ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАЗАНСКАЯ БАНКОВСКАЯ ШКОЛА (КОЛЛЕДЖ)

ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

АРХИВ – ИСТОРИЯ И СОВРЕМЕННОСТЬ.

ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

Индивидуальная работа

По предмету

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

ВЫПОЛНИЛА студентка

Группы № 131

Шайхутдинова Алина

ПРОВЕРИЛ

Преподаватель Титова Г.Н.

Казань – 2012

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….……..3

1.ИСТОРИЯ АРХИВА В РОССИИ………………………………………….…….….5

2.СОВРЕМЕННОСТЬ АРХИВА ………………………………………………...…..14

3.ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ………………………………………………………….17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..….23

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………………….…24

ВВЕДЕНИЕ

Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Сколько-нибудь устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего нормального функционирования должен обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции.

Первая функция - сохранить документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память.

Вторая функция - обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Эти три или два процента от общего объема документов должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые происходят в стране, чтобы потом можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас.

Третья функция - документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция, самая близкая всем гражданам нашей страны, - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-I. 17 марта 1994 года Указом Президента № 552 было утверждено Положение об Архивном фонде.

Утверждение 22 октября 2004 года нового Закона об архивной деятельности в РФ стало началом формирования современной правовой базы в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, что, в свою очередь, послужит делу осуществления государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации, направленной на создание условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы, содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их обеспечения.

В данной работе будет рассмотрено, история появления архива в России, современность архива и электронный архив.

1. История архива в россии

Название «архив» появилось в русском законодательстве впервые при императоре Петре I, но понятие о хранении актов и создание различных способов такого хранения известно России издавна — с тех пор, как начали распространяться у нас письменные акты и поднялся вопрос об их хранении. Прежде всего письменные акты стали распространяться в Великом Новгороде и Пскове, под влиянием церкви и частых сношений с народами Европы.

Первоначально и здесь юридические сделки отмечались на бересте, но по настоянию судебной практики (Псковская судная грамота, ст. 14, 28, 30, 38 и др. по изд. Энгельмана) вместо досок стали распространяться письменные акты. К XV веку сформировался в основном Государственный архив Новгородской феодальной республики. Согласно разысканиям И. П. Шаскольского, этот обширный архив вовсе не был, как это считалось ранее, уничтожен великокняжеской властью после присоединения Новгорода к Москве в 1478 году, а просто был заброшен в неприспособленном здании на Ярославовом Дворище, где в течение ряда лет пришел в естественную ветхость. Этот факт свидетельствует о недостаточном внимании к сохранению исторических документов со стороны властей Русского централизованного государства XV—XVII вв.

В Пскове те акты считались вне спора, которые вносились в ларь св. Троицы, то есть записывались в содержавшиеся там для сего книги. Таким образом, для Пскова ларь св. Троицы играл издавна роль нотариального архива. Когда гораздо позже, именно в XVI ст., и в Москве вошло в употребление излагать юридические сделки письменно (см. Грамоты, Кабалы), то важнейшие акты, составлявшиеся у площадных подьячих, повелевалось являть в приказах по принадлежности, для занесения их в Приказные книги, дабы делать такие акты крепкими (крепости).

Таким образом, хранение актов сознавалось уже давно в России как необходимость: церкви и монастыри сделались приютом для массы документов, затем в московских приказах и воеводских избах дьяками установлен был точный метод хранения актов, хотя, к сожалению, не устраивали особых, безопасных от огня помещений для такого хранения. Эти московские порядки хранения актов не удовлетворяли великого преобразователя России.

В Генеральном регламенте коллегиям отдельная XLV глава посвящена архивам. По этому законоположению установлено два архива — один, общий для всех коллегий, в специальном ведении коллегии иностранных дел, другой — финансовый, под наблюдением Ревизион-коллегии. При этом поставлено общее правило, что в канцеляриях и конторах оконченные дела и документы могут лежать только три года, а затем должны быть сдаваемы в архив под расписку архивариуса (1-е П. С. № 3534). Это коротенькое постановление вызвало на практике стремление коллегий стянуть в свои архивы дела из прежних приказов по принадлежности. Устроена была по смерти Петра I весьма важная по ее докладам Сенату архивная комиссия. Между прочим, справедливые заботы вызвала вотчинная коллегия (преобразованная из вотчинной конторы при юстиц-коллегии), которая не могла действовать без дел поместного приказа — поместных и вотчинных. Почему сенат уже в 1827 повелел для хранения вотчинных дел образовать государственный архив, переписав все столбцы вотчинной коллегии в тетради (4823); о содержании этого архива в порядке сенат прилагал немало стараний.

При закрытии вотчинной коллегии при Екатерине II, архив этой коллегии был оставлен в виде «самостоятельного установления» под названием «Архив древних поместных и вотчинных дел», и впоследствии вошёл в «Московский архив министерства юстиции». Сенату принадлежала и забота о развитии воззрений Петра I на архивы и относительно губерний: в 1736 он делает общее распоряжение, чтобы во всех губерниях и провинциях «сделать по две палаты каменные, от деревянного строения не в близости, со своды и полы каменными и с затворы и двери и решетки железными, из которых бы одна была на архиву, а другая на поклажу денежной казны» (№ 6875). При реформах императрицы Екатерины II вследствие закрытия множества установлений потребовалось устроить для сохранения их дел два исторические архива — С.-Петербургский и Московский архивы старых дел. — Таким образом, благодаря заботам Сената в XVIII веке весьма много документов и дел было сохранено, и к реформам XIX века подготовлены важные исторические документы. Законодательство XIX века, во-первых, провело общие положения относительно архивов присутственных мест и, во-вторых, дало отдельные уставы историческим архивам, не решившись до сих пор выступить на путь их обобщения и создания для исторических архивов центрального управления.

Общие положения об архивах при кодификации вошли в учреждение министерств и в общее губернское учреждение. В общем учреждении министерств (1811), создавшем одинаковый для министерств порядок делопроизводства и ведения исходящих бумаг, поставлено, что отпуски всех бумаг прилагаются к делам и отдаются в свое время, при надлежащих описях в архив. Из архива никакое дело и никакая выписка не исходит вне департамента, без точного приказания директора; в департамент же дела и выписки обращаются по запросам начальника отделения. В общем губернском учреждении помещены следующие общие постановления об архивах. Различены архивы присутственных мест таким выражением: "Архив в присутственном месте есть двоякий: текущий и оконченных дел (окончательный). Оконченные дела не должны быть удерживаемы в канцеляриях без сдачи в архив далее трех лет после их окончания. Даны общие указания, как содержать в архиве опись по алфавиту и по номерам, а на присутствие возложена обязанность свидетельствовать архив не менее одного раза в год. Для разбора и уничтожения архивных дел указывается учреждать особые комиссии, причем для руководства таким комиссиям в законе дается определение, какие роды дел подлежат через десять лет уничтожению Эти общие правила в течение времени разъяснялись и дополнялись особыми инструкциями отдельных ведомств, почему возникла мысль на Втором археологическом съезде (в Петербурге, 1872) по предложению Н. В. Калачова (см. Археологические институты) ходатайствовать перед правительством об учреждении временной комиссии из представителей различных ведомств, чтобы обсудить все вопросы относительно устройства архивов и хранения в них документов. По этому ходатайству в 1873 г. состоялось высочайшее повеление об учреждении с этою целью, под председательством Н. В. Калачова, временной комиссии об устройстве архивов. Но за кончиною Калачова (25 окт. 1885) работы комиссии приостановились, и реорганизации нашего архивного склада не последовало. На последнем археологическом съезде в Москве (в январе 1890) поручено Археологическому институту возбудить ходатайство о приведении архивов в губерниях в лучший порядок и единение.

Отдельные крупные исторические архивы в России — следующие:

1) Архив Государственного совета, дела которого до 1886 г. находились в одном помещении с архивом Прав. сената, а в 1886 г. перемещены во вновь построенное роскошное здание (в Миллионной улице) с богатыми внутренними приспособлениями. В 1863 г. состоялось высочайшее повеление составить систематическое описание архива Госуд. совета и Госуд. канцелярии. Эта работа была поручена Н. В. Калачову и проф. И. Н. Чистовичу. На Калачова, сверх общей редакции, возложено было описание журналов, протоколов и др. материалов, хранящ. в архиве со времени его образования в 1810 г., с подразделением по царствованиям, а на Чистовича — описание материалов, относ. к действиям прежних Советов до 1810 г. Часть работы, возложенной на г. Чистовича, им выполнена: в 1869 г. издан 1 том, в двух частях, заключающий в себе протоколы Совета при дворе императрицы Екатерины II.

2) Состоящие в ведомстве министерства иностранных дел: а) Государственный архив в Петербурге, учрежденный при открытии этого министерства вместо коллегии иностранных дел; в него тотчас были переданы бумаги, найденные в кабинет Екатерины II; по кончине Александра I — все бумаги, относящиеся ко вступлению на престол Николая I, затем дела следственной комиссии и Верховного суда 1825 г.; с 1827 г. стали передавать кабинет Петра В. и кабинетские дела последующих царствований; в 1829 г. повелено выделить сюда из архива коллегии иностранных дел бумаги, касающиеся императорской фамилии, и следственные и уголовные производства по делам особенной важности. В 1834 г., с упразднением Архива старых дел, часть документов, и весьма важных, XVII ст. передана в этот архив. Расположенный в роскошном помещении министерства, этот архив, состоящий в ведении особого управляющего (при коем старшие и младшие архивариусы), допускает посторонних лиц к занятиям только по особому высочайшему разрешению, так как его дела составляют государственную тайну. Много важных исторических работ совершено нашими учеными на основании сокровищ этого архива. б) Московский главный архив — богатейшее хранилище важнейших исторических документов России. Устроенный при Петре В. в Москве, при конторе коллегии иностранных дел, этот архив принял все дела бывшего Посольского приказа. Разобраться с этою массою дел и привести архив в порядок долго не удавалось, несмотря на требование Коллегии иностранных дел. В 1762 г. этот архив перевели из неудобного помещения в кремлевских палатах в нанятый дом Ростовского подворья (на Варварке), тоже весьма неудобный для архива. Но уже в 1766 г. начинается новая эра для этого архива: он вверен управлению знаменитого нашего историографа Миллера. По его ходатайству архив переведен в новое помещение, в купленный для него дом князя Голицына (близ Покровки, у Вознесенского монастыря; в этом помещении архив пребывал до новейшего времени, до 1875 г.). Им же положены основы и для правильного разбора дел архива, и по его ходатайству в 1788 г. повелено было завести при этом архиве особую типографию «для печатания сочиняемого по указу 28 января 1779 г. собрания древних и новых трактатов между Россиею и другими державами и новых публичных актов, також и прочего, что до Российской истории касается». Успех деятельности Миллера много обеспечили его сотрудники — Н. Н. Бантыш-Каменский, Соколовский и Стриттер. Первый из них и был преемником Миллера по управлению архивом (1783—1814 гг.), успевшим блистательно осуществить начала Миллера. Преемниками Бантыш-Каменского были: А. в. Малиновский (1814—1840), кн. Оболенский, а теперь директором состоит барон в. А. Бюллер. Архив с 1876 г. помещается в превосходном здании (на Воздвиженке, близ Кремля). В архиве этом хранятся дела посольского приказа и коллегии до 1801 г. и составляют два особые отдела: госуд. актов и дипломатический. Дела последнего расположены по государствам. Для издания важнейших актов, в архиве хранящихся, по мысли Миллера, осуществленной в 1811 г. по представлению канцлера графа Н. П. Румянцева, при архиве устроена комиссия печатания государственных грамот и договоров. На пожертвованные гр. Румянцевым 25 тыс. р. издано было «Собрание госуд. грамот и договоров» , и затем издания архива продолжаются.

3) Архив Святейшего Синода, помещенный в здании Синода (в 1889 г. его помещение расширено и приспособления улучшены), содержащий в себе немного актов ранее 1721 г. (2 акта XVI ст., 15 — XVII, 70 актов XVIII), представляет замечательное богатство исторических актов со времени учреждения Св. Синода. Были давно попытки составления выборок или указателя из этого архива (А. П. Куницына, 1836 г., Н. И. Волобуева, 1864), но эти указатели не были напечатаны. В 1865, по представлению просвещенного управляющего архивом, покойного Н. И. Григоровича, с высочайшего соизволения устроена особая комиссия под председательством А. Ф. Бычкова для рассмотрения тех 44000 дел, которые были отобраны для уничтожения. Комиссия нашла необходимым, и это было одобрено Св. Синодом, начать рассмотрение и описание дел в хронологическом порядке, что привело комиссию к составлению двух замечательных изданий, на печатание первых томов которых явились частные пожертвования: 1) «Описание документов и дел, хранящихся в архиве Св. Синода» — уже издано 7 томов, представляющих образцовое в научном и практическом отношении описание архива, и 2) «Полное собрание постановлений и распоряжений по ведомству православного исповедания» (тоже напечатано 6 томов).

4) Московский архив министерства юстиции, помещающийся с 1886 г. в особом, специально для этого архива построенном заботами покойного директора его Н. В. Калачова здании (на Девичьем поле), образован под этим названием в 1862 г. для хранения дел Прав. Сената до 1801 г. (дела Сената с 1801 г. хранятся в самостоятельном архиве при Прав. Сенате в Петербурге, и указатель одной его части издан П. И. Барановым, 3 т., 1872—1878), почему в этот архив и сданы были дела как Прав. Сената, так и все, что хранилось под ведением Сената из упраздненного архива вотчинной коллегии и Моск. архива старых дел, а равно из упраздненных судебных установлений. Этот архив представляет богатейшее хранилище документов о службе (разрядный архив), о поземельной собственности (основою этого архива служат дела поместного приказа) и судопроизводстве с XIII до конца XVIII ст. Назначенный директором этого архива П. И. Иванов издал «Описание архивов разрядного (1842 г.) и старых дел (1850)», но описание весьма неполное и малоудовлетворительное. Точное описание этого архива началось, когда директором его сделался Н. В. Калачов. В изданной в 1869 г. 1-й книге этого описания помещен общий указатель всех материалов, которые заключал в себе архив в 1869, далее в той же книге и во 2-й помещена опись «писцовым переписным, дозорным, перечневым, платежным и межевым книгам». — Осуществление мысли Калачова относительно составления точного справочного указателя всего содержащегося в архиве продолжается и теперь: преемником Калачова Н. А. Поповым издана «Памятная книжка Моск. архива мин. юстиции» (Москва, 1 890 г.), в I отделе которой помещен «Состав архива и обозрение хранящихся в нем документов», в отд. II — «Управление архивом и его деятельность», а в особом приложении — 6 чертежей, изображающих здание архива с объяснениями). Кроме этих указателей и различных научных изданий архива часть его, именно документы Прав. Сената, подверглась научному описанию и изданию. В 1872 г. акад. Куник предложил Академии наук приступить к описанию и изданию архива Прав. Сената; предложение его было принято, и Академия вверила это дело Н. В. Калачову. В Московском архиве мин. юст. всех книг, кас. Сената при Петре I, находится 429; собственно Сенату принадлежит 58, а остальные — учреждениям, при нем состоявшим. При жизни Калачова началось издание этой замечательной серии архивных документов под заглавием «Доклады и приговоры Прав. Сената» (1 т., за 1711, выш. в 1880, 2 т., за 1712, в двух книгах — 1882, 1883). По смерти Калачова редакция этого издания поручена академику генералу Дубровину, и под его редакциею изданы уже следующие два тома (СПб., 1889).

В 1887 г. передан в этот архив самостоятельный исторический архив — Литовская Метрика, находившийся до тех пор (с 1796) в Петербурге, при 3 департаменте Правительствующего Сената. Некоторые части этого архива описаны: М. Зельверовича, «Литовская Метрика при Правительствующем Сенате» (СПб., 1883), С. Л. Пташицкого, «Описание книг и актов Литовской метрики» (СПб., 1887).

5) В ведомстве министерства народного просвещения состоят два исторические архива: центральные архивы Киевский и Виленский.

а) Киевский — учрежден по высочайшему повелению в 1852 г., при университете св. Владимира, для хранения древних актовых книг губерний Киевской, Подольской и Волынской. Учреждение его состоялось по инициативе главного деятеля временной комиссии, открытой в 1843 для разбора древних актов при киевском военном, подольском и волынском генерал-губернаторе, — профессора Н. Д. Иванишева. Описание этого архива пошло успешно под руководством г. Царевского (с 1866): четыре описи актовых книг напечатаны в 1869. Всего книг в архиве 5883, ежегодно описывается до 5 книг. Издание исторических материалов этого архива предприняла Киевская археографическая комиссия, изд. с 1859 г. «Архив Юго-Западной России». См. И. Куманина, «Киевский центральный архив», помещ. в «Сборнике Археологического института», кн. V; Сторожева, «Отчет о занятиях в архивах киевском центральном и яготинском кн. Репнина», помещ. в «Киевских университ. известиях», 1886, ноябрь).

б) Виленский центральный архив образован одновременно с киевским для хранения актов, хранившихся до тех пор в различных установлениях Виленской, Гродненской, Ковенской и Минской губ. С 1853 началась и продолжалась в течение 10 лет перевозка актов. Всех книг в архиве собрано 17767, из коих актовых крепостных 3974. Управление вверено было Н. Горбачевскому, который издал (1872) каталог древних актовых книг. Изданием актов, содержащихся в этом архиве, занята Виленская археографическая комиссия. См. Лялина, «Виленский центральный архив», пом. в «Сборнике Археолог. института», кн. I.

6) Совершенно однородный с виленским, но состоящий в ведомстве министерства внутренних дел Витебский центральный архив, учрежденный тем же высочайшим повелением 1852 для хранения древних актов двух белорусских губерний — Витебской и Могилевской, начал действовать с 1863 г. Помещенный довольно неудобно, в здании прежнего костела, вместе с архивом губернского правления, витебский архив заключает в себе 1823 актовых книг. Вверенный просвещенному архивариусу А. М. Созонову, архив описывается: с 1871 г. начали издаваться акты этого архива под заглавием «Историко-юридические материалы, извлеченные из актовых книг губерний Витебской и Могилевской». См. Лялина, «Витебский архив», в «Сборнике Археологического института», кн. III и IV.

7) Военно-ученый архив Главного штаба. Начало его восходит к концу XVIII стол.: 13 ноября 1796 состоялось высочайшее повеление об упразднении департамента Генерального штаба и о передаче находившихся там карт и планов в образованное Собственное Его Величества депо карт. В это хранилище стали поступать рукописи и дела из частных хранилищ, между прочим, от гр. Аракчеева. В 1812 г. оно преобразовано в военно-топографическое депо, и при нем образован архив, в который по высочайшему повелению были передаваемы различные документы. Этот архив преобразован в 1867 г. в Военно-ученый архив Главного штаба, после приведения его в порядок комиссиею, действовавшею с 1863 г. под председательством известного историка генерала М. И. Богдановича. С 1886 г. управление архива приступило к печатанию каталога «Каталог Военно-ученого архива Главного штаба. Материалы о войнах, в которых участвовали русские войска», вып. I. (СПб., 1886).

8) Архив морского министерства, образовавшийся из старого архива, учрежденного в 1724 г. при Адмиралтейств-коллегии. При преобразовании морского министерства в 1827 из архива составлено особое (третье) отделение инспекторского департамента и учреждена комиссия для разбора архива, но приведение в порядок шло медленно за отсутствием описей. Только в 1873 г. последовало высочайшее повеление об учреждении «Комиссии для разбора и описания дел архива за время до 1805 г. и для издания составленных ею описаний». Поставленная под председательство адмирала Веселого, комиссия с полным успехом стала выполнять возложенное на нее поручение. С 1877 г. началось издание «Описания дел архива морского министерства за время с половины XVII стол. до начала XIX ст.»

9) Кроме множества важных исторических документов, хранящихся в петербургском и московском архивах дворцовых ведомств министерства императорского двора, и архивы собственной Его Императорского Величества канцелярии представляют богатые хранилища исторических документов. Архив бывшего 1-го его отделения приведен в порядок, и начато печатание его описания. В 1868 высочайше повелено было приступить к разработке документов царствования Николая I и напечатать сборник документов, представляющих особый научный интерес. При особых попечениях статс-секретаря Танеева, управлявшего I-м отделением, уже в 1876 г. издан первый выпуск «Сборника материалов», извлеченных из этого архива. Из богатого архива бывшего II-го отделения, ныне кодификационного отдела, весьма важные выборки помещаются в «Сборнике русского исторического общества».

10) Губернские исторические архивы см. Архивные ученые комиссии губернские.