1 Теоретические аспекты процесса проведения деловых совещаний как средства формирования организационной культуры

1.1 Деловые совещания: понятия, сущность, способы и типы

Одной из важнейших сторон организационной культуры является корректное деловое общение.

Деловое общение – это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач [8, с. 56].

К принципам делового общения относятся: [2, с. 28]

• признание равенства и неповторимости каждого из партнеров,

• априорное признание существования того или иного “зерна истины” в каждой точке зрения;

• взаимное обогащение участников общения.

Деловые совещания - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения [6, с. 318].

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В результате деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо. К их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно "первых" руководителей. Необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность. Наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность. Поэтому и возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Кроме своего прямого назначения каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании - единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых обсуждаются повседневные деловые события и проблемы.

На деловых совещаниях решаются такие вопросы, как:

• развитие и укрепление политики предприятия, и проведение ее в жизнь;

• интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей организации;

• выявление и расчет коллективных результатов;

• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Преимущества деловых совещаний (заседаний) перед другими видами управленческой деятельности:

• в ходе обсуждения предлагаются и рассматриваются разнообразные подходы к решению проблемы;

• проявляется и усиливается ответственность и взаимопонимание между участниками совещания;

• участникам совещания, как правило, предоставляется возможность свободного обмена мнениями по проблеме;

• в процессе выработки решения используется значительный объем информации и знаний участников совещания;

• имеется возможность принятия обоснованных, конкретных решений.

Недостатки деловых совещаний:

• размывание ответственности за принимаемые решения;

• велико влияние сильных личностей - менеджеров (и не на пользу качеству принимаемых решений);

• процесс подготовки и проведения совещания требует значительно больших, по сравнению с другими видами управленческой деятельности, затрат времени и средств. Так, опросы показывают, что менеджеры, в зависимости от уровня управления, от 50 до 80% своего времени проводят на совещаниях и конференциях.

Деловые совещания классифицируют по следующим основным признакам:

1. по назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;

• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

• подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку его результатов;

• оперативные;

2. по периодичности (частоте) проведения:

   • разовые;

   • регулярные;

   • периодические;

3. по количеству участников:

   • узкий состав (до 5 человек);

   • расширенные (до 20 человек);

   • представительные (свыше 20 человек);

4. по степени стабильности состава участников совещания:

   • с фиксированным составом;

   • с приглашаемыми по списку, составленного для каждого совещания;

   • комбинированные;

Чаще всего деловые совещания проводятся:

• при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение

• если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы

• если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия:

• определение тематики

• формирование повестки дня

• определение задач собрания и его общей продолжительности

• даты и времени начала

• состава участников