Лабораторная работа № 4(1) по Microsoft Access

Основные ее компоненты БД - таблицы, формы, запросы и отчеты.

Таблицы.

• Создание новой пустой таблицы

• Создание новой таблицы, используя уже существующие данные

• Получение сведений о таблицах и их работе

Задание №1 на лабораторную работу. Создание базы данных по учету успеваемости студентов.

1. Создание таблицы для ведения данных.

1.1. Создать директорию для Лаб. 2 и запустить Microsoft Access. В появившейся таблице указать переключатель "Новая БД", внизу появится имя файла db1.mdb – имя БД в Microsoft Access. Нажмите кнопку "Создать" и в появившемся окне "db1: база данных" выберите "Таблица" и нажмите кнопку "Создать". Появится окно "Новая таблица" и в нем перечень режимов работы с таблицами. Выберем режим "Конструктор" и появятся 2 окна: "Таблица1" и "Свойства поля". Окно "Таблица1" имеет три столбца: "Имя поля", "Тип данных" и "Описание". В правой части окна "Свойства поля" указаны требования к имени полю. На лабораторной работе внимательно прочтите их и нажмите F1, чтобы получить более полный набор требований.

Вы находитесь сейчас в режиме конструирования таблицы. В этом режиме Вы создаете ее структуру аналогично тому, как создаете структуру таблицы на бумаге. Прежде всего создается шапка таблицы, содержащая названия всех столбцов. Также и сейчас в первом столбце "Имя поля" Вы должны указать имена каждого столбца, так как это сделано в приведенной таблице. Удобнее заполнять это окно по столбцам – сначала ввести все имена, затем типы и в конце для некоторых полей описания.

Имя поля	Тип данных	Описание
Код студента	Числовой
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Дата рождения	Дата/время
Место проживания	Текстовый
Группа	Числовой
% посещения занятий	Числовой
% выполнения лабораторных работ	Числовой
Зачёт	Логический
Оценка за экзамен	Числовой

В столбце "Тип данных" всюду появится по умолчанию "Текстовый". Щелкните на "Тип данных" для кода студента, разверните окно и выберите тип "Числовой". В нижнем окне "Свойства поля" в строке "Размер поля" указано "Длинное целое". Щелкните на это поле и выберите "Целое". Этим мы заменили тип данных "Long" на "Integer". Аналогично для поля "Дата рождения" выберем тип "Дата/время", для "Группа" – "Числовой", "Целое", для полей "%" – "Числовой", "С плавающей точкой (4 байта) и для "Оценка за экзамен" – "Числовой", "Целое".

Пометим поле "Код студента" как ключевое. Для это установим на него курсор мыши и щелкнем правой клавишей. В списке укажем на позицию "Ключевой". Слева около этого поля появится изображение ключа. Нажмем "Сохранить", в окне появится надпись "Таблица1", сохраните её под именем "Студенты".

Закроем Microsoft Access и снова запустим ее. Откроем нашу БД db1 и в окне появится "Таблица1". Нажмем "Открыть" и перед нами созданная таблица. Пока она пустая и ее надо заполнить. Введите в нее строки на себя и своих коллег. В последней строке заполняется только поле " Код студента" числом 99999.

Далее внесите изменения в три строки с данными – исправьте "ошибки". Войдите в "Сервис", "Служебные программы", "Преобразовать данные" и выберите нужную версию. В "Конструкторе" добавьте поле "Пол" и заполните его.

Вы должны уметь создавать новую таблицу, находить существующую, заполнять и корректировать ее.

Задание № 2 на лабораторную работу. Создание базы данных из двух таблиц.

1. Создайте базу данных (БД) «Магазин», содержащую таблицы «Товары» и «Поставщики», считая, что каждый поставщик поставляет много товаров. Этой информационно-логической модели соответствуют таблицы №1 и №2, приведенные в этой работе.

2. Предусмотреть положительность цены товара с выдачей сообщения об ошибке в случае, если вводимая цена является отрицательным числом.

3. В режиме конструктора произвести вставку, удаление и переименование полей таблицы.

4. Отработать способы редактирования текстов записи, способов удаления, копирования и перемещения записей.

.5. Выполнить сортировку записей.

6. Выполнить процедуру поиска записей в разных вариантах.

Указания по выполнению заданий

1. Для запуска MS Access нужно, находясь в среде Windows,нажать на Пуск - Программы - MS Access. Выберите в меню следующие пункты: Файл – Создать – Общие. В появившемся окне "Создание Базы данных" необходимо в указать одну из следующих возможностей:

• новая база данных;

• запуск мастера.

Последний вариант применяется, если нужно воспользоваться шаблонами баз данных.

Щелкните по маркеру пункта Новая база данных, при этом появляется окно Файл новой базы данных. Если Вы не собираетесь работать в сети, то необходимо щелкнуть по флажку Монопольно (в Access 97). В Access 2000 для работы вне сети выберите пункты меню: Сервис - параметры - другие - монопольный доступ.

В раскрывающемся списке Папка окна Файл новой базы данных нужно выбрать папку STUD и внутри нее папку Вашей группы, например АУ01 и внутри – папку с вашей фамилией. Укажите имя файла «Магазин» и выберите пункт Создать. В результате открывается окно базы данных (будем далее называть окно БД):

Активизируем пункт «Таблицы» и вкладку «создать». В открывшемся окне «Новая таблица», в котором есть различные способы создания таблиц, выбираем вкладку «Конструктор» и ОК.

Вводим имена предполагаемых полей и выбираем для каждого тип данных. Из падающего меню для каждого поля выбираем тип поля, как показано в таблице «Товары» в режиме конструктора ниже:

Товары: таблица

Имя поля	Тип поля
Код	Счетчик
4Код поставщика	Числовой
Наименование	Текстовый
Марка	Текстовый
Цена	Числовой