Цілі та процеси в управлінні проектами
Завдання управління проектами — досягти встановлених цілей за показниками обсягу, часу, витрат (бюджету), якості.
Менеджерові проекту потрібно забезпечити найкращу якість виконання необхідних робіт з мінімальним бюджетом і в стислий строк. Проте, як бачимо з рис. 1.1.2, згадані цілі мають різні вектори спрямування, тобто скорочення строків виконання проекту потребує збільшення бюджету за незмінних обсягів і якості, або навпаки — обмеження бюджету вимагає збільшення строків чи коригування вимог щодо якості. Тому від природного, але не здійсненного бажання мати за всіма цілями якнайкращі показники знаходять розумний компроміс і обирають прийнятний варіант проекту — адекватного вимогам замовника щодо обсягу якості, поміркованого за строками й економічного за бюджетом. Таким чином, дуже важливими є, по-перше, гармонізація цілей, а по-друге — встановлення пріоритетів (залежно від характеру проекту і вимог замовника), що їх надають цим цілям у ході виконання проекту і виникнення відхилень.
Наприклад, якщо йдеться про проект виведення нового продукту на ринок перед початком сезонного зростання попиту на цей товар, то пріоритетним, безумовно, є своєчасне завершення проекту, і в разі потреби бюджет може бути збільшено, аби проект не вийшов за встановлені строки. У проекті впровадження системи контролін-гу на підприємстві таким пріоритетом може виступати бюджет, якщо кошти підприємства обмежені, а строки впровадження не мають критичного значення і можуть коригуватися. У проекті підготовки літньої бази відпочинку пріоритетними можуть бути і строки, і бюджет, тоді коригуванню підлягатиме передусім обсяг робіт, тобто може бути прийнято рішення ремонтувати не всі будиночки, а тільки якусь частину їх. Основні цілі проекту досягаються за допомогою певних процесів управління. У зв'язку з цим виділяють такі підходи, що доповнюють один одного:
класичний;
за циклом вирішення проблеми;
за життєвим циклом проектного менеджменту.
Класичний підхід, запропонований Генрі Файолем у 1949 році, представляє п'ять основних функцій менеджменту — чотири безпосередніх і одну інтеграційну, що можна зобразити у вигляді схеми (рис. 1.1.3).
Рис. 1.1.3. П'ять функцій менеджменту за класичним підходом
Він передбачає реалізацію таких функцій у процесі управління здійсненням проектів:
планування обсягу робіт, необхідних для виконання проекту, і досягнення його цілей;
організацію ресурсів для їх виконання в межах встановленого бюджету і строків;
• впровадження розробленої програми дій;
• контроль за виконанням плану або його коригування у разі необхідності;
• керівництво командою залучених до виконання людей.
Управління проектом як циклом
вирішення (розв'язання) проблеми. Дуже
часто проект виникає як відповідь на
наявні проблеми п
ідприємства.
Тоді для його реалізації треба здійснити
такі кроки (рис. 1.1.4):
Рис. 1.1.4. Кроки реалізації проекту як циклу вирішення проблеми
Перший етап — розробка альтернативних рішень (1—5-й кроки).
Другий етап — оцінка та прийняття рішення (5,6-й кроки).
Третій етап — впровадження (6—10-й кроки).
Всесвітній банк пропонує близьку до цієї 7-крокову схему:
визначення концепції проекту;
підготовка даних;
оцінка даних і вибір рішення;
переговори і вибір організації виконавця;
впровадження, включаючи конструкторські розробки;
використання;
післяпроектний огляд.
Часто виконання тих чи тих завдань тісно переплетене зі стадіями життєвого циклу проектного менеджменту.
Керівники проектів розглядають питання життєвого циклу по-різному, значною мірою на це впливають характер та особливості того чи іншого проекту, його зміст. Відповідно до одного з найпоширеніших підходів життєвий цикл розбивають на чотири великі фази:
формулювання проекту;
планування;
здійснення;
завершення.
Водночас в інформатиці часто застосовують інший підхід:
усвідомлення потреби;
формулювання вимог;
конструювання системи;
реалізація;
апробування;
обслуговування.
Ще один із можливих підходів до визначення фаз і стадій життєвого циклу проектного менеджменту наведено у табл. 1.1.2.
Таблиця 1.1.2