2.7.6. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные деньги (под отчет) на административно-хозяйственные расходы, а также на служебные командировки.

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется законодательством РФ.

Размеры сумм и сроки, на которые они выдаются, определяются руководителем и отражаются в учетной политике организации. Руководитель должен утвердить перечень лиц, которые могут получать денежные средства и материальные ценности под отчет.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, рассчитанных с соблюдением норм командировочных расходов.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 ТК РФ).

При направлении работника в командировку организация должна оформить ему командировочное удостоверение (форма Т-9) и служебное задание (Т-10) и выдать аванс на служебные цели.

Подотчетное лицо обязано не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными оправдательными документами.

Работодатель обязан возместить работнику, согласно ТК РФ, расходы, связанные со служебной командировкой. К таким расходам относятся:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• суточные;

• иные расходы, произведенные с разрешения работодателя.

Неиспользованные остатки аванса сдаются в кассу.

Новый аванс подотчетному лицу выдается при условии полного отчета за ранее полученные суммы. Своевременно не возвращенные суммы авансов удерживаются из заработной платы работника.

Порядок и размеры возмещения расходов, определяются коллективным договором и локальным нормативным актом.

Командировочные расходы включаются в издержки производства в фактически произведенном размере.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами организуется на счете 71. Счет активно-пассивный, расчетный. Сальдо может быть дебетовое (остаток долга за подотчетным лицом) и кредитовое (остаток долга подотчетному лицу). По дебету отражается выдача денег под отчет, по кредиту – возврат неиспользованных авансов и списание долга с подотчетного лица, согласно авансовому отчету.

Основные проводки следующие:

№	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	Выданы денежные средства на хоз. нужды и командировочные расходы, в возмещение перерасхода подотчетных сумм	71	50,51
2	Выданы денежные документы под отчет	71	50/3
3	Списываются согласно авансовому отчету использованные суммы: на приобретение материальных ценностей на производственные цели	07,08,10 15,41 25,26,44	71 71
4	Списываются согласно авансовому отчету командировочные расходы: - суточные - проезд к месту командировки и обратно - проживание	26 26 26	71 71 71
5	Возвращены неиспользованные подотчетные суммы: в кассу удержаны из оплаты труда списываются на счет недостач	50 70 94	71 71 71

Аналитический учет ведется по каждой сумме, выданной под отчет.