Міністерство освіти і науки України

ОДЕСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ

УНІВЕРСИТЕТ

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

до виконання лабораторних робіт що до курсу

"Автоматизація офісу. Електронний документообіг."

Одеса: ОНПУ, 2011

Міністерство освіти і науки України

ОДЕСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ

УНІВЕРСИТЕТ

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

до виконання лабораторних робіт що до курсу

"Автоматизація офісу. Електронний документообіг."

Затверджено

на засіданні кафедри ЕКІТ

Протокол № 10 від 11.05.2011 р.

Одеса: ОНПУ, 2011

Методичні вказівки до виконання до виконання лабораторних робіт що до курсу

"Автоматизація офісу. Електронний документообіг." для студентів спеціальності 6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність» усіх форм навчання – / Укл.: Л.М. Лінгур. - Одеса: ОНПУ, 2011. – 37с.

Укладачи: Лінгур Л.М.., ст. викладач,

Методичні вказівки містять завдання до виконання лабораторних робіт робіт що до курсу "Автоматизація офісу. Електронний документообіг." Завдання базуються на основі знань, які набули при вивченні дисциплін: “Інформатика та обчислювальна техніка ”, «Документоведення».

Призначаються для студентів денної та заочної форми навчання.

ЗМІСТ

1. ВСТУП 4

2. Документальні інформаційні системи в середовищі редактора Microsoft Word 5

Лабораторна робота №1. Робота з колонками тексту. 6

Лабораторна робота №2. Робота з електронними формами. 7

Лабораторна робота №3. Графічні об’єкти 8

Лабораторна робота №4. Створення таблиць 9

Лабораторна робота №5. Робота з великими документами 15

Лабораторна робота №6. Створення форм 22

Лабораторна робота №7. Інформаційні системи в середовищі Excel 24

Лабораторна робота № 8. Уведення формул. Відносна й абсолютна адресація комірок. Захист формул 29

Лабораторна робота №10. Зведені таблиці й аналіз 35

Список використаної та рекомендованої літератури 37

1. Вступ

Ціль лабораторних занять з дисципліни «Автоматизація офісу. Електронний документообіг» - сформувати практичні навички роботи з редактором Microsoft Word, Microsoft Excel, роботи з системою „Парус-Консультант” (інформаційно-аналітична система по законодавству України), роботи з системою «Канцелярія» (інформаційна система документообігу ОНПУ).

Методичні вказівки до виконання лабораторних робіт з дисципліни призначені для студентів гуманітарного факультету освітньо-кваліфікаційного рівня бакалавр. Основою дисципліни є курс «Інформатика та обчислювальна техніка», «Документоведення» у результаті вивчення яких студент повинен мати початкові навички роботи з персональним комп’ютером та вміти створювати прості документи та електронні таблиці.

У результаті вивчення дисципліни студент повинен вміти:

• створювати складні документи в редакторі Microsoft Word, що містять графічні об’єкти, табличні дані та діаграми;

• Microsoft Excel, як засіб для легкого ведення розрахунків, створення різноманітних форм звітів тощо.

Викладання дисципліни розраховано на два модулі. До першого модулю входить виконання лабораторних робіт №1-6 та складання поточного тестового контролю. До другого - виконання лабораторних робіт №7-10, вивчення систем «Парус – Консультант» та «Канцелярія». Складання поточного тестового контролю. За кожний модуль на лабораторних заняттях студент може набрати 30 балів.

Підчас виконання лабораторних робіт передбачається систематична практична робота студентів за комп’ютерами як під керівництвом викладача, так і самостійно.

Кожна виконана лабораторна робота зберігається студентом на комп’ютері окремим файлом у свою створену папку та здається на перевірку викладачу у паперовому вигляді.

2. Документальні інформаційні системи в середовищі редактора Microsoft Word

Редактор Word забезпечує створення текстів, малюнків, таблиць, математичних формул, підготовку текстів до печаті й інші види редакційних робіт. Редактор входить у групу програм "Microsoft Office".

Панелі інструментів і лінійку форматування можна викликати і знімати з екрана за допомогою команд Вид→Панелі інструментів і Вид→Лінійка. При створенні нового файлу використовуються шаблони Майстри-документи, що допомагають підготовляти форму документа.

У меню "Виправлення", крім звичайних можливостей скасувати набір, вирізувати, копіювати, вставити просто або зі зв'язком, є нові можливості: знайти елемент тексту по лексемі і перейти до сторінки, що вказується. Ці опції особливо важливі при роботі з великими текстами.

У редакторі Word значне місце займає меню „Вставка”, що надає можливості вставки готових файлів і малюнків по командах Вставка→Файл і Вставка→Малюнок, а також переходові до створення нових об'єктів по команді Вставка→Об'єкт. В останньому випадку програма дає можливість розробити новий об'єкт (малюнок, формулу, графік) за допомогою цілого ряду спеціальних програм і потім повернути цей об'єкт у вихідний документ.

Меню "Сервіс" забезпечує перевірку орфографії, напис конвертів за установленою формою, автоматичну розбивку на сторінки, запам'ятовування часто уживаної послідовності команд в одну "макрокоманду" і т.п.

У вікні, що відкривається по команді Формат→Символ, робиться вибір виду, стилю, розміру і кольору шрифту, установка додаткових реквізитів шрифту - т.зв. ефектів, установка інтервалів рядків.

По команді Формат→Абзац з'являється вікно для установки відступів абзацу і способу тексту. Велику частину можливостей цих команд можна використовувати через піктограми панелі форматування, а також за допомогою лінійки форматування.

Текст можна записувати в декілька колонок. Для цього командою Формат→Колонка викликається вікно установки колонок, у якому необхідно вказати кількість і інтервал між колонками, необхідність ліній між ними і т.п. Після цього на лінійці форматування автоматично з'являється відповідна розмітка стовпчиків. Перехід від одного стовпчика до іншої для введення тексту виробляється командою Вставка→Розрив.

Оформлення різних повторюваних елементів в одному документі доцільно проводити в одному стилі: окремо для заголовків, окремо для посилань і т.д. Стиль шрифту зручно встановлювати за допомогою поля зі списком на панелі форматування (крайнє ліве поле).

Розташування тексту на листі встановлюється за допомогою вікна, викликуваного командою Файл→Параметри сторінки. Тут призначаються поля, положення колонтитулів, орієнтація листа - книжкові або альбомна, указуються розміри і спосіб подачі папера. Спосіб нумерації сторінок (угорі, унизу, ліворуч, праворуч і т.п.) встановлюється у вікні, що відкривається по команді Вставка→Нумерація сторінок.

Сторінки можна переглядати з різним ступенем збільшення, а також можна бачити кілька сторінок одночасно. Для цього використовується команда Вид→Масштаб або поле з % у панелі інструментів. При відкритті цього поля можна вибрати таке положення сторінки, при якому вона видна у всю ширину, цілком або в якійсь частині.