Поиск документов с использованием поля Название документа

Если не известно точное название документа, то для его поиска рекомендуется использовать поле Название документа. В этом поле необходимо выделить те слова, которые являются определяющими, характерными для данного документа и точно присутствуют в его названии (не более двух-трех слов).

Упражнение 8. Найти документ, который предположительно называется "О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)".

Действия:

В данном документе речь идет о совмещении профессий, этому для поиска необходимо использовать слова СОВМЕЩЕНИЕ и ПРОФЕССИЙ.

1. Очистить Карточку реквизитов.

2. Дважды щелкнуть мышью по полю Название документа для входа в словарь.

3. Найти слово СОВМЕЩЕНИЕ в словаре, набирая его на клавиатуре. После ввода нескольких букв курсор установится на строке СОВМЕЩЕН*, т.к. в словарь поля включены слова с

символом «*» вместо их окончания.

4. Выбрать слово, нажав клавишу Insert. В результате слово будет занесено в нижнюю часть окна Выбраны.

5. Аналогично найти и отметить слово ПРОФЕС*.

6. Выбрать логическое условие И (из возможных вариантов И, ИЛИ, КРОМЕ), поскольку в названии документа должны присутствовать оба слова.

7. Нажать кнопку Выбрать для заполнения Карточки ре­зитов.

8. Нажать кнопку Поиск (F9) для формирования списка документов, в названии которых содержатся оба выбранных слова.

Задание 9.

1. Найти Постановление, которое предположительно содержит в названии слова "определение розничного товарооборота".

2. Распечатать список всех редакций и источник публикации.

Задание 10.

1. Найти документ, который предположительно был принят в 2001 году (©Позже 01.01.2001) и содержит в названии; слова "экономическая эффективность".

2. Распечатать его полное название, Дату в Минюсте и Источник публикации.

Работа с полем Тематика

Если требуется найти документы по некоторому кругу вопросов или, когда реквизиты документа неизвестны, то используются поля Тематика, Текст документа, Ключевые слова.

Словарь поля Тематика представляет собой многоуровневый тематический рубрикатор.

Тематический рубрикатор имеет иерархическую структуру с четырьмя уровнями вложенности рубрик. Первый уровень держит 28 рубрик. Общая численность рубрик всех уровней представлена 600 наименованиями. При раскрытии словаря поля Тематика первый раз видны названия только рубрик правого уровня.

Рубрика, содержащая подрубрики, слева от названия котрой имеет специальный символ [+]. Щелкнув по нему мышью раскрываются рубрики следующего уровня, то есть все подрубрики текущей рубрики. После раскрытия рубрики специальный символ слева примет вид [+]/. Если щелкнуть по нему мышью данная рубрика закроется (или использовать команду открыть/Закрыть рубрику локального меню).

При выборе команды Открыть все локального меню (одновременным нажатием клавиш Сtrl и Серый плюс), раскрывается весь рубрикатор.

Для закрытия всех раскрытых рубрик выбрать команду Закрыть все локального меню или одновременно нажать клавиши Ctrl и Серый минус.

Для выбора рубрики можно воспользоваться одним из способов.

Первый способ. Найти запрашиваемую рубрику, используя клавиши управления курсором, и раскрыть. Отметить ее клавишей Insert или выбрать команду Отметить/Разотметить локального меню.

Второй способ. Используется для быстрого поиска требуемой рубрики.

Упражнение 9. Найти первым способом документы, связанные одновременно и с таможенными платежами и с заполнением таможенных деклараций.

Действия:

1. Очистить Карточку реквизитов.

2. Войти в словарь поля Тематика. Появится список из 28 рубрик первого уровня.

3. Найти в этом списке рубрику ТАМОЖЕННОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО и раскрыть ее щелчком мыши по символу [+ | слева от ее названия.

Выбрать из рубрик следующего уровня ТАМОЖЕННЫЕ ПЛАТЕЖИ нажатием клавиши Insert. В результате вся рубрика будет занесена в нижнюю часть окна Выбраны.

4. Выбрать рубрику, связанную с заполнением таможенных деклараций:

- раскрыть рубрику ТАМОЖЕННОЕ ОФОРМЛЕНИЕ;

- из рубрик следующего уровня найти и выделить (клавишей Insert) ТАМОЖЕННАЯ ДЕКЛАРАЦИЯ (она не имеет^: других подрубрик). В результате она также будет занесена в нижнюю часть окна Выбраны.

5. Задать логическое условие И.

6. Нажать кнопку Выбрать для заполнения Карточки реквизитов (формирования запроса).

7. Нажать кнопку Поиск для формирования списка документов, в названии которых содержатся обе выбранные подрубрики.

Если требуется выбрать только одну рубрику, то выбор осуществляется двойным щелчком мышью по ее названию без отметки этой рубрики клавишей Insert.

Упражнение 10. Найти вторым способом в словаре поля Тематика рубрику НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ.

Действия:

1. Очистить Карточку реквизитов.

2. Войти в словарь поля Тематика.

3. Закрыть все подрубрики командой Закрыть все локального меню ( Ctrl + “серый плюс").

4. Нажать клавишу Ноmе для перехода в начало словаря.

5. Щелкнуть по кнопке Найти (или клавишу F7). В результате появится окно Найти.

6. Ввести с клавиатуры поисковый фрагмент НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ. Рекомендуется вводить слова не полностью при этом допускаются любые окончания слов.

7. Задать переключателем направление поиска © Вниз.

8. Нажать кнопку Искать.

Рубрикатор автоматически раскроется, и курсор установится на первом вхождении заданного фрагмента в словарь – на рубрике НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ.

Если повторно нажать кнопку Искать, то курсор укажет на рубрику НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ БАНКОВ.

После третьего нажатия на кнопку Искать курсор выделит рубрику НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ ОТ СТРАХОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

После четвертого нажатия - появится сообщение о том, что фрагмент не найден.

Отметим:

1. Таким способом можно найти именно указанное словосочетание, а не отдельные слова, входящие в него.

2. Так, если в рассмотренном примере при поиске указать словосочетание НАЛОГ на ПРИБЫЛЬ, то ничего не будет найдено. Поэтому, чтобы избежать такой ситуации, рекомендуется задавать одно значение ПРИБЫЛЬ, т.к. слово НАЛОГ имеется в названии многих рубрик.

Задание 11.

1. Найти документы, относящиеся к тематике Государственная торговля и Общественное питание.

2. Распечатать название только приказов.

Работа с полем Ключевые слова

Если известна лишь общая тематическая направленность документов, то можно воспользоваться полем Ключевые слова

Тематическая направленность словаря поля отражена в списке из 500 слов и словосочетаний, расположенных в алфавитном порядке.

Выбор слов из словаря этого поля осуществляется также как и выбор из словарей других полей.

При использовании данного поля для создания поискового запроса необходимо учитывать, что подбор ключевых слов имеет субъективный характер. Поэтому рекомендуется провести несколько поисков по различным ключевым словам.

Задание 12.

1. Найти документы, содержащие ключевые слова ТОРГОВАЯ НАЦЕНКА и РОЗНИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ.

2. Распечатать название документов.

Задание 13.

1. Найти документы, содержащие ключевые слова АЛКОГОЛЬНАЯ ПРОДУКЦИЯ и АКЦИЗЫ.

2. Распечатать название действующих положений.

Контрольные вопросы.

1. Какие СППС используются в практике? Их особенности?

2. Последовательность запуска СППС Гарант-Сервис в среде Windows NT.

3. Виды поиска документов в СППС Гарант-Сервис.

Особенности организации запросов.

Занятие второе

Работа с полем Текст документа

Для данного вида поиска существуют определенные ограничения. Как правило, готовится несколько вариантов запроса с использованием различных синонимов тех терминов, по которым осуществляется поиск. Варианты соединяются логическими условиями И, ИЛИ, КРОМЕ, а также условием РЯДОМ.

При использовании этого вида поиска система позволяет найти документы, в текстах которых есть нужные слова или словосочетания, связанные логическими условиями.

Запрос может быть сколь угодно сложным. Получаемый набор документов обладает абсолютной точностью. В системах Гарант-Сервис имеются два способа по тексту документов.

Поиск по словарю

Требуемые слова выбираются из словаря поля Текст документа. а затем связываются логическими условиями. Преимущества: словарь поля содержит все слова, встречающиеся

в текстах документов, поэтому система не дает выбрать слово, отсутствующее в них. Недостатки: все выбранные слова можно связать между собой только одним логическим условием.

Сложный поиск по тексту

Слова и словосочетания, связанные необходимыми логическими условиями, заносятся в специальное поисковое окно на компьютера путем непосредственного набора их на клавиатуре. При этом вместо условия РЯДОМ можно задавать символ +(плюс).

Преимущества: выбранные слова можно связать между собой разными логическими условиями для формирования сложного запроса.

Недостатки: выбор слов, отсутствующих в текстах документов, или ошибки при наборе требуемого слова приводят неудовлетворительному результату.

При данном способе поиска лучше задавать не полные слова, а только их начала и символ * (можно без символа*] чтобы учесть все возможные окончания этих слов.

Упражнение 1. Найти документы, принятые в 1997 г. и не утратившие силу к настоящему времени, в которых встречается сочетание слов ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ (в различных падежах).

Действия:

1. Очистить Карточку реквизитов.

2. Заполнить поле Дата принятия во вкладке Диапазон период времени «С 01.01.1997 по 31.12.1997», который отвечает документам, принятым в 1997 г.

3. В поле Поиск по статусу выбрать словосочетание ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ НЕДЕЙСТВУЮЩИХ РЕДАКЦИЙ И УРАТИВШИХ СИЛУ.

4. Раскрыть поле Текст документа. В верхней части появившегося окна Текст документа выбрать вкладку Словарь.

5. Набрать на клавиатуре ЗАЩИТ - курсор установится на слове ЗАЩИТ*- и отметить его нажатием клавиши Insert.

6. Аналогично набрать и отметить ИНФОРМАЦ*.

7. Связать выбранные слова логическим условием РЯДОМ и задать количество поисковых строк, например 3.

Отметим: При условии РЯДОМ количество строк не должно быть равным 1.

8. Нажать кнопку Выбрать.

9. Вывести на печать список документов с указанием названия документа и даты его принятия.

Задание 1

1. Найти документы, принятые в 1993 г. и не утратившие силу к настоящему времени, в которых встречается сочетание АВТОРСКИЕ ПРАВА (в различных падежах).

2. Распечатать список документов.

Задание 2.

1. Найти документы, принятые в 1997 г. и не утратившие силу к настоящему времени, в которых встречается сочетание слов ЗАЩИТА ПОТРЕБИТЕЛЕЙ (в различных падежах).

2. Распечатать список приказов.

Упражнение 2. Найти принятые в 1996 г. и не утратившие силу к настоящему времени документы, в которых в различных падежах встречается словосочетание ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ, а не просто данные слова, расположенные поблизости.

Действия:

1. Очистить Карточку реквизитов.

2. В поле Дата принятия выбрать диапазон С 01.01.1996 по 31.12.1996 (упражнение 1).

3. В поле Поиск по статусу выбрать формулировку ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ НЕДЕЙСТВУЮЩИХ РЕДАКЦИЙ И УТРАТИВШИХ СИЛУ.

4. В поле Текст документа активизировать вкладку сложный поиск.

5. В поисковом окне, набрать на клавиатуре ИНФОРМАЦИОН БЕЗОПАСНОСТ. Нажать кнопку Выбрать. В информационной строке указать, что ЗАПРОСУ СООТВЕТСТВУЕТ _______ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ____ (БЕЗ УТОЧНЕНИЯ).

6. Нажать кнопку Поиск. Отобраны будут те документы, в которых встречается словосочетание ИНФОРМАЦИОН БЕЗОПАСНОСТ. Заметим, что количество найденных документов в данном примере значительно меньше, чем в предыдущем. В частности, в списке найденных документов нет упоминавшегося в упражнении 1 Постановления Правительства РФ № 789.

7. При входе в текст любого документа появится поисковое окно с выбранным поисковым выражением, а курсор установится на словосочетании ИНФОРМАЦИОН БЕЗОПАСНОСТ там, где оно впервые встречается в тексте.

8. Вывести на печать название и номер этих документов.

Упражнение 3. Найти документы, принятые в 1996 г. и не утратившие силу к настоящему времени, в тексте которых встречаются словосочетания ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ или ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ (в различных падежах).

В данном случае воспользоваться поиском по словарю в принципе не удастся, так как вводимые слова надо соединять разными логическими условиями, а при поиске по словарю это сделать невозможно. Используется поэтому возможность сложного поиска.

Действия:

1. Войти в Карточку реквизитов. После выполнения предыдущего примера поля Дата принятия и Поиск по статусу уже заполнены. Следует изменить поисковое выражение в поле Текст документа.

2. Раскрыть поле Текст документа, и выбрать вкладку Сложный поиск. Появится окно для записи поискового выражения (упражнение 2).

В поисковом окне, набрать на клавиатуре ИНФОРМАЦИОН БЕЗОПАСНОСТ или ЗАЩИТ ИНФОРМАЦ и нажать кнопку Выбрать. Как и в упражнение 2, в информационной строке появится сообщение, что ЗАПРОСУ СООТВЕТСТВУЕТ _____ ДОКУМЕНТОВ ИЗ __ (БЕЗ УТОЧНЕНИЯ).

4. Нажать кнопку Поиск. Будут отобраны те документы, в которых встречается ИНФОРМАЦИОН БЕЗОПАСНОСТ ЗАЩИТ ИНФОРМАЦ.

5. Как и в предыдущих упражнениях при входе в текст любого документа появится поисковое окно с текстом заданных словосочетаний. Курсор будет установлен на первом словосочетании.

6. Распечатать список документов, указав название и номер документа.

Отметим:

1. При поиске по словосочетанию учитывается порядок слов. Поэтому, например, при поиске по словосочетанию ИНФОРМАЦИОН БЕЗОПАСНОСТ документы, в тексте которых встречается выражение БЕЗОПАСНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ, найдены не будут.

2. Если необходимо найти слово или словосочетание с определенными окончаниями (например, в том или ином падеже), то при записи поискового выражения надо заключить такое в кавычки.

Упражнение 4. Найти документы, в тексте которых упоминает­ся ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ КОНСУЛЬТАЦИОН­НОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (в именительном падеже).

Действия:

1. Очистить Карточку реквизитов.

2. В поле Текст документа активизировать вкладку Сложный поиск и в поисковом окне задать выражение «ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ КОНСУЛЬТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», заключив его в кавычки.

3. После проведения поиска по этому запросу окажутся отобранными те документы, где встречается словосочетание ЛИЦЕНЗИЗИРОВАНИЕ КОНСУЛЬТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ в именительном падеже.

4. Распечатать список документов, указав номер и дату принятия.

Упражнение 5. Найти документы, в тексте которых упоминается ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ КОНСУЛЬТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (в любом падеже).

Действия:

3. Очистить Карточку реквизитов.

4. В поле Текст документа активизировать вкладку Сложный поиск и в поисковом окне задать выражение ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ КОНСУЛЬТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

5. После проведения поиска по этому запросу окажутся отобранными документы, где встречается словосочетание ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ КОНСУЛЬТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ в любых падежах.

6. Распечатать список действующих документов.