1.1. Структурные элементы бд

Структура базы определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Современные БД представляют собой электронные архивы. Данные о каждом элементе заносят в отдельные ячейки (определённые поля).

Структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы. БД представляются в виде таблиц (файлов).

Файл (таблица) – совокупность записей одной структуры.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки (рис. 1.1). Их аналогами в структуре простейшей БД являются поля и записи (рис. 1.2).

Рис. 1.2 Структура двумерной таблицы

Если записей в таблице пока нет, то её структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы, мы изменяем структуру БД, и соответственно, получаем новую БД.

1.2 Свойства полей бд

Поля БД определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейках, принадлежащие каждому из полей.

Для описания поля используют следующие характеристики:

Имя поля – верхняя строка списка, содержащая заголовок каждого столбца таблиц, определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой – (Фамилия, Имя, Отчество, дата рождения, адрес, телефон и т.д.);

Тип поля – определяет тип данных, содержащихся в данном поле (символьный, дата, числовой, календарный…);

Размер поля – определяет предельную длину данных (символов), которые могут размещаться в данном поле (15 байт);

Формат поля – определяет способ формирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически;

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (для данных числового, денежного типа и типа даты);

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при вводе в поле ошибочных данных;

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных;

Индексированное поле – ускоряет операции по поиску или сортировке записей по значению;

Точность – служит для отображения дробной части числа.

Свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, точность вычисления характерна для данных, представляющих действительные числа, а остальные из рассмотренных свойств относятся в основном к полям текстового типа.

1.3 Типы данных

Базы данных MS Access работают со следующими типами данных:

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного не форматированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

Поле Мемо – специальный тип, позволяющий хранить большие объемы текста (до 65535 символов). В поле хранится указатель на место хранения объемного текста;

Числовой – тип данных, предназначенный для хранения действительных чисел;

Дата/время – тип данных, предназначенный для хранения календарных дат и текущего времени;

Денежный – тип данных для хранения денежных сумм;

Счетчик – специальный тип данных для уникальных натуральных чисел с автоматическим наращиванием;

Логический тип – тип для хранения логических данных (да / нет);

Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов, вставляемых внедрением или связыванием;

Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета;

Мастер подстановок – это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле путем выбора их из списка.