Распределение затрат на ресурсы разных типов

Для анализа распределения затрат по ресурсам разных типов воспользуемся теми же приемами, что и при анализе распределения ресурсов по типам задач. Для группировки ресурсов нам понадобится настраиваемый ресурсный код структуры Код отдела.

Рис. _. Заполняем данными настраиваемый код структуры для ресурсов

Когда коды отделов у ресурсов расставлены, нужно создать поле для хранения информации об общей стоимости проекта и для расчета процента стоимости ресурса от общей стоимости. Все эти настройки аналогичны тем, что мы делали для расчета соотношения затрат на различные фазы проекта, но теперь мы будем использовать настраиваемые поля ресурсов, а не задач.

После того как поля созданы, настроены и добавлены в таблицу, сгруппируем данные по полю Код отдела. Теперь (рис. _) напротив названия каждой из групп ресурсов указаны суммарные затраты на ресурсы этой группы (в колонке Cost (Затраты)) и доля этих затрат от общей стоимости проекта (в колонке % от общей стоимости). В группе No Value (Нет значения) перечислены ресурсы, у которых нет значения в колонке Код отдела — материальные ресурсы.

Рис. _. Анализ затрат по типам ресурсов

При работе с полями в Организаторе не забудьте о переключении между настраиваемыми полями ресурсов и задач. В этом примере нам нужно настраиваемое поле для ресурсов.

Но анализ показывает, что затраты на внештатных сотрудников включают затраты на фотомодель, но не учитывают затраты на авторов (на написание статей). Это произошло потому, что на задачу Статьи поступили в редакцию, обозначающую поступление в редакцию статей, не были назначены ресурсы, а стоимость статей была занесена в план как фиксированная стоимость этой задачи. Соответственно, эти затраты не отнесены ни к одному из ресурсов проекта.

Оптимизация стоимости проекта

Обычно после того, как проведен анализ, принимается решение относительно оптимизации плана. Если общая стоимость проекта и распределение затрат соответствуют ожиданиям, то оптимизация может не потребоваться, но так случается нечасто. Как правило, приходится оптимизировать план: сокращать или увеличивать затраты на задачи или ресурсы определенного типа. Иногда приходится выполнять одновременно обе операции, например, сохраняя общую стоимость проекта, уменьшить затраты на программирование и увеличить затраты на тестирование. Рассмотрим приемы уменьшений и увеличения затрат на проект или его составляющие.

Уменьшение затрат

Затраты определяются ставками ресурсов, трудозатратами и фиксированными затратами на задачи. Поэтому уменьшить затраты можно, уменьшив один или несколько определяющих факторов.

Для выполнения работ, которые необходимо удешевить, можно привлечь более дешевые ресурсы или использовать таблицы норм затрат с более низкими ставками у назначенных ресурсов. Первый вариант опасен снижением качества проекта, поскольку более дешевые ресурсы часто имеют более низкую квалификацию.

Кроме того, это может привести к увеличению сроков исполнения задач. Второй вариант подходит в большей степени, но возможность его использования зависит от условий предоставления ресурсов для проектных работ. Также можно попробовать отказаться от использования некоторых ресурсов для исполнения определенных работ. Но в таком случае возрастает нагрузка на других участников проекта, что может привести к изменению длительности задач или снижению качества.

При сокращении трудозатрат нужно определить, какие работы имеют наиболее низкий приоритет и менее важны для достижения проектных результатов. Эти работы и нужно удалить из плана проекта. Как правило, сокращение трудозатрат приводит к снижению качества проекта, но, если сокращаемые задачи лежат на критическом пути, может привести и к сокращению сроков выполнения проекта.

В проектах обычно не так много задач с фиксированными затратами. Если же они есть, то можно попробовать найти способы сокращения этих затрат, хотя, так как эти затраты относятся к внепроектной деятельности, это не всегда получается. Сокращение этих затрат в некоторых ситуациях может повлиять на качество проекта.