалистов и служащих;

• контроль и планирование расходование фонда оплаты труда;

• расчет средства, направленных на потребление;

• определение средней заработной платы работающих, условий оплаты труда, тарифных ставок, окладов, расценок;

• расчет численности работников по функциям управления и структурным подразделениям предприятия;

• осуществление работы по совершенствованию структуры аппарата управления;

• участвует в рассмотрении проектов расширения и реконструкции предприятия;

• организует проведение хронометражных наблюдений и фотографий рабочего времени;

• осуществляет контроль за соблюдением трудового законодательства;

• ведет учет показателей по труду и составляет отчетность.

Основными источниками при анализе использования трудовых ресурсов являются:

• форма 1-Т “Отчет по труду”, которая содержит информацию о среднесписочной численности работников и численности на конец отчетного года по основным и неосновным видам деятельности, о числе отработанных человеко-дней, целодневных простоях, числе человеко-дней неявок на работу по различным причинам, числе праздничных и выходных человеко-дней, о числе средств, направленных на потребление в отчетном году;

• статистическая отчетность отдела кадров о движении работающих на предприятии: прием на работу, увольнение (с указанием причин), перевод на другую работу и др.;

• оперативная отчетность цехов, отделов, служб предприятия, связанная с трудовыми ресурсами предприятия, производственных подразделений и служб;

• данные раздела “Труд и заработная плата”;

• отчетная информация бухгалтерии по расчету заработной платы, также по расчету заработной платы работников предприятия.

Планово-производственный отдел (ППО). Планово-производственный отдел является самостоятельным структурным подразделением аппарата управления. В планово-производственный отдел входят: начальник отдела, зам. начальника отдела, экономист по планированию, экономист по ценам, старший диспетчер.

Основными задачами ППО являются:

• организация и совершенствование планово-экономической работы;

• улучшение использования ОПФ и оборотных средств;

• всемерное повышение производительности труда;

• внедрение перспективной технологии, автоматизации производства;

• повышение качества продукции и улучшение ассортимента;

• контроль за выполнением планов.

К функциям данного отдела относят:

• осуществление руководства работы по экономическому планированию предприятия направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности;

• обеспечение организации комплексного экономического анализа деятельности предприятия и участие в разработке мероприятий по ускорению роста производительности труда;

• организация и руководство разработкой проектов текущих и перспективных планов подразделениями предприятия по всем видам деятельности;

• руководство составления техпромфинплана предприятия;

• организация разработки прогрессивных плановых технико-экономических нормативов, материальных затрат, цен на выпускаемую продукцию и услуги, планово-расчетные цены на суровье;

• обеспечение экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия;

• организация контроля за выполнением установленных плановых заданий;

• разработка рациональной плановой и учетной документации;

• составление плановых калькуляций на все виды изделий;

• анализ выполнения плановых показателей;

Здесь источниками информации для анализа себестоимости являются:

• отчет, форма 5 – 3 “Отчет о затратах на производство продукции”;

• данные бухгалтерского учета: синтетические и аналитические счета, отражающие материальные, трудовые и финансовые затраты, соответствующие ведомости, журналы, ордера, отчеты и в необходимых случаях – первичные документы;

• плановые и отчетные калькуляции за прошедшие периоды времени.

Отдел кадров. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением, возглавляемый заместителем генерального директора по кадрам и режиму.

Основной задачей отдела кадров является своевременное обеспечение предприятия необходимыми кадрами; подбор, изучение, расстановка и учет кадров, создание резерва кадров.

В соответствии с основной задачей к функциям отдела кадров относят:

• ведение личных дел работников предприятия;

• оказание методической и практической помощи в составлении характеристик на рабочих;

• ведение переписки по вопросам кадров;

• контроль за своевременностью и правильностью заполнения трудовых книжек;

• систематизация и хранение документов текущего архива;

• оформление документов, необходимых для назначения пенсий;

• оформление очередных отпусков работникам предприятия;

• проведение периодических проверок соблюдения трудовой дисциплины;

• подготовка необходимых материалов для квалификационной и аттестационной комиссии и представление работников к поощрениям и наградам;

• составление установленной отчетности по вопросам, входящим в ее компетенцию.

Отдел охраны труда. Отдел охраны труда является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно заместителю генерального директора по производству и техническому переоснащению.

Отдел охраны труда проводит работу на предприятии по созданию здоровых и безопасных условий труда работающих, предупреждению несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

В соответствии с основной задачей отдел охраны труда контролирует:

• соблюдение работниками подразделений предприятия действующего законодательства;

• своевременность испытаний, проверок и правильную эксплуатацию паровых котлов, кранов, подъемников, баллонов для сжатых газов;

• эффективность работы вентиляционных и аспирационных систем;

• соблюдение графиков замеров воздушной среды, производственного шума, вибрации;

• выполнение предписаний органов государственного надзора;

• представление работникам установленных льгот и компенсаций по условиям труда;

• составление заявок на спецодежду;

• состояние предохранительных приспособлений и защитных устройств;

• своевременность выдачи работникам средств индивидуальной защиты;

• выполнение мероприятий по улучшению условий труда.

Изучает:

• причины производственного травматизма и профзаболеваний;

• условия труда на рабочих местах, выявляя опасные и вредные производственные факторы.

Организует изучение работниками предприятия правил по технике безопасности.

Участвует:

• в проверке технического состояния оборудования;

• во внедрении более совершенных конструкций оградительной техники;

• в работе аттестационных комиссий по проверке знаний рабочих и руководителей в области техники безопасности;

• в приемке в эксплуатацию цехов, установок, оборудования, требуя при этом строгого выполнения правил по технике безопасности и промышленной санитарии.

Отдел охраны окружающей среды. На предприятии нет такого структурного подразделения как отдел охраны окружающей среды. Вопросами охраны окружающей среды занимается главный энергетик, в обязанности которого входит своевременный ремонт природоохранного оборудования; контроль за рациональным расходованием энергетических ресурсов на предприятии; предотвращение аварий.

Юридический отдел. На предприятии работают 2 юрисконсульта, которые непосредственно подчиняются генеральному директору предприятия. В обязанности юрисконсульта входит:

• обеспечивает соблюдение законности деятельности предприятия и защиту его правовых интересов;

• участвует в подготовке нормативных документов предприятия;

• принимает меры к отмене или изменению актов, изданных с нарушением действующего законодательства;

• оказывает правовую помощь структурным подразделениям;

• осуществляет учет и хранение находящихся в производстве и законченных исполнением судебных и арбитражных дел;

• представляет интересы предприятия в суде, арбитраже и других государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов;

• участвует в разработке и осуществлении мероприятий по обеспечению сохранности собственности, по борьбе с растратами и хищениями;

• ежеквартально анализирует и обобщает результаты рассмотрения претензий и арбитражных дел;

• рассматривает поступающие претензии, готовит обоснованные ответы при отклонении претензий;

• участвует в подготовке и заключении коллективного договора

Отдел маркетинга и сбыта. Отдел маркетинга и сбыта является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно зам. генерального директора по коммерческим вопросам.

Функции отдела маркетинга и сбыта:

• изучение рынка сбыта продукции предприятия и разработка прогноза продаж и рыночной политики в целом;

• исследование характеристик рынка по товарам и регионам, конкурентоспособности изделий предприятия на внешнем и внутреннем рынках, поиск новых рынков сбыта продукции;

• разработка предложений по выпуску новой и совершенствованию производимой продукции для удовлетворения потребностей на внутреннем и внешнем рынках;

• обеспечение реализации продукции предприятия;

• организация приема, хранения и отгрузки готовой продукции, своевременного оформления сопроводительных документов, учета выполнения заказов и договоров и остатков нереализованной продукции;

• оформление договоров на сбыт продукции;

• обеспечение своевременного поступления средств за реализованную продукцию;

• участие в планировании ассортимента выпускаемой продукции;

• контроль за выполнением подразделениями предприятия заказов по объему реализуемой продукции, качеству, за состоянием запасов готовой продукции на складах;

• участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей;

• осуществление контроля за противопожарным состоянием складских помещений;

• своевременное представление статотчетности.

Отдел бухгалтерии. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется зам. ген. директора по финансам главному бухгалтеру.

Основные задачи:

• правильный и своевременный учет результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

• составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности;

• осуществление контроля за сохранностью собственности предприятия, правильным расходованием материальных, трудовых, финансовых ресурсов, соблюдение строжайшего режима экономии;

Функции бухгалтерии:

• ведение бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

• учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства обращения, исполнение смет расходов, реализации продукции выполнения работ;

• разработка и внедрение передовых форм и методов бухгалтерского учета;

• начисление заработной платы работников, осуществление отчислений и удержание из заработной платы;

• своевременное и правильное проведение инвентаризации средств, переоценка товарно-материальных ценностей;

• начисление и перечисление налогов, сборов;

• составление полной и бухгалтерской отчетности;

• контроль за своевременным поступление денежных средств от потребителей;

• проведение валютных операций и обязательной продажи иностранной валюты;

• своевременное проведение совместно с другими подразделениями проверок и документальных ревизий ;

• организация хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течении установленных законодательством сроков;

Основными источниками информации для анализа производства, ассортимента, качества и реализации продукции являются:

• отчетная форма 1-П “отчет о производстве и реализации продукции, работ, услуг”, содержит данные об объемах производства продукции в натуральном и стоимостном выражении, об объемах поставок (в т.ч. экспорт);

• оперативные данные отдела сбыта, отдела маркетинга, фирменной торговли и рекламы, данные бухгалтерского учета.

Каждый из выше перечисленных отделов имеет свой штат.

Отдел труда и заработной платы: начальник, заместитель начальника, экономист по труду, инженер по организации труда.

Планово-производственный отдел: начальник, заместитель начальника, экономист по планированию, экономист по ценам, старший диспетчер, диспетчер.

Отдел кадров: заместитель генерального директора по кадрам и режиму, старший инспектор, инспектор, инженер по подготовке кадров.

Охрана труда: инженер по охране труда (2 человека), юридический отдел: 2 юрисконсульта.

Отдел маркетинга и сбыта: начальник отдела, зам. начальника отдела по сбыту, зам. начальника отдела по маркетинга, инженер по маркетингу (3 человека), старший товаровед, экономист по сбыту (2 человека), зав. центральным складом готовой продукции, экономист по внешнеэкономическим связям.

Существующая структура управления производством, персоналом, снабжением, сбытом и предприятием в целом позволяет обеспечить эффективность работы предприятия и полностью соответствует целям и задачам, поставленным в бизнес-плане. Расчет потребности в трудовых ресурсах и расходов на оплату труда, представленный в таблице, произведен исходя из действующих норм выработки, режима работы оборудования, норм обслуживания, тарифов и расценок, действующих на предприятии. Численность работающих является достаточным для выполнения всех параметров, предусмотренных планом развития на текущий год. С целью рационального использования трудовых ресурсов постоянно происходит усовершенствование положения о премировании.

2.3 Анализ нормы управляемости ОАО «Витебские ковры»

Норма управляемости - количество работников, которые непосредственно подчиняются данному руководителю, устанавливается посредством делегирования линейных полномочий.

Технически, руководитель высшего звена организации вместо создания цепи команд может принять решение о том, чтобы каждый сотрудник отчитывался непосредственно перед ним. Несомненно, поскольку высшее руководство, в конечном итоге, отвечает за успешное выполнение всех задач независимо от того, сколько имеется нижестоящих руководителей, у него существует сильный стимул сохранить возможно больший контроль. Однако на практике неумение удержать норму управляемости на достаточно малом уровне делает координацию почти невозможной.

Тяжелым путем пришло неисчислимое количество руководителей к пониманию того, что слишком большая норма управляемости может вызвать возникновение сложных проблем.

В качестве специфического случая применения метода норм обслуживания следует рассматривать определение численности руководителей через нормы управляемости.

В качестве общих рекомендаций по установлению норм управляемости можно принять следующие:

1) норма управляющего персонала составляет 5-7 человек для руководящих должностей в подразделениях со значительным удельным весом работ творческого нестандартного характера, высокой квалификации или частыми отклонениями от заранее намеченной технологии процесса;

2) норма управляющего персонала составляет 10-12 человек для руководящих должностей в подразделениях с достаточно устоявшимся характером работ, в значительной мере определяемым стандартом организационно-управленческими процедурами;

3) в любом случае норма управляющего персонала не должна превышать 15-17 человек, иначе коллектив становится неуправляемым.

При анализе организационной структуры управления ОАО «Витебские ковры» число подчиненных генерального директора превышает норму управляемости на 2 человека, так как норма составляет 5-7 человек, а у него 9 человек подчиненных. Число подчиненных главного инженера соответствует норме управляемости и составляет 11 отделов: технический отдел, лаборатория по контролю производства, отдел охраны труда, художественная мастерская, фабрика прошивных ковровых изделий, фабрика нетканых мктериалов, прядильное производство, ткацкое производство, отделочный цех, отдел главного механика и отдел главного энергетика. Но у этих отделов норма управляемости ниже нормативного и не превышает 4 подчиненных отделов, что является не целесообразным. В подчинении у заместителя генерального директора по экономике находится 3 отдела: Отдел автоматизированной системы управления производством, отдел организации труда и заработной платы, планово-производительный отдел, что является ниже нормы. Также ниже нормы отдел главного бухгалтера, отдел генерального директора по кадрам, у них по 2 отдела. Соответствует норма управляемости у заместителя генерального директора по идеологической работе и социальными вопросами, у него в подчинении 6 отделов.

На нормы управляемости влияет также целый ряд других факторов. Прежде всего, факторы, связанные с выполняемой работой: схожесть работ; территориальная удаленность работ; сложность работ. Из проведенного анализа можно сказать, что каждое подразделение выполняет свои функции и не схожи между собой.

В целом можно сказать, что организационная структура управления ниже нормы управляемости и только у генерального директора количество подчиненных выше нормативного.

3 НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Совершенствование организационной структуры управления приобретает форму поиска альтернативного решения между централизацией и децентрализацией властных функций.

При совершенствовании организационной структуры управления ОАО «Витебские ковры» важным является правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей и исполнителей. Успешно реализованные два этапа - реструктуризация и приватизация, в развитии предприятия органично вылились в третий этап - поиска эффективных систем управления предприятием и организации производства.

В организации постоянно внедряются инновационные технологии, в том числе и технологии современного менеджмента. Можно предложить в ОАО «Витебских коврах» внедрить японскую модель управления крупными организациями, получившая в мировой практике название «бережливое производство». Суть его заключается в следующем:

- создании больших объемов продукции при постоянном увеличении качества;

- снижении или устранении потерь, увеличении эффективности использования оборудования, что подразумевает устранение всех видов деятельности, которые не приносят добавочной стоимости продукту;

- снижении затрат;

- в конечном итоге - повышении удовлетворенности как у заказчиков, так и у самих работников. Освободившиеся время и ресурсы используются для увеличения объемов производства.

Внедрение этой системы в организации наглядно показывает, что для повышения эффективности производства не всегда необходимо закупать новое дорогостоящее оборудование, переходить на новые материалы и технологии или компьютеризировать производство. Зачастую надо всего лишь изменить культуру управления организацией, отношение к своему делу, и тогда простые организационные и технические моменты приведут к хорошему результату, повышению качества и экономии средств. Специалистами разработать план работы на 5 лет, который в свою очередь, делится на годовые бизнес-планы, планы продаж на 3 месяца, оперативные недельные планы, вплоть до задач одной смены. Система планирования подразумевает жесткую систему контроля. К примеру, ввести систему «футбольного» контроля. Что это значит? Если работник не выполнил свои функции, он получает первую желтую карточку и лишается 25 процентов премиальных, после второго нарушения ему предъявляется вторая желтая карточка и снимается 50 процентов премиальных. Красная карточка означает стопроцентное лишение премиальных и перевод на нижеоплачиваемую работу. Как правило, все работники исправляются, и даже переходят на высшую ступень.

Целями предприятия ОАО «Витебские ковры» выступают:

1. Создать современную организационную структуру управления, адекватно и оперативно реагирующую на изменения во внешней среде.

2. Реализовать систему стратегического управления, способствующую эффективной деятельности организации в долгосрочной перспективе.

3. Освободить руководство объединения от повседневной рутинной работы, связанной с оперативным управлением научно-производственным комплексом.

4. Повысить оперативность принимаемых решений.

5. Вовлечь в предпринимательскую деятельность все подразделения объединения, способных расширить номенклатуру продукции и услуг, повысить гибкость и конкурентоспособность.

Одним из основных путей совершенствования организационной структуры управления ОАО «Витебские ковры» является применение достижений информационных технологий. Такие технологии позволяют и работникам, и руководителям высшего звена очень быстро получать необходимую информацию. Распоряжения могут передаваться с одного на другой конец фирмы. Благодаря этому повышается оперативность управления, более того, могут быть ликвидированы целые звенья административного аппарата, существовавшие лишь для сбора, структурирования и распространения информации.

Большое значение также будет иметь внедрение метода управления по целям, получившего широкое распространение в управлении зарубежными фирмами. Одной из главных особенностей данного метода является существование четкой иерархии целей внутри организации. Каждый руководитель от наивысшего до самого низшего уровня должен иметь цели, которые обеспечивают поддержку целей руководителей, находящихся на более высоком уровне.

Внедрение мероприятий, направленных на разграничение полномочий и установление четкой взаимосвязи между различными уровнями управления будет способствовать решению целого ряда задач:

- разграничить полномочия и зоны ответственности между структурными подразделениями и отдельными специалистами организации;