Внутрішньо корпоративні документи для проведення зборів

Оскільки в попередніх темах було досить докладно розглянуто особливості проведення загальних зборів і можливостей акціонерів реалізувати свої права, коротко зупинимось на системі внутрішньо корпоративних документів, які створюються, щоб полегшити проведення загальних зборів і зробити їх чіткими, зрозумілими і необтяжливими. Зрозуміло, що на збори виносяться питання, які, з одного боку, є необхідними відповідно до законодавчих вимог, а з другого — хвилюють учасників кор­порації і потребують розгляду на зборах.

Деякі акціонерні товариства проведення зборів не регламентують нічим, крім статуту та норм чинного законодавства. Такий підхід також може бути правомірним, але за умов невели­кої кількості акціонерів, зі сталим структурованим їх складом, коли проведення зборів потребує більшою мірою дотримання формальних ознак. Проте дуже часто саме на зборах проявляються суперечності інтересів акціонерів, їх груп, акціонерів та виконавчих директорів, не виконавчих і виконавчих директорів. Бувають випадки, коли збори зриваються, на них не приймаються рішення, після проведення зборів з'являються скарги на порушення при їх проведенні. Тому доцільні розробка і прийняття вищим органом товариства Положення про проведення загальних зборів, або Положення про загальні збори. Такі положення регламентують порядок проведення зборів і дають можливість їх організаторам мати розписану процедуру. Вони часто є об'ємними і тому не завжди сприймаються окремими акціонерами, які хотіли б ознайомитись і прийняти окремі невеликі положення, що регулюють збори.

Тому деякі корпорації приймають цілий ряд положень, які регламентують проведення загальних зборів. Це дає змогу в разі потреби заміни деяких пунктів змінювати деякі положення, особливо ті, що приймаються не зборами, а іншими органами корпоративного управління.

Для успішного проведення зборів насамперед необхідно стан рити організаційну комісію. Для цього розробляють Положення про організаційну комісію. В ньому визначається склад такої комісії, функції, які вона виконує, зобов'язання та відповідальність її членів. Як правило, організаційна комісія здійснює такі функції: розробляє та подає на затвердження правлінню АТ план-графік заходів з підготовки зборів, складає кошторис витрат на підготовку та проведення зборів і подає на затвердження правлінню АТ, готує самостійно або приймає за актом від реєстратора списки акціонерів, які мають право на участь у зборах, повідомляє акціонерів про скликання зборів; забезпечує публікацію офіційної інформації про збори, створює умови для ознайомлення акціонерів з документами, що стосуються питань порядку денного, проводить роботу з акціонерами щодо оформлення довіреностей, готує бюлетені та картки для голосування, займається матеріально-технічним забезпеченням зборів, а також здійснює інші функції. Ці функції можуть бути передбачені як Положенням про організаційну комісію, так і загальним Положенням про загальні збори акціонерів.

Крім організаційної іноді створюють реєстраційну та протокольну комісії. Для створення таких комісій розробляють і ухвалюють відповідні положення. Вони необхідні, особливо в умовах значної кількості акціонерів і багатьох бажаючих взяти участь в обговоренні питань діяльності корпорації.

Для полегшення роботи деякі акціонерні товариства розроб­ляють цілий ряд документів, які з успіхом застосовують при проведенні зборів. Крім названих це Структура річного звіту правління, Форми пропозицій до організаційної комісії, Прото­коли реєстраційної та лічильної комісії, Протокол засідання ревізійної комісії, Протокол загальних зборів, Регламент проведення загальних зборів та ін.