Разработка плана презентации.

Для достижения максимального эффекта и наличие целей после анализа аудитории, нужно приступить к разработке плана презентации. Это не просто написание текста.

Шаг 1: определение главной идеи, вокруг которой будет строиться вся презентация.

- связь с объектом ; стержень в презентации, на который присутствующие будут «нанизывать» получаемую информацию.

! задача: разработать такую идею, чтобы сделать информацию интересной для аудитории и сделать объект презентацию таким же интересным, как он интересен вам.

Необходимо сформулировать главную цель в одно предложение; с хорошей главной идеей можно приступить к планированию времени и структуры вашего выступления.

Шаг 2: Структура должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и с отведенным для выступления временем.

Если 10 минут и менее, то нужно уместить основные пункты и выдержки в это время.

План

Основная часть- главные аспекты предмета

Заключение – основные тезисы, главная мысль

Более длинные презентации должны быть организованы как отчёты. Если цель- развлечь, мотивировать, информировать, можно использовать порядок изложения информации в зависимости от ситуации, жёсткой структуры здесь нет, но есть логика.

При составлении презентации важно лимитировать количество основных пунктов и мыслей, их должно быть достаточно, но не более 3-4, независимо от времени выступления ( чтобы удержать внимание публики)

Время презентации часто ограничено, важно научиться презентовать так, чтобы оставить в презентации лишь главное, сэкономив время своё и других.

Как только есть структура, можно работать со временем. Средний человек говорит 100-120 слов в минуту.

Необходимо рассказать о трёх основных пунктах ( 10 мин).

2 Минуты- поверхностное объяснение каждого пункта и делаем вступление и заключение по 2 минуты.

Презентации (1 час)

Вступление – 5 минут, 30-40 минут- подробная информация по каждому из трёх пунктов.

Заключение- 5 минут

Остальное время – работа с аудиторией, обратная связь, вопросы.

Выбор стиля презентации.

Другой важный элемент подготовки и планирования презентации – выбор подходящего стиля ( зависит от многих условий).

Если формальное содержание, то и само выступление тоже должно быть формальным, но если при этом все присутствующие знакомы и их количество ограничено, то разрешается несколько отступить от формального характера речи для нужного восприятия презентации.

Если большая аудитория с незнакомыми людьми, а сама презентация очень важна, то необходимо установить формальную атмосферу. Лучше посадить людей рядами, показывать слайды и различные фильмы для поддержания смысла вашей речи.

Формальность устанавливается дистанцией между аудиторией и выступающим- как психологической так и физической.

Вступление.

Многое нужно сделать и понять:

1. определить настроение аудитории, интерес к теме. Подготовить людей к презентации ( привлечь интерес публики). 5 возможных путей для привлечения и сохранения внимания к презентации:

а) использование юмора

б) рассказать историю из жизни

в) построить выступление вокруг яркого примера

г) задать вопрос в аудиторию

д) можно привести интересную статистику, так как люди любят различные подробности.

2. вступление, кроме названия предмета презентации, должно включать личные данные презентующего ( ФИО; степень включённости в тему- должность, статус, и прочее)

3. как только установлена связь с аудиторией, можно переходить к основной части.

Основная часть.

3-4 основных пункта, иначе аудитория не воспринимает презентацию адекватно.

Чем дольше презентация, тем больше фактов и мыслей мы даём аудитории, тем сложнее публика воспринимает презентацию.

При переходе от одного главного пункта к другому, необходимо повторять кратко основную мысль.

В больших презентациях лучше избегать сложных словесных конструкций, стремиться к простоте изложения.

Заключение.

! Ошибка- скомканное заключение после хорошей основной части; заключение так же важно, как и все части. На него нужно отвести от 10 до 20 % от времени всей презентации.

Заключение зависит от состояния аудитории.

Мы должны кратко повторить основные мысли выступления. Если цель презентации кого то убедить, то мы делаем заключение в виде повтора основных аргументов ( пункты плюс аргументы). Если цель мотивирование или информирование, то хорошо закончить девизом.

! Обязательно- на позитивной ноте, запоминающиеся последние слова.

Альтернатива: заканчивание презентации вопросом; действенно покинуть аудиторию, оставив её в раздумье.

Во время заключения не должно выставляться новых тезисов и идей.

Работа с аудиторией.

Несмотря на то что мы должны постоянно работать с аудиторией, то обязательно необходимо оставить время на вопросы аудитории.

Если цель мотивирование и информирование, то можно не готовиться особо к этой части.

Если цель- убеждение, то должны тщательно подготовиться, оставив примерно 20 % времени.

Если аудитория знакомая, то можно разрешить задавать вопросы с места по ходу презентации.

При подготовке к этой части выступления необходимо попытаться предугадать возможные вопросы и подготовить ответы.

Если вопросов нет, то можно самому подготовить ответы на возможные вопросы ( Вам было бы интересно знать, что… и прочее).

Именно эта часть помогает понять дошла ли и была ли воспринята информация аудиторией.

Правила ответов на вопросы:

1. не игнорировать вопросы ( можно ответить в будущем)

2. не позволять задающему вопрос становится оратором ( лучше прервать, иначе потеря контроля над аудиторией)

3. не давать слишком развёрнутого ответа – четко, кратко, ясно.

Использование наглядных пособий и материалов.

Большинство формальных презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Наглядные пособия нравятся как профессиональным презентаторам, так и новичкам, так как помогают отвлечь внимание аудитории от выступающего.

Есть два основных типа наглядных пособий:

-текстовое ( призванное помогать следить за ходом презентации)

-графическое ( исследование главных пунктов выступления, создание более глубокого впечатления о презентации, помогают запоминанию)

Пособия, любые, должны быть предельно просты – зрители не могут одновременно слушать выступление и анализировать пособие.

1. нужно удостовериться, что все видят наглядное пособие.

2. нужно сделать паузу для небольшого осмотра пособия, прочтения и понятия смысла, прежде чем продолжать речь.

3. одно наглядное пособие – одна идея.

4. наглядные пособия должны исследовать только главные пункты.

5. не демонстрировать то, что может конфликтовать с тем, о чём вы говорите.

6. не стоит читать то, что есть в пособие от и до, лучше перефразировать и дополнить.

7. когда закончена одна идея, то лучше избрать и пособие, соответствующее ей.

8. наглядные пособия заполняют, а не перебивают презентацию.

Средства наглядных пособий:

1. тексты (план выступления, чтобы аудитория смогла следить; хороши для небольшой аудитории, которая активно участвуют в процессе)

2. доски ( когда выступление адресовано небольшой группе, ограничен бюджет, но мы хотим показать каждую свою идею; как пережиток прошлого, может отвлекать)

3. диаграммы ( несколько штук в зависимости от пунктов; эффективны когда просты и ярки, нельзя помещать больше 4 графиков на одну диаграмму)

4. проекторы ( помогает богато иллюстрировать речь, удобны в использовании)

5. слайды ( содержанием слайдов могут быть тексты, диаграммы, графики, схемы, картинки, фото; если нужно создать формальную и профессиональную атмосферу, то слайды лучший способ).

Вид речи в презентации.

1. запоминание ( мало сторонников, не надо учить)

2. чтение ( очень важная и формальная презентация, без взаимодействия с публикой, то приемлемо чтение)

3. речь с использованием заметок ( с использованием короткого текста –эффективна, легка в приготовлении и проведении; без потери контакта с аудиторией, становится более гибким, приспособление к ситуации, делается более интересная и запоминающаяся речь).

4. спонтанная речь.

Личность оратора.

Аудитория оценивает выступающего, лишь затем презентацию.

1 план – стиль общения с аудиторией

2 план – презентация

Слушатели оценят как вы:

1. организуете информацию

2. объясняете сложные темы

3. степень уверенности в себе

4. способность владеть вниманием аудитории

5. умение держаться при ответе на вопросы

Результат успешной презентации сводится к следующим правилам:

1. будьте самим собой ( идеальных презентаторов не существует, для того чтобы казаться таким нужно говорить чётко, уверенно, доступно)

2. не воспринимать аудиторию как врага ( если во время презентации вы испытываете стресс, то дело в вас, а не в аудитории)

20 % - либо обожают, либо ненавидят

80 % равнодушны.

3. необязательно добиваться совершенства, чтобы иметь успех, идеализирование – самоцель.

4. юмор

5. подготовка – легкость выступления

Группы факторов( по степени подготовки )

1. неоратор (испытывает страх при мысли о выступлении и находит любые отговорки, чтобы этого не делать; избегает выступления на публике любой ценой)

2. оратор поневоле ( принимают предложение выступать, но неохотно; понимают, что должны уметь представить свои идеи, чтобы добиваться успеха, и именно это заставляет их выступать; страх уже не парализует, но уже не сковывает; можно подняться выше, но нужно больше практики)

3. растущий оратор ( страх не препятствие, с досадой воспринимают напряжение, которое испытывают, но это напряжение уже не мешает им выступать; делают презентации часто, чётко формируют свои мысли, чувствуя себя уверенно перед аудиторией.

4. мастер презентации ( выступление перед публикой стимулирует, они хотят показать себя и представить свои идеи, обладают способностью вдохновлять, мотивировать, убеждать)

Что нужно сделать, чтобы стать увереннее?

1. сконцентрировать внимание не на абстрактном, а на реальной ситуации вокруг- избавление от негативного ощущения и держать свои эмоции под контролем

2. разминка – необходима перед выступлением, тип зависит от обстоятельств

! Лучший способ произвести впечатление уверенного человека, даже если сильно нервничаешь, держаться спокойно и авторитетно, показывая, что ситуация под контролем.

1. вера в себя, уверенность- осознание собственной значимости и того что вы можете презентовать другим что то новое и интересное

2. ощущение того что вы хорошо выглядите ( тщательная подготовка)

3. умение расслабиться

4. чье то одобрение

5. свободное знание темы выступления

6. осведомлённость о сценарии мероприятия и о вашем месте в нём

7. знакомство с обстановкой

8. время, которое вас не подгоняет

9. конкурент

Что делать если во время выступления вы допустили ошибку?

• Не суетиться, не надо заострять внимание, мы не можем однако вводить людей в заблуждение, просто исправляем ошибку

• Не надо заучивать текст наизусть; заранее проговорить все незнакомые и труднопроизносимые слова и фразы, чтобы выступая говорить без запинки; во время репетиции заглядывайте в свои записи, чтобы знать что и где в них находится; составляйте записи привычным для вас образом, это помогает не сбиться, либо быстро сориентироваться; в записях фактические данные, сведения, детали лучше записывать без сокращений; если забыли какое то слово, лучше подобрать синоним, а не пытаться вспомнить ( если презентация идёт в неформальном виде, то можно обратиться к аудитории за помощью)

• Если вы чем то обидели аудиторию, достаточно признать, что вышло неловко, подчеркнуть что никого не хотели обидеть, извинениями увлекаться не стоит, лучше извиниться в частном порядке после окончания презентации.

! Чтобы добиться положительного результата в презентации важно правильно начать и завершить презентацию – нужно правильно появиться и уйти.

Если объявили вас, то не надо бежать сломя голову, это - то последнее время, когда вам можно сосредоточиться.

Начало, выход

1. хорошо прикусить кончик языка, чтобы появилась слюна

2. проверить записи; поставить палец, ручку к началу текста

3. визуальный контакт

4. начать с доброй положительной ноты

5. первые слова выступления произносить не подглядывая в записи

Уход

Ваши заключительные слова должны звучать уверенно, чтобы оставить положительный эффект от презентации перед тем, как покинуть аудиторию, посмотрите на присутствующих и улыбнитесь. Дойдя до конца презентации и произнеся заключительные слова , не позволяйте себе торопиться- заключительные слова произносить не заглядывая в записи.

Даже если вы рады, что все закончилось, не показывайте, что чувствуете облегчение – это непрофессионально; выдержите небольшую паузу, поблагодарите аудиторию за внимание, за аплодисменты, спросите есть ли вопросы и уточнения. Затем собирайте бумаги и держа бумаги в одной руке, занимайте место, не говорите на ходу.