Тема 2. Документні потоки, масиви і фонди.
План:
Загальна характеристика документних потоків і фондів.
Функції документних потоків і масивів.
Документні ресурси та їх види.
Документні фонди та їх класифікація.
1. Загальна характеристика документ них потоків і фондів
Функціонування документальних комунікацій передбачає постійний рух документів по комунікаційних каналах від комуніканта (створювача документованої інформації) до реципієнта (споживача документованої інформації). Рух документів у процесі їх виробництва, поширення та використання у суспільстві створює документний потік. Документный потік - це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів. За А. В. Соколовим, канал - це абстрактний шлях, по якому рухаються документи. Він забезпечує розповсюдження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам 1
Термін «документний потік» мав декілька етапів становлення. На початку XX століття, коли основним видом опублікованого документа була книга, М. А. Рубакін увів до наукового обігу поняття «книжковий потік». Зворот з терміном «документний» вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих документів. У 1960-ті роки, через бурхливий розвиток інформатики виникли та почали вживатися як синоніми терміни «інформаційний потік», «документальний потік», «документально-інформаційний потік». У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та розширення значення поняття «документ» привели до введення у науковий обіг терміна «документний потік» у широкому його значенні.
У вітчизняній документознавців науці вагомий теоретичний внесок у осмислення сутності і структури документних потоків та масивів здійснено А.А. Соляник .
Терміни «документний» та «документальний» мають різне змістовне навантаження. За Ю. М. Столяровим, «документний» - це такий, що складається з документів, або має безпосереднє відношення до документа як до фізичного об'єкта, а «документальний» означає підтверджений документом достовірний2 Але й нині в багатьох спеціальних виданнях як синоніми вживають прикметники "документний" та "документальний'. Наприклад, "Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям" (1995 р.) визначає термін «первинний документальний потік» як організовану чисельність первинних документів, що функціонують (створюються, розповсюджуються та використовуються) у соціальному середовищі. Таке визначення потоку змістовно відповідає терміну "документний", саме його необхідно використовувати відносно багатьох явищ і процесів, опосередкованих документом, - фондів, масивів, комунікації та інших .
Функціонування документних комунікацій у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем, що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання. Перший досвід класифікації цих систем належить Ю. М. Столярову, який поділяє їх на генералізаційні (де створюють та виробляють документи - авторські колективи, наукові, навчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інформації, типографії, теле - та радіокомпанії, студії звукозапису, фото та кіностудії, відеопідприємства, виробники продуктів на оптичних дисках), транзитні (транспортують та розповсюджують документи - передплатні та посередницькі агентства, центри електронної доставки документів, документоторговельні установи, поштові відділення, кур'єрські служби, провайдери комп'ютерних мереж), термінальні (одержують, обробляють, зберігають та організують використання документів - архіви, бібліотеки, інформаційні фірми, музеї, аудіо та відеотеки, власники комп'ютерних серверів).
Проходячи через названі документні системи, документний потік створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабо структуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу та транспортуванню) - це документні масиви .
Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно до завдань документної системи по обслуговуванню користувачів документованою інформацією - це документні фонди. Тобто документні масиви створюються, як правило, в генералізаційних та транзитних документальних системах, а документні фонди - в термінальних документальних системах.
За своїми функціональними характеристиками документний потік виконує функцію руху документів у суспільстві, забезпечує можливість їх розповсюджування, поповнення та оновлення документних масивів, а функція документного масиву - акумулювання, впорядкування документів, забезпечення можливості їх зберігання та використання споживачами.
Зовнішнє середовище, що впливає на документні потоки та масиви як систему безпосередньо або опосередковано виявляє себе через такі основні фактори:
• економічний - рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції,
обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно-комунікаційної сфери, безробіття та ін.;
політико-правовий - вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийнятих законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання прав людини;
науково-технічний - етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовуються, рівень комп'ютеризації та ін.;
соціокультурний - звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність населення;
демографічний - густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.;
природничо-екологічний — розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної ситуації та ін.
Спільні ознаки документних потоків та масивів:
множинність документів, з яких складається документний потік та масив;
доцільність функціонування документних потоків та масивів, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування документних комунікацій, управління, обмін документованою інформацією;
постійне відтворення документних потоків та масивів у процесі соціально-комунікаційної діяльності.
Відмінними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є:
динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;
невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.