Реквізити:

8. Назва виду документа

9. Заголовок

10. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається

11. Текст

12. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

13. Дата

14. Підпис

Адреса — це точна вказівка місця проживання чи перебування кого-небудь або місцезнаходження

чого-небудь, складена за певною формою.

Правила, встановлені Міністерством зв’язку, забезпечують якнайшвидше пересилання, зберігання і доставку поштових відправлень. Основні з цих правил повинен знати кожний громадянин.

На всіх відправленнях у межах України пишеться:

1. Прізвище, ім’я та по батькові адресата або назва організації (у давальному відмінку).

2. Назва вулиці, номер будинку і квартири.

3. Назва населеного пункту, міста.

4. Назва району.

5. Назва області.

6. П’ятизначний індекс, присвоєний кожному відділенню зв’язку. Цей індекс призначений для машинного сортування кореспонденції.

Над адресою зазначається вид і спосіб пересилки:

1. рекомендована бандероль;

2. з повідомленням про вручення;

3. з доставкою додому;

4. цінний на … грн.;

5. вручити особисто;

6. до запитання.

Зворотна адреса теж пишеться повністю. Прізвище, ім’я відправника кореспонденції пишеться в називному відмінку. Від правильного написання адреси залежить оперативність працівників підприємства зв’язку під час відправлення кореспонденції адресату.

Пояснювальна записка – це письмове пояс¬нення на вимогу керівника з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше — пору¬шення дисципліни, невиконання службових завдань). Інко¬ли пояснювальна записка — це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Реквізити:

1. Назва виду документа

2. Заголовок

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається

4. Текст

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата

7. Підпис

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих

громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Текст особистої довідки є типовим, тому слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити.

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої установи, підписують їх, крім укладача, керівник підприємства і завіряються печаткою.

Внутрішні довідки подають керівникові підприємства або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видання.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подається довідка).

9. Підписи службових осіб.

10. Печатка.

Розписка – це письмове підтвердження певної дії, що відбулась – передачі й отримання документів, товарів, грошей від підприємства або приватної особи.

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового

(особа — представник установи – отримує цінності від цієї або іншої установи)

характеру.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст:

   • прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;

   • прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;

   • точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість

   • словами і цифрами;

   • відомості про документ (паспорт, посвідчення), засвідчує особу, яка отримує цінності;

   • підстава передачі й отримання цінностей.

3. Дата.

4. Підпис особи, яка отримала цінності.

5. Завірення підпису (у приватній розписці).

Розписка

Я, студент фізико-математичного факультету Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова Маковецький М. Й., отримав від завідувача бібліотеки К.П. Шустрого для тимчасового користування на час канікул 1 (один) підручник з фізики, 1 (один) підручник з математики, 1 (один) підручник з філософії.

08.06.03

Підпис студента Маковецького М. Й. засвідчую Підпис

Декан фізико-математичного

факультету (підпис)

Службові листи - це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

- Листи-прохання;

- Листи-звернення;

- Листи-пропозиції;

- Листи-запити;

- Листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

- Листи-попередження;

- Листи нагадування;

- Листи-підтвердження;

- Листи-відмови;

- Супровідні листи;

- Гарантійні листи;

- Листи-повідомлення;

- Листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.