Документирование управленческой деятельности. Документ. Понятие о документационном обеспечении управления.

Современное общество справедливо называют «информационным». Объясняется это тем фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека основывается на информации, информационных технологиях.

Информация (от лат. Information - осведомлять) – глубокое и ёмкое понятие. В делопроизводстве информация отождествляется с такими понятиями, как «сведения», «сообщение», «пояснение».

«Информация» = «сведения», «сообщение», «пояснение».

В федеральном законе РФ от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» приведено следующее определение: «Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Толковый словарь русского языка Ожегова приводит 2 определения слова «информация»:

• Сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.

• Сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь. (Научно-техническая и газетная информации, средства массовой информации — печать, радио, телевидение, кино).

Свойства информации

• Объективность – не зависит от чьего-либо мнения.

• Достоверность – отражает истинное положение дел.

• Полнота – достаточна для понимания задачи и принятия решения.

• Актуальность – важна и существенна для настоящего времени.

• Ценность (полезность, значимость) обеспечивает решение поставленной задачи, нужна для того чтобы принимать правильные решения.

• Понятность (ясность) - выражена на языке, доступном получателю.

Кроме того информация обладает еще следующими свойствами.

Атрибутивные свойства (атрибут – неотъемлемая часть чего-либо).

Важнейшими среди них являются:

- дискретность (информация состоит из отдельных частей, знаков);

- непрерывность (возможность накапливать информацию).

Динамические свойства связаны с изменением информации во времени:

- копирование – размножение информации;

- передача от источника к потребителю;

- перевод с одного языка на другой;

- перенос на другой носитель;

- старение (физическое – носителя, моральное – ценностное).

Информацию можно разделить на виды по разным критериям.

1. Способ восприятия

• Визуальная — воспринимаемая органами зрения.

• Аудиальная — воспринимаемая органами слуха.

• Тактильная — воспринимаемая тактильными рецепторами.

• Обонятельная — воспринимаемая обонятельными рецепторами.

• Вкусовая — воспринимаемая вкусовыми рецепторами.

2. Форма представления

• Текстовая — передаваемая в виде символов, предназначенных обозначать лексемы языка.

• Числовая — в виде цифр и знаков, обозначающих математические действия.

• Графическая — в виде изображений, предметов, графиков.

• Звуковая — устная или в виде записи передача лексем языка аудиальным путём.

3. Предназначение

• Массовая — содержит тривиальные сведения и оперирует набором понятий, понятным большей части социума.

• Специальная — содержит специфический набор понятий, при использовании происходит передача сведений, которые могут быть не понятны основной массе социума, но необходимы и понятны в рамках узкой социальной группы, где используется данная информация.

• Личная — набор сведений о какой-либо личности, определяющий социальное положение и типы социальных взаимодействий внутри популяции.

В практике управления используется информация разных видов: социально-экономическая, научная, техническая, культурная, медицинская. Важнейшей из них в рамках нашего предмета является социально-экономическая. Социально-экономическая информация на практике более известна под названием управленческая информация.

Управленческая информация – совокупность сведений о процессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемой для руководства этой деятельностью.

В настоящее время преобладающая часть управленческой информации согласно общим требованиям многих законодательных актов РФ должна в обязательном порядке фиксироваться, закрепляться.

Фиксация информации осуществляется на бумаге или в электронном виде.

Для чего нужно документальное оформление управленческой информации?

Необходимо для:

-передачи во времени и в пространстве

- осуществления текущего контроля исполнения принятых решений

-анализа процесса управления с целью повышения его эффективности.

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство».

Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная деловая бумага».

В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо».

Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки: