Раздел 5. Развитие архивов машиночитаемых данных в россии и за рубежом. Современная концепция электронного архива

Лекция №10

Организация информатизации архивного дела в нашей стране

Организация информатизации архивного дела в нашей стране. Концепция и программа информатизации архивного дела в РФ, региональные программы информатизации архивного дела.

Внедрение автоматических систем управления в 1970-80-е гг. и создание фонда машиночитаемых данных по социально-экономическому развитию СССР. Экспериментальное комплектование ЦГАНХ СССР документами на магнитных носителях в 1982 г. Научно-исследовательский центр технической документации СССР (НИЦТД) – центр теоретических разработок и использования различных типов магнитных носителей.

Базы данных в государственных архивах конца 1980-х – 1990-х гг.: тематические, учетные, административно-управ­ленческие. Проблемы использования и правового статуса электронных документов. Совершенствование информационных технологий документирования информации и развитие автоматизированных архивных программ. Электронные офисные системы и системы управления документооборотом. Программно-независимые форматы и условия их применения. Новые подходы к экспертизе ценности электронных документов. Сотрудничество специалистов по информационным технологиям и архивных работников – залог успеха в деле сохранности электронных документов и перспектив их использования. История и основные этапы информатизации архивного дела в 1960-90-е гг.

С второй половины 1980-х годов в деятельности западных корпораций и правительственных учреждений все большее значение начали приобретать автоматизированные системы управления документооборотом. Они объединяли текстовые и вычислительные процессоры со средствами электронных коммуникаций, а также специализированными приложениями. Такое объединение создавало условия для групповой работы над документами, что, в свою очередь, способствовало оперативности деловых и управленческих процессов. Вместе с этим такие системы позволяли лучше организовать учет делопроизводственного контекста документов: например, автоматически связывать содержание документа с содержанием предшествующего и последующих документов, с информацией об их создателе и получателе, о процессе, в ходе которого он возникал, о времени и обстоятельствах, в которых он использовался.

Аналогичные системы есть и в нашей стране. В 1988-1990 гг. в Миннефтегазстрое СССР была внедрена централизованная система автоматизированного поиска форм и документов, которая полностью автоматизировала такие участки работы с документами, как их регистрация и контроль исполнения. Система позволяла осуществлять ввод, корректировку, поиск, просмотр, распечатку, удаление информации, хранящейся в банке данных.

В настоящее время электронные системы документооборота превратились в мощный инструмент осуществления управленческих и производственных процессов. Они различаются как по сфере применения (менеджмент, делопроизводство, производство, научно-технические разработки), так и по полноте охвата рутинных операций. С определенной долей условности можно выделить три вида информационных систем, направленных на автоматизацию работ с документацией: корпоративные информационные системы, системы управления (делопроизводственным или промышленным) документооборотом, системы автоматизации проектных работ.

Корпоративная информационная система (КИС) предназначена для автоматизации всего комплекса управленческих задач предприятия или учреждения: сбора и анализа информации; планирования, организации и координации действий; контроля над исполнением; внутренней и внешней коммуникации и т.п. Она строится на базе разветвленной компьютерной сети, имеет иерархическую структуру типа "клиент-сервер" и включает в себя следующие компоненты:

- специализированное программное обеспечение (серверы баз данных, финансовые и графические программы, электронные таблицы, текстовые процессоры, видео- и мультимедиа приложения);

- системы разработки и управления проектами (например, SAP R/3);

- аналитические системы (по поиску и обобщению информации, ее классификации, удалению избыточных данных и информационного шума);

- средства коммуникации (факс-модемы, Internet-технологии);

- средства массовой обработки бумажных документов (сканеры, программы оптического распознавания образов).

Ядром КИС является система управления документооборотом. Система управления документооборотом (СУД) автоматизирует работу с документами на всех этапах, начиная с разработки и кончая удалением из архива. Она также состоит из ряда модулей и специализированных программ. Одним из основных назначений и достоинств СУД является организация коллективной работы сотрудников над одним и тем же документом. Это достигается путем одновременной работы с несколькими версиями и возможностью автоматического сведения всех наработок в итоговый документ.*1 В связи с этим особое значение приобретает модуль, ответственный за маршрутизацию документов и их версий в соответствии с описанием делового или производственного процесса. Документы (текстовые, графические и т.п.) создаются в специализированных приложениях. СУД лишь запускает их при работе пользователя, обеспечивает совместимость их форматов, а также экспорт и импорт документов. Так что в "продвинутой" СУД можно работать с документами любых типов и форматов, вплоть до оцифрованных образов бумажных документов.

Другое назначение СУД - это создание и ведение единого или распределенного электронного архива, способного аккумулировать данные любых типов. В архиве могут храниться как документы, созданные в приложениях КИС, так и документы, поступившие извне в результате: сканирования бумажного документа; сохранения документа, поступившего по электронной почте; импорта из массива ранее хранившихся документов. С помощью гибко настраиваемых классификаторов происходит систематизация документов (в виде "шкафов" и "папок"). Физически документы могут размещаться или на сервере, или в так называемых "библиотеках" - на оптических, магнитооптических и других дисках.

Как правило, СУД позволяют осуществлять быстрый атрибутивный и полнотекстовый поиск информации. Это обеспечивается раздельным хранением самих документов и карточек на них ("образов", "профилей"), которые при этом связаны между собой. Именно в карточках содержатся все атрибуты, которые, по мнению заказчика информационной системы, помогут быстрому поиску и доступу к документу. Там же находится информация о деловом, делопроизводственном и административном контексте электронных документов. Карточки составляются, пополняются и модернизируются автоматически. За это отвечает специальный модуль системы. Соответственно вся контекстная и атрибутивная информация содержится в формате того программного продукта (например, СУБД), над которым надстраивается конкретная СУД.

Помимо перечисленных возможностей, практически каждая СУД наделяется необходимым уровнем безопасности (так, по крайней мере, обещают производители). В них встроены средства криптографической защиты данных

- электронные замки, генераторы электронной подписи и печати. Кроме этого, обеспечивается многоуровневое разграничение доступа, которое позволяет ограничить возможности каждого конкретного пользователя по просмотру и модификации документов.

Системы автоматизации проектных работ (САПР) являются мощным средством реализации конструкторской мысли. Они направлены не только на получение конечного продукта (чертежей, графических моделей, другой технической документации), но и на поддержку всего цикла проектирования - анализа предварительных и экспериментальных данных, моделирования рабочих конструкций и аварийных ситуаций, расчета технических характеристик, выбора наилучших альтернатив проекта и т.п. Современный САПР совмещает удобный пользовательский интерфейс, передовые графические и аналитические возможности и средства хранения электронной научно-технической документации. Эти системы позволяют значительно снизить затраты на разработку проектов, что способствует их широкому внедрению в архитектуре, строительстве, машино- и станкостроении, при прокладке наземных и подземных коммуникаций, во многих других отраслях народного хозяйства.

Внедрение современных информационных систем - объективный процесс. То, что в России этот процесс идет уже полным ходом, подтвердил ряд выставок и конференций, проходивших в 1998-99 гг. На них были представлены разработки в области управления документооборотом ведущих зарубежных и отечественных фирм, которые активно сотрудничают с коммерческими и государственными организациями на федеральном или региональном уровне.

Российский рынок корпоративных информационных систем в последние годы был одним из самых динамичных. Объемы продаж КИС и СУД выросли в несколько раз, и по оценкам консалтинговых компаний в 1998 г. они должны были составить 15 млн. долларов.*1 Августовский кризис снизил объемы продаж на 50-70%, некоторые компании и системные интеграторы свернули свою деятельность.*2 При этом цены (в у.е.) упали практически двое. С февраля 1999 г. рынок корпоративных систем начал постепенно оживляться. Учитывая конкуренцию на этом рынке, можно надеяться, что реальные цены на КИС и СУД (особенно на продукты двух-трех годичной давности) будут снижаться. Это в значительной степени облегчит работу по информатизации основных звеньев государственного аппарата. Можно прогнозировать, что расширение границ и функций "электронного офиса" потребует издания закона о электронных документах в ближайшие годы. Примерно через пять лет встанет вопрос о необходимости их долговременного хранения. В этой связи интересно посмотреть, что сегодня предлагают производители программ для электронного офиса, как они мыслят организацию хранения электронных документов.

Если обратиться к обзору информационных систем, которые были представлены на конференциях, то можно отметить, что только два программных продукта - систему WorkRoute II компании "Весть-Метатехнология" и систему БОСС фирмы АйТи (IT) - можно назвать полноценными КИС.*1 Все остальные системы являются СУД с сильно расширенными возможностями, которые, однако, не автоматизируют всего комплекса управленческих и производственных задач (отсутствуют, например, аналитические компоненты КИС). Что касается непосредственно самих СУД, то наблюдается большое разнообразие в реализации ее концепции, которое можно свести к трем направлениям.

Первое направление заключается в создании оригинального многоплатформенного продукта, способного осуществлять перечисленные выше операции. К ним можно отнести системы:

- Documentum EDMS с сервером DocPage (американской компании Documentum, Inc.),

- Docs Open (американской фирмы PC DOCS, Inc.),

- LanDocs (российского АО ЛАНИТ),

- DocuLive (норвежское отделение концерна Siemens Nixdorf).

Главным достоинством этих систем является особое внимание к архивированию электронных документов. Их с полным правом можно назвать системами управления электронным архивом, так как они ориентированы не только на физическое хранение документов, но также на поддержание их читабельности. Эти СУД включают специальные модули-модификаторы, которые способны работать с сотнями существующих на сегодняшний день форматов данных. Например, система Docs Open поддерживает более 250 форматов. Миграция документов в ней происходит автоматически при их активизации, а поэтому для пользователя практически незаметна. Необходимо только заранее настроить модуль-модификатор на преобразование конкретных форматов в текущие.

Другое достоинство указанных СУД - возможность тщательного протоколирования работы с документами, маршрутов их перемещения и копирования. Фиксируются данные о создании, просмотре и печати документов, а также информация об изменении их атрибутов. В системы заложены возможности составления реестров и описей документов, книг учета поступлений и учета использования документов. Электронный архив может быть разделен на несколько частей для хранения "активных", "полуактивных" и "архивных" документов. Однако из рекламных проспектов не совсем понятно, какой принцип положен в основу этого деления и как происходит включение "архивного" документа в новый деловой процесс - включается сам документ, его копия или выдержки из него.

В состав указанных СУД могут входить приложения, обеспечивающие работу библиотек оптических и магнитооптических дисков, время доступа к которым колеблется от нескольких секунд до нескольких минут. Таким образом, организация может хранить практически неограниченное количество "архивных" документов - объемом в сотни терабайт. Главной проблемой для таких архивов является поиск и отбор информации. На выполнение подобных задач направлена вся система каталогизации и описания СУД, включение в них мощных поисковых программ, использующих алгоритмы "нечеткого поиска" по смыслу заданных фрагментов.

Достоинства СУД первого типа очевидны. Однако цена на них держится довольно высокая, а для внедрения и эксплуатации необходимы значительные машинные ресурсы.*1 СУД второго типа менее дорогие.*2 Их трудно назвать отдельными программными продуктами. Это - скорее надстройка над каким-либо другим компьютерным приложением:

- Сервером или системой управления базами данных "Дело-96" на базе Oracle и MS SQL Server (компания "Электронные Офисные Системы"); ДОКУМЕНТ-2000 на основе технологий UNIX, Oracle и Microsoft (компания "Центр Информационных Технологий ТЕЛЕКОМ-Сервис"); ТИСА на Oracle, Informix, и SQL Anywhere (ОАО "Сервер"); OPTIMA-WorkFlow на MS Exchange Server, Oracle, MS SQL Server, Sybase, Informix (фирма "Оптима"); "ЕВФРАТ 99 Document Server" на MS SQL Server, DB2/400, Oracle (компания "Cognitive Technologies"); VisualDoc на MS SQL Server (компания "ЦентрИнвест Софт"); "Гран-Док" на Centura SQL Base (НПП "Гранит-Центр");

- Системой поддержки групповой работы и электронной почты Lotus Notes (БОСС-Референт (фирма АйТи); "Золушка-Кабинет" (НТЦ "Институт Развития Москвы"); ЭСКАДО (компания " Интерпроком ЛАН"); CompanyMedia и OfficeMedia (компания "Интертраст"); "Салют" (фирма "Салют") и др.

В этих системах документы создаются в собственных приложениях, но хранятся в ячейках СУБД или Lotus Notes, как впрочем и все прикладные программы. Роль надстроенных СУД заключается в организации и описании делового процесса, в маршрутизации и распределении документопотоков, в облегчении поиска и связывании разных документов, в разграничении ответственности и доступа между сотрудниками организации.

В этих СУД отсутствует модуль-модификатор. Вероятно, предполагается, что обновление формата документов должно происходить с помощью наследников тех приложений, в которых они были созданы. Это значит, что изначально необходимо ориентироваться на включение в информационную систему прикладных программ, поддерживающих наиболее распространенные форматы данных. Здесь существует, как минимум, два неудобства: такой подход ограничивает выбор программных продуктов и он не учитывает изменение стандартов (что вообще трудно прогнозировать даже для одного десятилетия). Кроме того, в этих СУД возникает больше проблем с переносом хранилища документов из одной локальной сети в другую, из одной организации в другую (например, в архивное учреждение). Для того, чтобы сохранить описательные карточки, систематизацию отложившихся электронных материалов (каталоги, "папки", "дела", документы), нужно дополнительно позаботиться о сохранении или модернизации формата базового СУБД.

Проблемы иного рода могут возникнуть с документами, созданными в СУД третьего типа - системами, надстроенными над офисным приложением (Microsoft Office, Microsoft BackOffice):

- Document Management Extention - DME (австралийская фирма "80-20 Software");

- "ЕВФРАТ 99 Delux" (компания "Cognitive Technologies");

- "1C: Документооборот" (компания "1C");

- "Эффект-Офис" (фирма "Гарант Интернэшнл").

Как правило, эти системы продаются в "коробочном" исполнении, поэтому для их установки достаточно затратить нескольких минут. Они дешевы (до 1 тыс. долл.), предоставляют широкие возможности по упорядочению электронного документооборота, довольно практичны, обладают хорошими возможностями по поиску и защите информации. Однако одна деталь должна насторожить тех, кто захочет внедрять подобные СУД в своей организации: описательная карточка входит в состав файла с документом (что характерно для любого Windows-приложения), поэтому пользователю не удастся расширить набор атрибутов описания для контроля за специфическими делопроизводственными операциями. Кроме того, в некоторых таких системах не предусмотрено ведение протокола работы с документами. Все вместе это может создать серьезные затруднения при определении подлинности делопроизводственной документации.

Чтобы избежать указанных недостатков, разработчики некоторых систем (например, "1C: Документооборот") пошли на разделение документов и описательных карточек. Карточки и некоторые виды документов создаются и хранятся в dbf-формате и связываются системой в процессе работы.

В последние годы при внедрении информационных систем особое внимание уделяется средствам аутентификации электронных документов и защиты их от несанкционированного доступа. При хранении документов в локальной сети основным средством защиты выступают программы разграничения доступа. Для защиты конфиденциальных документов используются также методы криптографии (так называемые электронные печати и подписи).

Таким образом, документ с электронной подписью - это зашифрованный документ. Для того, чтобы его прочитать, необходимо дополнительное программное обеспечение со всеми вытекающими последствиями для долговременного хранения. Аккуратная миграция таких документов возможна лишь при наличии специальных конверторов, способных модифицировать форматы данных без нарушения алгоритмов криптографии. Однако в настоящее время даже в специализированной литературе отсутствуют упоминания о подобных программных продуктах.