19 Учет кассовых операций. Порядок хранения и расходования наличных денежных средств. Порядок соблюдения кассовой дисциплины.

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, чековых книжек.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм деньги могут храниться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, стипендий, пособий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. За накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов (за которым обязаны следить банки) взимается штраф.

Также банки при проверках выявляют факты расчетов наличными деньгами сверх установленных предельных размеров. Неоприходование или неполное оприходование денежной наличности наказывается также штрафом, налагаемым на предприятие и на руководителей, допустивших нарушение

2. Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченными лицами. При этом вносителю о приеме средств выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром, в которой отражаются уплаченные в том числе налоги (например, НДС).

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или другим надлежаще оформленным документам, на которые ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.

Единовременные выдачи из кассы сотрудникам предприятия (например, зарплаты, пенсий, премий) оформляются платежными или раснет-но-платежными ведомостями, которые также подписываются руководителем и главным бухгалтером организации. Работники при получении денег расписываются в соответствующих ведомостях.

Приходные и расходные кассовые ордера (как и заменяющие их документы) до передачи их в кассу регистрируются в журнале регистрации (форма КО-3).

По его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных предприятием наличных денежных средств, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга (форма КО-4) ведется кассиром. Каждое предприятие имеет только одну кассовую книгу. В книге листы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной печатью предприятия. Записи делаются в двух экземплярах, имеющих одинаковую нумерацию.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день (суммарный приход кассы - оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход - оборот по кредиту), выводит, используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, остаток денег в кассе на конец рабочего дня (он же является остатком на начало следующего дня) на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проверяет правильность проставленной корреспонденции, арифметических действии.

3. Учет кассовых операций ведется на активном счете 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на определенную дату, оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу (корреспондируют счета по учету источника поступления, например, 51 - с расчетного счета, 62 - от покупателей, 90 - выручка и др.), оборот по кредиту - суммы, выданные наличными (в корреспонденции со счетами, показывающими направление выбытия, например, 60 - поставщикам и подрядчикам, 70 - работникам зарплата, 71 - в подотчет и др.).

В сроки, установленные руководителем, и при смене кассира проводится ревизия (инвентаризация) наличия денежных средств в кассе. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Кассир несет полную ответственность за сохранность всех средств, находящихся в кассе, о чем дает письменное обязательство при приеме на работу. Обнаруженные в кассе недостачи (Д-т сч. 94; К-т сч. 50) относятся на кассира (Д-т сч. 73; К-т сч. 94), а излишки приходуются в доход предприятия (Д-т сч. 50;К-т сч. 91).

Организации могут расходовать наличные денежные средства на различные цели: для выдачи под отчет на хозяйственные нужды (покупка канцтоваров, ГСМ и пр.), на расходы, связанные со служебными командировками, оплату труда, выплату социально-трудовых льгот, закупку продукции у населения и т.д.

Необходимо помнить, что наличные деньги, полученные в банках, расходуются только на цели, указанные в чеке, на основании которого банк выдает наличные (п.4 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденного Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 года №40).

Проверить организацию могут не только налоговые службы, но и другие контролирующие органы. Например, банк, где у предприятия открыт расчетный счет. Банк должен не реже одного раза в два года проверять, как обслуживаемые им предприятия соблюдают порядок ведения кассовых операций и работы с наличностью. Таково требование Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ".

Проверки соблюдения кассовой дисциплины условно можно разделить на внутренние и внешние. Внутри организации это делают путем проведения инвентаризации денежных средств и внезапных ревизий кассы. Для проведения инвентаризаций и ревизий кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия.

Внешние проверки проводят банки, с которыми заключен договор обслуживания (п. 41 Порядка) и налоговая инспекция в случае поступления от банка информации о нарушениях кассовой дисциплины. В соответствии с п. 2.14 Положения 14-П, банки должны проверять соблюдение кассовой дисциплины не реже одного раза в два года. Длительность проверки и проверяемый период нормативными документами ЦБ РФ не установлены.

Чтобы минимизировать риски, связанные с нарушением кассовой дисциплины, во-первых, следует соблюдать кассовую дисциплину на протяжении всего периода деятельности организации, во-вторых, тщательно подготовиться к проверке банком до ее начала. Далее мы рассмотрим на что следует обратить внимание.

1. Перед началом проверки необходимо убедиться в наличии всех кассовых документов и надлежащем их оформлении, так как сначала банк отправляет письмо с предупреждением о проверке и просьбой собрать необходимые документы.

Как в процессе ведения кассовых операций (с момента последней проверки или с начала деятельности организации), так и перед отправкой документов в банк на проверку, необходимо проверять наличие и правильность оформления следующих документов:

2. Как в процессе ведения кассовых операций (с момента последней проверки или с начала деятельности организации) так и перед новой проверкой, компании необходимо проверить полноту оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка. Для этого можно сравнить записи в кассовой книге и данные выписок банка по суммам и срокам. При наличии расхождений между данными банка и записями в кассовой книге предприятия необходимо выяснить причины, а так же принять меры по усилению контроля на данном участке учета, так как эту процедуру будет проводить и проверяющий банк, в соответствии с п.1 Приложения 7 Положения 14-П.

3. Компания обязана соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждение банка.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков (п. 6 Порядка).

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Готовясь к проверке, необходимо уточнить суммы всех наличных денег, поступивших в кассу за проверяемый период и сопоставить с суммой денег, сданных в банк. Если имели место расхождения, выяснить их причины.