Снабжение
С производственной функцией производства неразрывно связана функция снабжения, ибо именно она выполняет задачу обеспечения фирмы необходимыми материально-техническими ресурсами ("входами" операционной системы) для обеспечения производственного процесса.
Причем, поставщики этих ресурсов должны удовлетворять требованиям производства по двум критериям:
во-первых, материально-технические ресурсы должны быть поставлены в тот момент, когда в них согласно производственным планам возникает потребность;
во-вторых, они должны поставляться в объемах, обеспечивающих непрерывность производственного процесса.
Все поставляемые фирме материально-технические ресурсы можно разделить на две группы:
сырье, материалы, топливо, необходимые для текущей произ-водственной деятельности и изготовления продукции (оказания услуг), ремонта производственной базы (зданий, оборудования, транспорта и др.);
комплектующие детали и изделия, полученные с других фирм в порядке производственной кооперации;
Функция фирмы, направленная на удовлетворение потребностей производства в материально-технических ресурсах с наибольшей эффективностью является основной целью снабженческой (закупочной) деятельности предприятия
Традиционная система снабжения производства основана на принципе создания необходимых запасов и достаточно широко распространена в различных странах. Она реализуется в двух основных формах:
1) первая форма – организация снабжения по прямым договорам между фирмой-потребителем (заказчиком необходимых ресурсов) и фирмой-поставщиком данных ресурсов. При этом фирмой-поставщиком могут выступать как фирмы – непосредственные изготовители ресурсов, так и оптовые торговые фирмы.
Прямые договоры
с поставщиками
Система снабжения, основанная на прямых договорах поставок включает в себя систему складского хозяйства у фирм-поставщиков и у фирм–конечных потребителей этих ресурсов. Необходимые для производственного процесса ресурсы подбираются из запасов собственного склада фирмы-потребителя и затем доставляются прямо на рабочие места (см.рис. ниже). При этом оформляется соответствующая документация. Эти запасы формируются на основе производственных планов фирмы.
В случае, если требуемый материал отсутствует на складе фирмы, делается запрос в подразделение фирмы, которое занимается закупками. На основе запроса оформляется заказ и посылается в фирму-поставщик, который принимает заказ и обеспечивает поставку товаров.
Крупные партии материальных ценностей отправляются, как правило, с помощью автомобильного, водного или железнодорожного видов транспорта. Заказанные грузы, по мере их поступления обычно принимаются в центральном приемном пункте фирмы-потребителя, где проверяют качество материальных ресурсов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на склад фирмы-потребителя или непосредственно на производственный участок снабжаемого предприятия. При оптовой торговле ресурсами появляются промежуточные складские базы.
Схема организации снабжения по прямым договорам с фирмами-поставщиками
Недостатком описываемой системы материально-технического снабжения является потребность в системе складов, которые влекут за собой существенные издержки по содержанию складов и затраты труда на их обслуживание.
Эти издержки можно сгруппировать следующим образом:
Содержание складских помещений: амортизация зданий и оборудования; затраты на ремонт; расходы на отопление, электроэнергию и воду; страхование зданий и земельный налог; арендная плата.
Затраты на обслуживающий персонал: заработная плата рабочих и служащих; расходы на их социальные нужды.
Затраты на транспортные средства: амортизация; расходы на топливо и энергию; расходы на профилактический и текущий ремонт; страхование и налоги на транспортные средства.
Издержки от хранения запасов: охрана складов и старение материалов; коррозия и другие потери; расхождения в результатах инвентаризации (ошибки учета, отпуска и приемки); кражи; потери вследствие понижения цен; страхование запасов.
Процедура передачи поставщику заказа сводится к оформлению заказа, в котором оговариваются потребительские характеристики товара, необходимое количество, сроки поставок, гарантии, условия возврата
Существенным недостатком данной системы организации материально-технического обеспечения является также сложное и трудоемкое делопроизводство.
Заказчик и поставщик, начиная с заказа на товар, его доставки и получения, используют в среднем до 15 форм документов, количество которых с соответствующими копиями доходит до 50 шт. при оформлении одной поставки. Оформление и обработка этих многочисленных бланков занимает много времени, требует содержания соответствующего персонала, что приводит к росту издержек системы снабжения. Кроме того, длительный цикл организации поставки ведет к возможным ошибкам в выполнении заказов. Использование в складском хозяйстве современной вычислительной техники, конечно, многократно сокращает время и средства на их обслуживание.
Фирмы стремятся найти такие механизмы формирования запасов, которые снижали бы потребность в складах до минимума, упрощали процедуру заказа и получения товаров, ускоряли быстродействие системы.
Выбор поставщиков
Предварительная оценка поставщиков заключается в оценке и сравнении с аналогами качества предлагаемых ресурсов и сервиса поставок. Для окончательного выбора поставщика требуется провести многокритериальную оценку, включающую такие показатели как уровень цены, качественные характеристики, надежность поставок, сервисное и послепродажное обслуживание и др.
В рамках реализации первой формы организации снабжения, связанной с прямыми договорами с поставщиками ресурсов, выбор поставщиков осуществляется следующими методами.
При этом анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент фирмы, отвечающий за закупки. Торговый агент (представитель) выбирает поставщика, исходя прежде всего из наиболее низких закупочных цен. Он делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие проблемы. Все вопросы обычно решаются с помощью электронной почты, телефона или телефакса, обмен официальной документацией сведен к минимуму.
Выбор оптовой торговой фирмы — ответственный момент. Он требует обычно коллегиального обсуждения потребностей в поставках и реальных возможностей базы, так как речь идет о значительных объемах ресурсов. Анализ проводится как на уровне отдела закупок компании, так и на уровне взаимодействия вышеназванного отдела с производственным отделом и отделом контроля качества продукции. Этот метод нашел широкое применение в снабжении однородным материалами, горюче-смазочными материалами и др.
В настоящее время все более широкое распространение получает вторая форма организации снабжения, основанная на договорах фирмы-потребителя ресурсов с фирмами-посредниками в сфере снабженческо-закупочной деятельности.
В этом случае отдел закупок или торговый агент (представитель) фирмы-потребителя обращается в фирму или бюро, выполняющие посреднические функции в сфере снабжения. Как правило, посредническая компания имеет достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков: программы выпуска их продукции, программы повышения качества продукции, скорости реализации полученных заказов и др.
Схема такой организации снабжения показана на рис. ниже. Как видно из схемы, фирма-потребитель имеет возможность непосредственно отправить заявку на необходимые ресурсы в пункт регистрации (сбора) заявок в складском хозяйстве фирмы-посредника.
Пункт регистрации 1–2 раза в день направляет заказы поставщикам, объединенным системой договоров. На следующий день поставщик направляет требуемые материалы в пункт накопления (торговые склады), где они собираются и контролируются по каждой заявке, или непосредственно на снабжаемое предприятие (производственный участок фирмы потребителя).
Использование этого метода имеет свои положительные и отрицательные стороны. К первым можно отнести то, что заказчик сводит к минимуму свои заботы о поставках необходимых ресурсов (при выборе надежного посредника). Ко вторым нужно отнести дополнительные затраты, которые влекут за собой повышение цен на поставляемые ресурсы.
Схема организации снабжения по договорам с фирмами-посредниками
Структура такой системы имеет небольшое количество звеньев, что существенно упростило прохождение запросов и вызванных ими материальных потоков. Кроме того, эта система устанавливает между поставщиками и потребителями продукции более короткие связи, чем предыдущие, и предусматривает срочные (в течение 24 часов) поставки материальных ресурсов.
Эффективность данного метода состоит в том, что он позволяет фирмам отказаться от собственной, часто распыленной, системы складов, высвободить средства, замороженные в излишних запасах, значительно сократить документооборот. При этом снабжаемые фирмы, получая заметную экономию, соглашаются на более высокие цены за различные услуги и поручения, выполняемые фирмой-посредником, в частности за поиск возможных поставщиков или потребителей продукции, консультации по юридическому и финансовому аспектам предполагаемых сделок. Они могут также предоставлять услуги по складированию, комплектованию, упаковке, сортировке и другим вспомогательным операциям.
Важным преимуществом данного метода (при прочих равных условиях) является упрощенная система документооборота: вместо многочисленных формуляров, принятых при стандартной схеме снабжения, в этом случае заполняется и фигурирует один, который одновременно является заказом и документом, регистрирующим поставку и получение товара, что значительно упрощает делопроизводство. Документация формируется таким образом, чтобы возможно было применение ЭВМ на всех стадиях процесса материально-технического снабжения.
Снабженческая функция фирмы предполагает контроль за качеством закупаемых ресурсов. Если выбор уровня качества поставок обеспечивается анализом рынка, то выбор уровня качества закупаемых товаров обусловливается требованиями, которые обычно содержатся в нормативно-технической документации (ГОСТ, ТУ, технологические регламенты, спецификации и т.п.). Получение доказательств соответствия качества предлагаемой продукции требованиям покупателя основывается на изучении предъявляемых поставщиком документов, удостоверяющих качество продукции (в том числе, сертификатов).
Сбыт
Как уже было отмечено, поступающие на фирму ресурсы постепенно в ходе производственного процесса изменяют свою вещественно-стоимостную форму и приобретают добавочную стоимость. Завершается данный процесс передачей права собственности на готовые товары покупателям.
Таким образом, само предприятие является поставщиком тех или иных ресурсов для других предприятий или конечных потребителей. Решение всего комплекса вопросов по организации и управлению товарными потоками, направляемыми от фирмы к потребителям, включая взаимоотношения с посредническими организациями, относится к функции сбыта (распределения) на фирме.