25. Документооборот в организации: определение и основные этапы.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

информационно-справочная работа;

направление на исполнение;

контроль исполнения;

исполнение документов;

отправка документов адресатам;

формирование дел в соответствии с номенклатурой;

хранение и использование документов в текущей деятельности;

подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

26. Инвентаризация и её роль в бухгалтерском учёте. В хозяйственной деятельности организации возможны расхождения между данными учета и фактическим наличием имущества. Причинами подобных несоответствий могут быть следующие:

естественное изменение физического состояния объекта учета (усушка, распыливание, выветривание, испарение и т.д.);

ошибки, допускаемые при приемке и отпуске средств (излишки, недостачи, пересортица);

ошибки в учете (арифметические ошибки в подсчетах, описки в документах);

злоупотребления материально ответственных лиц.

Для выявления расхождений необходима инвентаризация, которая проводится в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Инвентаризация – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств и их источников, а также выявление отклонений фактических данных от учетных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Инвентаризация выполняет следующие функции:

устанавливается фактическое наличие денежных средств и товарно-материальных ценностей у каждого материально ответственного лица;

выявляется ненужное организации имущество, что дает возможность своевременного принятия мер по их реализации;

определяются условия, организация и состояние сохранности денежной наличности, товарно-материальных ценностей; 

основных средств и другого имущества организации;

устанавливаются ошибки и злоупотребления, имевшие место в документах по движению имущества;